Au lieu de passer votre temps à surfer sur les réseaux sociaux, c’est le temps de réfléchir à votre organisation et de mettre en place un kit de procédures que vous pourrez faire valider par vos collaborateurs. Vous pouvez aussi leur demander leur opinion sur l’organisation actuelle afin de pouvoir instaurer une structure adaptée et qui rencontrera l’adhésion de tous.

Vous êtes arrivé à un stade où vous ne pouvez pas tout faire vous même ! Bonne nouvelle : vous grandissez…Ou vous êtes à un stade de l’entrepreneuriat où vous pouvez encore tout faire vous-même…Mais pour poursuivre ce développement de façon saine et durable ou le préparer dans de bonnes conditions, certaines méthodes sont à considérer. Voici quelques astuces sur la mise en place de procédures et d’outils pour accélérer votre développement et vous concentrer uniquement sur le développement de votre activité et sur les tâches à haute valeur ajoutée.

Se poser avant tout les bonnes questions

Rédiger des procédures amène à se poser de nombreuses questions :

• Qui réalise (nt) cette tâche ?
• Comment cette tâche est-elle réalisée ?
• Pourquoi et en quoi cette tâche est-elle essentielle ?
• Quand se déroule cette tâche ? Quelle est la récurrence ?
• Quels sont les acteurs concernés par cette procédure ?

Vous devez procéder dans un premier temps à la réalisation d’un mind mapping qui vous aidera à formaliser les procédures et à en cerner la pertinence. Ne jamais considérer que la description des procédures est une perte de temps.

Comment mettre en place des procédures pour standardiser les tâches répétitives ?

Dans votre activité, il y a sûrement des tâches qui se répètent plusieurs fois. Vous ne l’avez pas encore remarqué : observez-vous, prenez du recul et notez ces répétitions de tâches dans un document formel.

Quand écrire une procédure ? Lorsque la tâche se répète plusieurs fois dans la journée, dans la semaine ou dans le mois. Par exemple, s’il vous arrive d’envoyer plusieurs fois le même type d’emails à vos prospects. Aussi, créez-vous des canvas ou template d’emails à personnaliser. Vous les personnaliserez naturellement suivant la personne, le contexte de la rencontre et le degré de la relation.

Vous pouvez également organiser votre journée selon une procédure type : observez-vous et regardez quand êtes-vous le plus productif pour : prospecter, suivre vos clients, faire votre veille et enfin travailler sur votre vision et stratégie.

Il s’agit d’un exemple de 4 missions à haute valeur ajoutée d’un entrepreneur. Votre objectif final est de vous concentrer éventuellement sur ces 4 missions, missions où vous excellez.  

La délégation

Objectif : déléguer toutes les autres missions, au fur et à mesure, à des personnes expérimentées (bien plus douées que vous dans ces domaines : comptabilité, design, e-logistique événementiel…), à des techniciens de ces domaines d’expertise !

Ces procédures vous permettront de prendre du recul sur votre stratégie et votre propre organisation. Mais elles vous permettront de préparer votre développement rapide et durable.

A noter : ces procédures ne sont pas dénuées d’humanité. En conséquence, elles doivent absolument servir votre promesse d’entreprise, votre vision et vos valeurs. Ces procédures sont l’expression même de votre culture d’entreprise.
Pensez votre entreprise comme une « franchise ». Les franchises se développent aisément et « rapidement » car elles créent un ensemble de KIT de procédures, duplicables et industrialisables. C’est également de cette façon que se sont développées très rapidement les start-up Uber ou encore AirBnB, au niveau international. Un kit de développement était déjà fonctionnel pour chaque pays désireux de développer le concept.

Comment mettre en place un écosystème fonctionnel ?

Après avoir mis en place toutes vos procédures, il est temps de penser à vos outils et à l’organisation d’un écosystème d’outils connectés ensemble, qui serviront l’application fluide et simple de vos procédures. Cet écosystème fonctionnel accéléra le développement de votre activité. 

Attention : le choix de ces outils ne vient qu’après la première écriture et formalisation sur « papier » de vos procédures. Les outils ne remplaceront jamais votre organisation, votre culture, vos valeurs et naturellement l’ensemble de vos process.

L’outil est au service de vos procédures et de votre culture d’entreprise, et non l’inverse. Sans procédure et méthode, vos outils seront stériles.

Comment accélérer votre développement pour la rentrée business imminente ?!

Vous voilà prêt à vous développer et à gagner du temps grâce à un Kit de procédures. 

Prêt également pour déléguer une série de tâches à une tierce personne (stagiaire, assistant virtuel, prestataire, partenaire, free-lance) et à vous concentrer davantage là où vous détenez vraiment de la valeur ajoutée ! Multipliez vos talents, votre activité et gagnez en sérénité !