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A quoi sert un standard téléphonique professionnel ?

Si on sait bien ce qu’est un standard téléphonique, on peut se demander s’ils ont une réelle utilité à l’heure où quasiment tout le monde dispose d’un téléphone portable. Pourtant disposer d’un standard téléphonique possède de nombreux avantages pour les entreprises. Zoom sur les raisons qui peuvent vous pousser à en acquérir un pour votre entreprise.

Une différence à faire entre permanence et standard téléphonique

On amalgame souvent les deux termes par volonté de simplification même si le standard téléphonique et la permanence demeurent deux notions très différentes l’une de l’autre. Le standard téléphonique est lié au matériel alors que la permanence téléphonique représente la ou les personnes qui prennent en charge vos appels. Vous pouvez bien entendu faire assurer la permanence téléphonique par un de vos collaborateurs mais il est également possible de faire externaliser ce service. Dans tous les cas, il est essentiel de vous assurer que ceux qui vous contactent obtiennent une réponse rapide, claire et précise. Il s’agit pour la personne à qui est confiée la mission d’être courtoise, professionnelle voire amicale mais surtout de savoir répondre à la demande émise par l’appelant. Des sociétés spécialisées dans le domaine tel que Kavkom.com existent si vous souhaitez déléguer autant la gestion de vos prospects que de vos clients.

Des avantages à ne pas négliger

Plusieurs raisons peuvent vous pousser à faire appel à un standard téléphonique professionnel. La première raison reste souvent que vous dégagez une image plus professionnelle et qui peut même vous donner l’apparence d’être une grande entreprise même en ayant une structure plus petite. Déjà, vous pouvez avoir un numéro unique et mémorisable facilement. Cette image peut être construite grâce à de la musique d’attente avec une personnalisation de vos messages, ce qui vous évitera d’orienter tous vos prospects vers une messagerie ou encore grâce à un pré-décrochage automatique, ce qui évite à votre client d’attendre plusieurs sonneries.

D’autres services non négligeables existent comme le faire de pouvoir orienter les appels grâce à un serveur vocal interactif qui peut vous offrir l’opportunité de ne pas faire perdre du temps à vos équipes en réorientant l’appel souvent grâce à un menu vocal vers le bon service (il suffit par exemple de taper un numéro pour être dirigé vers le service demandé). Le renvoi d’appel peut également vous faire gagner des minutes précieuses tout comme la numérotation abrégée qui vous permet de réorienter facilement un appel en interne. Vous l’aurez compris : le gain de temps pour vos équipes peut être considérable notamment si les appels sont nombreux, le traitement des litiges améliorés ou encore la transformation augmentée.

Ces services ne sont pas les seuls qui peuvent être fournis et on peut notamment penser à l’enregistrement des appels, le choix des plages horaires de disponibilité ou encore l’accès à des statistiques sur les appels qui peuvent être très utiles.

Comment choisir son standard téléphonique

Si vous décidez d’opter pour un standard téléphonique, sachez qu’il en existe de plusieurs types. D’abord, il y a le téléphone fixe classique qui s’appuie sur un commutateur PABX même si celui-ci est de moins usité depuis quelques années au profit de la téléphonie sur IP (dit IPBX) qui passe par le réseau Internet. L’atout du premier demeure dans la qualité du réseau qui n’a pas besoin d’Internet pour fonctionner mais possède certains inconvénients comme la maintenance des équipements qui vieillissent, le prix des communications, l’accès à certaines fonctionnalités. A noter qu’il devrait disparaître entre 2026 et 2030 et qu’il ne s’agit pas d’une technologie d’avenir puisqu’il devrait être remplacé par la fibre optique.

De son côté l’IPBX a l’avantage d’avoir une installation et maintenance assez facile et rapide mais également de vous faire bénéficier de nombreux services modernes. Les coûts sont faibles autant en termes d’exploitation que de communication. Attention, tout de même à vous assurer que la connexion soit bonne car vous risqueriez de subir des interruptions de service ou une qualité d’appel qui pourrait fortement vous décevoir. 

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