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10 conseils pour bien organiser son open space

Le cabinet Génie des Lieux a réuni experts, utilisateurs finaux et industriels, pour réfléchir aux clés de succès en matière d’aménagement d’espaces de travail ouverts. Ils ont dégagé dix règles qui permettent d’organiser l’open space de manière à augmenter tant la performance de l’entreprise que le bien-être des collaborateurs. Alors pourquoi ne pas s’en inspirer ?

1 – Organisation

Les collaborateurs regroupés au sein d’un même espace de travail collaboratif doivent partager une activité commune, des métiers semblables, avoir un projet en commun ou appartenir à une même unité managériale. Vous pouvez par exemple regrouper les personnes par projets au sein de celui-ci ou par métier, notamment en séparant ceux qui ont besoin de silence des autres

2 – Gestion documentaire

Optez pour une gestion partagée des dossiers papiers associée à une gestion commune des équipements d’impression. Plus vos salariés disposeront du matériel utile à leur fonction dans l’espace, plus leur travail s’en retrouve facilité alors autant regrouper les personnes qui ont les mêmes besoins en termes de matériel.

3 – Aménagement

L’aménagement doit allier rigueur et créativité, standardisation et flexibilité, espaces individuels et d’équipe (affectés et partagés, cloisonnés et ouverts), confidentialité et communication. Il doit être pensé pour le travail et permettre de passer d’un univers à un autre si les tâches à réaliser le nécessitent. Vous n’avez pas toujours besoin d’être isolé pour la confidentialité et vous devez pouvoir opter parfois pour un lieu qui facilite la communication

4 – Mobilier

Développez des postes de travail répondant à un haut niveau d’exigence ergonomique et adaptables en fonction de l’activité de l’utilisateur. Plus votre mobilier est bien choisi, plus vous éviterez à vos salariés de subir les TMS qui sont considérés comme le mal du siècle. Bénéficier d’un équipement qui vous permet d’éviter le mal de dos par exemple est une base. Il ne s’agit pas d’un investissement superflu puisqu’il contribue à réduire considérablement les arrêts maladies.

5 – Ambiance

Les conditions de travail physiques et ergonomiques seront optimum grâce au traitement des ambiances en termes d’acoustique, d’éclairage, de colorimétrie, de matériaux et de confort thermique. Il est conseillé de prendre en compte le développement durable (traitement CVC respectant les normes préconisées, soin particulier apporté à la qualité de l’air). Si l’ambiance doit être bonne, il s’agit également de faire du lieu de travail, un lieu agréable qui donne envie de s’y rendre.

6 – Management

Des comportements humains adaptés : management collaboratif, règles de vie et comportements appropriés aux espaces partagés sont nécessaire si vous avez opté pour un open space. On ne peut pas tout faire dans cet espace et un de vos collaborateurs qui s’amuserait à mettre la musique à fond en travaillant peut gêner tous les autres. Vous devez donc établir ces règles dès le début et les faire connaître.

7 – Services

Offrez des services aux occupants qui font gagner du temps, développez un environnement favorisant le bien-être et créez des espaces de confidentialité. Si vous pouvez faciliter le travail de vos collaborateurs ou leur enlever des obstacles, faites-le. Ils gagneront en productivité.

8 – Projet

Organisez une gestion globale des projets avec pilotage transversal et accompagnement des managers aux projets. Les projets doivent être communiqués au personnel afin qu’ils puissent s’impliquer et se les approprier. L’open space doit permettre cette transmission d’information. Ce n’est pas parce que vous êtes en bureau ouvert, que la communication se fera toute seule. Mettre à disposition un tableau blanc peut par exemple être utile.

9 – Compétences

Faites appel à des expertises et compétences pour évaluer la situation existante. Il faut commencer par expérimenter des solutions et s’adjoindre l’expertise de cabinets de conseils indépendants si vous voulez pousser l’expérience jusqu’au bout. Même si vous pouvez parfois avoir une fibre en aménagement, il peut être utile de vérifier que vos idées sont bonnes.

10 – Gestion immobilière / Maîtrise de coûts

Adoptez l’approche coût global : connaître ce que coûte l’occupant à l’entreprise (le coût global incluant les services, techniques associés…) sur une année d’activité. L’avantage de l’open space est qu’il vous fait généralement gagner de l’espace et que vous pouvez consacrer certaines salles au divertissement par exemple ou au repos. Prenez également en compte qu’un open space peut également permettre à vos salariés de faire des roulements quant à leur présence puisque vous pouvez définir que les bureaux ne sont pas attribués par exemple. 

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