Comment bien élaborer un appel d’offres ?

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale    01/02/17    21
comment bien elaborer un appel offres

Savoir dénicher de bons fournisseurs est essentiel lorsque l’on est entrepreneur. Afin de maîtriser cet art, vous devez mener avec soin vos appels d’offres pour que ceux-ci soient efficaces. Leur efficacité est d’autant plus importante que ces derniers vont déterminer la qualité des réponses obtenues.

Sous un angle général, l’appel d’offres ou RFP (Request for Proposal) réfère à une procédure qui permet à un commanditaire, dit le maître d’ouvrage, autrement dit, vous, de faire le choix de l’entreprise, c’est-à-dire le soumissionnaire ou le fournisseur. Ce choix doit résulter de l’entreprise la plus à même de réaliser une prestation de travaux, fournitures ou services. A la suite de la réception de l’appel d’offres, plusieurs sociétés vous feront des propositions de travail. Normalement à prix compétitif, c’est d’autant plus un avantage pour vous.
Plus précisément, l’appel d’offres est par définition un document que l’on envoie à des fournisseurs dans l’idée de leur demander la cotation d’un besoin de l’entreprise. Il peut s’agir de matières premières, de composants, de sous-traitance ou de services). Pour préparer ce document dans les règles, il est nécessaire de procéder au préalable à plusieurs étapes clés, stratégiques pour l’entreprise.

Les propositions sont de nature commerciale et sont chiffrées en réponse à la formulation détaillée (cahier des charges) de votre besoin (produit ou service). D’où l’importance de rédiger un tel document. Cela demande une méthodologie rigoureuse afin d’évaluer correctement les besoins de l’entreprise en rapport avec les profils des fournisseurs susceptibles de correspondre à vos attentes. Le document ne doit pas présenter d’inexactitudes ou relever d’une présentation incomplète. Une fine analyse de ses exigences génère un appel d’offres qualitatif. Pour ce faire, l’appel d’offres se doit d’être explicite en étant simple à lire et facile à comprendre, sans oublier qu’il doit se faire l’écho d’un certain professionnalisme. Le respect de cette procédure vise à limiter les risques de recevoir des propositions jugées inintéressantes du point de vue de vos attentes entrepreneuriales. Vous perdriez du temps et en feriez d’ailleurs perdre au service achat ainsi qu’à ses fournisseurs.

Le but étant de mettre en concurrence plusieurs entreprises pour fournir un produit ou un service. Et ce, pour obtenir la meilleure offre.

Comment lancer un appel d’offres ?

Il existe deux méthodes pour lancer un appel d’offres. La première consiste à diffuser publiquement un avis de projet de marché, électroniquement, au moyen du Service électronique d’appels d’offres du gouvernement disponible sur le minisite Appels d’offres. La deuxième consiste, quant à elle, à adresser l’appel d’offres ou la demande de proposition directement aux entreprises inscrites dans une liste de fournisseurs compétents ou diffuser un avis dans des journaux spécialisés ou professionnels.

Dépassant le seuil des 90 000 euros, les appels d’offres doivent obligatoirement être diffusés par le Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics (BOAMP). En dehors du cadre légal spécifique, des appels d’offres peuvent également être passés par des entreprises pour la recherche de fournisseurs. On note d’ailleurs certains sites spécialisés dans le passage d’appels d’offres.

Des étapes clés

La phase de recherche ou sourcing

Cette phase de recherche ou sourcing en marketing, littéralement, revoyant au fait de rechercher une source, désigne ici le fait de trouver des fournisseurs. Il est question de déterminer ce que votre entreprise recherche auprès de sociétés ou prestataires de services. Il faut déterminer le besoin exact de votre entreprise de manière à obtenir des informations précises notamment quant au prix. Trop généraliser ses offres induira plus de propositions que nécessaire dans la mesure où toutes ne seront pas pertinentes.

Les sources peuvent se trouver par divers moyens. Les sources connues en interne peuvent faire référence à des personnes ayant déjà travaillé avec vous pour des prestations du même type, ou alors de fournisseurs ayant contacté des membres d’un service et laissé leur coordonnées. On a aussi Internet comme l’incontournable moteur de recherche et d’annuaires spécialisés qui peut vous donner des pistes tout comme les associations, les foires et salon professionnels, ou encore la presse spécialisée.

Afin d’organiser tout cela, il est vivement recommandé de créer une base de données comportant toutes les coordonnées des sociétés que vous estimez intéressantes.

Définir des règles du choix d’un fournisseur 

Vous devez établir, et ce de manière la plus objective possible, des critères qui déterminent le choix d’un fournisseur. Ces critères peuvent dépendre par exemple de la qualité, du marketing, de la recherche & développement, de la production, etc. Cette détermination est primordiale dans les négociations. En résumé, organiser votre appel d’offres en étant professionnel.

Préparation et envoi du document d’appel d’offres

Vous pouvez opter pour l’e-mail ou encore le fax pour ce qui est de l’envoi de l’appel d’offres aux fournisseurs. Si des normes particulières ne viennent pas imposer des moyens traditionnels, le mailing reste la solution la plus pratique. Votre appel d’offres doit contenir les éléments suivant : une description de la société que l’on représente ; une description du contexte général du déroulement de l’appel d’offres ; l’invitation aux réunions d’informations et un plan d’accès ; le cahier des charges des prestations attendues ; les volumes/quantités en jeu ; les dates de livraisons ; les règles du déroulement du processus de choix fournisseur et la deadline pour répondre ; une grille de cotation afin que tout le monde côte d’une façon comparable ; un formulaire d’accusé de réception.

Plus précisément, on peut résumer l’élaboration d’un appel d’offres par 6 étapes : la rédaction du cahier des charges ; la création de lots ; la définition des critères de choix ; le choix des soumissionnaires et diffusion de l’appel d’offres ; la réception et l’analyse des appels d’offres et évaluation des soumissionnaires ; ainsi que le choix du prestataire et la contractualisation.

Modèle du squelette d’un appel d’offres

Introduction : objet du RFP, résumé des principaux points des autres sections, énoncé dont la date d’échéance ainsi que les termes.

Exigences : mention des besoins spécifiques pour le produit (taille, capacité et autres fonctions).

Critères de sélection : faites savoir aux soumissionnaires, la manière dont vous choisiriez le meilleur enchérisseur ; mentionnez que la décision appartient exclusivement à votre entreprise ; des critères de notation sur lesquels l’appel d’offres sera noté peuvent également être ajoutés.

Echéanciers : les entrepreneurs doivent savoir quand les propositions ou les offres sont attendues ; les soumissionnaires doivent savoir le temps dont votre entreprise a besoin pour évaluer chaque offre, et donner ensuite une date de réponse (favorable ou défavorable) ; indiquez une phrase précisant les délais de livraison dans le cas où leur entreprise serait choisie.

Processus : décrivez le déroulement de l’ensemble du processus de travail, l’envoi de l’appel d’offres au choix de l’enchérisseur que vous aurez choisi en lien avec le délai selon lequel le travail doit être achevé.

Télécharger une lettre type

Rechercher de fournisseurs : appel d’offres

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d Vidéo
14 novembre 2014 6
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21 commentaire(s)
Laurent Jacquot

Bonjour,

Merci pour cet article, très intéressant.

IL faut noter que les procédures de conduite d'un appel d'offre peuvent être lourdes et complexes. C'est pourquoi nous avons créé Reqwest (www.reqwest.fr). Il s'agit d'un service de publication de votre appel d'offres auprès de fournisseurs qualifiés, mais c'est plus que ça : après la diffusion, notre solution vous aide à faire le meilleur choix en décomposant les différents éléments des devis, ligne par ligne, pour vous permettre de les comparer avec une grande facilité.

Reqwest est totalement gratuit pour vos appels d'offres. Plus d'informations sur www.reqwest.fr et laurent@reqwest.fr.

Merci,

Laurent Jacquot
Co-fondateur
Reqwest

Appels d'offres

Bonjour,

Ayant étudier le domaine des appels d'offres depuis plus de 28 ans, je suis entièrement conscient que son élaboration n'est pas des plus simples et il faut du temps et du savoir-faire pour que les réponses qui en suivent soient de qualité espérée par le maître d'ouvrage.
Les appels d'offres sont une filière bien règlementée qu'il faut respecter. Rester informer sur les codes est aussi une obligation des entreprises car elles peuvent faire objet de réforme de temps en temps.
Merci pour cet article.

Appels d'offres

Voici nos sites,

http://dossier-marche-public.com/
http://solution-technique-btp.com/
http://www.ad-conseils.com/

Cordialement,
Agence DREYER

krima

bien satisfaisant

mathon tchinda

je souhaite en savoir plus sur l appel d offre s il vous plait

POINTEAU

bonjour nous somme une association bénévole on recherche comment faire des appel d'offre pour rechercher des partenariat pour notre association on a pas encore de budget

Cadeau Josue

J'aimerais continuer a apprendre de vos connaissances sur les appels d'offres c'est pouruoi je me suis faire inscrire. Merci et bon travail.

DUBOI

Bonjour nous sommes une société de sécurité et recherchons comment faire les appels d'offres pour recruter des commerciaux fifrelins merci

haddouche

Bonjour moi je faire un mimoire de fin d'etude sure les appel d'offre je bousoin un présentation en diabou sure la sujet svp.....

aysha

bonjour, je suis une nouvelle assistante de direction dans une compagnie d'industrie, transport, transit, et souvent on me demande de traiter des appels d'offres, c'est pourquoi j'aimerais bien continuer à apprendre de vos connaissances sur les appels d'offres et me guider souvent comment bien faire les appels d'offres. merci

Didier

Chapeau pour toutes ces connaissances. Je suis interessé par le montage et la reponse aux appels d'offres urgemment. Y a-t-ilquelqu'un pour m'aider?

FRANCKLIN

merci d'avance sur votre aide.je voudrai savoir comment monter un dossier d'appel d'offre,de crédit.car je voudrai créer mon propre entreprise.

N'doli N'doli

Bjr je suis un stagiaire au sein de l'office national des sports précisément au département des infrastructures, de l'équipements et de la maintenance et je me suis intéressé a l'élaboration des dossiers dapel dofres donc je voudrais avoir des connaissances et des guide pour bien faire merci.

kinsou Basile

Bonjour nous sommes une nouvelle entreprisie nous voulons apprendre comment on rédige un appel d'offre pour pouvoir competir aux marchés publics

ABIVEN

Bonjour, je souhaiterai utiliser une phrase de votre article pour un projet de fin d'étude sur les appels d'offres. Pourriez-vous m'indiquer le ou les nom(s) de le ou les auteur(s) de cet article ?
Merci d'avance,

Sylvia Ramantsoa

bonjour,je voudrais savoir comment rédiger une lettre pour lancer un appel d'offre.Je voudrais avoir une collaboration avec d'autres entreprises.Merci bien en esperant une reponse de votre part.

Ir ROMS

Merci pour votre article et nous vous encourageons de nous informer et former,car un ingénieur ou technicien sous informé et sans informé est plus qu'une bombe atomique dans la société.Nous attendons les prochains articles.Merci beaucoup!

NDAYISHIMIYE Enock

je suis content de lire votre conception du dossier d'appel d'offre

Marcel

toujour, je suis un directeur d'entreprise, c'est pourquoi j'aimerais bien continues à apprendre de vos connaissance sur les appels d'offres. merci

amedee rugogo

bonjour je voudrais savoir comment rediger un apel d ofre avec un exemple s il vous plait

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