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Ranger et trier ses documents d’entreprise

Classer
les documents de l’entreprise n’est pas forcément très plaisant et peut être
preneur de temps si on ne le fait pas régulièrement. C’est pourtant un
impératif, car rien ne serait plus ennuyeux que ne pas pouvoir mettre la main
sur un document au moment où l’on en a besoin. Avec de la méthode et de la
régularité, tout pourra se faire en un tour de main.

Avant de commencer le
classement, n’oubliez pas de vous munir au préalable de tout le matériel
nécessaire pour ne pas avoir à les rechercher ensuite : paire de ciseaux,
scotch, agrafeuse, trombones, stylo, feutres etc.

L’ennemi du classement : la procrastination

Le classement de vos
dossiers nécessite du temps, et plus vous les remettrez à plus tard, à demain,
à la semaine prochaine, plus ce moment durera des heures, voire des jours.
Prenez du temps au moins une fois par semaine pour ranger vos papiers. Mais le
mieux, si vous y arrivez, est de s’y prendre à la fin de chaque journée. Déjà,
à l’arrivée du courrier, ne mettez sur votre bureau uniquement les documents en
cours d’utilisation, et prévoyez une place pour les papiers à classer. Vous
pouvez utiliser des classeurs multi-tiroirs pour d’ores et déjà classer vos
documents par jour d’arrivée (documents du lundi, mardi, mercredi, etc.) et
pouvoir ainsi les ranger par ordre de priorité. N’oubliez pas de jeter
directement à la poubelle les papiers qui ne vous sont d’aucune utilité.

Prévoir des lieux et mobiliers de rangement

Autant que possible,
réservez une ou plusieurs pièces dans votre entreprise pour ranger vos
documents, ou à défaut des mobiliers de rangement dans chaque bureau :
armoires, étagères, bibliothèques, caissons mobiles… Faites également
l’acquisition des accessoires à mettre dans ces mobiliers de rangement, tels
que corbeilles superposables, chemises, intercalaires, protège-documents, etc.
Vous pouvez faire usage des couleurs pour classer vos documents.

Catégoriser chaque document et lui trouver une
place

Évitez absolument de
catégoriser vos documents dans le divers, tout finira par y atterrir et vous
prendrez un temps fou à le rechercher. Classez vos documents par année, en
privilégiant une place de proximité pour ceux de l’année en cours. Donnez
ensuite un intitulé à chaque document selon leur nature. Pensez à un intitulé
compréhensible et facile à mémoriser, par exemple : clients, fournisseurs,
factures, devis, projets, etc. Et comme nous l’avons dit précédemment, vous
pouvez utiliser une couleur pour chaque catégorie de document. Vous pouvez
ensuite étiqueter chaque document par un numéro de référence ou un système de
datation.

Support papier ou numérique

De nombreuses sociétés
proposent de renvoyer directement les documents administratifs par e-mail.
Libre à vous dans ce cas de les imprimer ou non pour les classer, selon la
facilité et le confort que l’un ou l’autre du système papier ou numérique vous
apporte. Le classement informatique facilite la recherche par mots-clés, tandis
que les documents papier offrent plus de commodité de lecture.

Quelle que soit la
méthode de classement que vous adopterez, sachez qu’il est important de
sauvegarder ses données, pour se préserver notamment des éventuels incendies ou
inondations. Dans ce cas, n’hésitez pas à numériser les documents importants
(statuts par exemple) et à les conserver sur un support durable, hors de
l’entreprise, ou conservez-en une copie dans un coffre à la banque.

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