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Lettre ou e-mail type de reconnaissance de bien fondé d’une réclamation : erreur facture

Les réclamations font partie du quotidien des entreprises. Il arrive que l’erreur soit du fait de votre service comptabilité. Ecrivez une lettre ou un e-mail selon les critères de l’écriture professionnelle.

Lettre type de reconnaissance de bien fondé d’une réclamation : erreur facture

Votre Société
Votre Prénom, NOM
Votre Adresse
Code Postal – Ville
Votre téléphone
Votre e-mail

Société du destinataire
Nom et Prénom du destinataire
Adresse du Destinataire
Code Postal – Ville

(ville à préciser), le (date à préciser)

Références : (référence à préciser)
Objet : erreur sur la facture n°… (préciser référence)

Madame, ou Monsieur, (à préciser)

Notre service comptabilité a pris connaissance de votre lettre du… (préciser date) relative à une erreur de facturation.

En effet, il ressort après vérifications de nos écritures que nous vous avons appliqué une tarification erronée.

Vous trouverez ci-joint une nouvelle facture.

Vous voudrez bien nous excuser de cette erreur. Nous veillerons, à l’avenir, qu’elle ne se reproduise plus.

Nous vous prions d’agréer, Madame, ou Monsieur, (à préciser) , nos salutations distinguées.

Signature

E-mail type de reconnaissance de bien fondé d’une réclamation : erreur facture

Objet : erreur sur la facture n°… (préciser référence)

Madame, ou Monsieur, (à préciser)

Notre service comptabilité a pris connaissance de votre lettre du… (préciser date) relative à une erreur de facturation.

En effet, il ressort après vérifications de nos écritures que nous vous avons appliqué une tarification erronée.

Vous trouverez ci-joint une nouvelle facture.

Vous voudrez bien nous excuser de cette erreur. Nous veillerons, à l’avenir, qu’elle ne se reproduise plus.

Cordialement,

Signature

Conseils

Les pièces jointes

Les pièces jointes sont des documents annexés à la lettre ou l’e-mail. Elles sont indispensables pour joindre, par exemple : un texte, une documentation, un bon de commande, une facture, un contrat, une photo…

Dans le cas d’un envoi par mail, faites attention à la taille de vos pièces jointes. Bien que la plupart des messageries acceptent des tailles de documents importantes (environ 10 Mo pour la plupart), un trop grand nombre de pièces jointes peut ralentir considérablement l’émission de vos messages ou même saturer la messagerie de votre destinataire (la messagerie peut mettre automatiquement le message dans le courrier indésirable, voire le refuser). Les images sont plus lourdes que les fichiers textes. Vous avez la possibilité, avec certains logiciels, de regrouper et compresser plusieurs images dans un seul dossier. Des logiciels gratuits comme Adobe Reader1 vous permettront de convertir des fichiers Word ou Excel au format PDF2 lisible par tous (mais non modifiable). Des services comme WeTransfer ou Dropbox vous permettent d’envoyer des documents, des photos sans limite de taille et en toute sécurité.

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