Les factures

Les factures laissent une traçabilité. Celles-ci sont une protection aussi bien pour celui qui émet la facture que celui qui la reçoit. Ainsi, La facture constitue à la fois un document comptable et une preuve d’une opération de nature commerciale.

Entre professionnels : la facturation est obligatoire

Délivrée à la fin de l’exécution de la prestation de services ou au moment de la livraison de la marchandise pour les contrats de vente de marchandise, la facture est émise en double exemplaire par le professionnel lui-même ou en son nom et pour son compte.

Les mentions obligatoires

D’un point de vue formel, elle comporte diverses mentions :

le numéro de la facture
la date de la facture
la désignation du vendeur et de l’acheteur (n° SIREN, raison sociale, structure juridique, adresse),
pour commerçants, le numéro de SIREN doit être suivi de la mention : « dispensé d’immatriculation en application de l’article L123-1-1 du code de commerce »
pour les artisans, ce numéro doit être suivi de la mention « dispensé d’immatriculation en application du V de l’article 19 de la loi n° 96-603 du 5 juillet 1996 relative au développement du commerce et de l’artisanat »
le numéro individuel d’identification de TVA du vendeur ou du prestataire. Le cas échéant, celui du représentant fiscal pour les entreprises établies hors de la Communauté européenne
la date de la vente de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de service
la dénomination précise et la quantité des produits ou services rendus
le prix unitaire des produits ou services rendus. Montant total HT des produits, répartition selon le taux applicable. Montant total de la TVA due, ou le cas échéant la mention de l’article du code général des impôts prévoyant une exonération de TVA
toute réduction acquise à la date de la vente ou de la prestation, et directement liée à cette opération, à l’exclusion des opérations d’escomptes non prévues sur la facture et toute réduction différée en pied de facture
la date à laquelle le règlement interviendra. Les conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l’application des conditions générales de vente, le taux des pénalités exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement inscrite sur la facture.

Les mentions supplémentaires possibles

Et, le cas échéant :

la qualité de membre d’un centre de gestion agréé ou d’une association agréée (avec la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèque en sa qualité de membre d’un centre de gestion agréé »),
la qualité de locataire-gérant,
la qualité de franchisé.

Pour chaque mention inexacte ou manquante, l’entreprise devra s’acquitter d’une amende de 15€ avec pour chaque facture un plafond correspondant au ¼ de son montant. À noter que seule la facture définitive peut servir de preuve d’achat et de vente. La facture pro forma qui présente un caractère provisoire. Elle n’est donc pas une facture définitive et ne peut servir de preuve.

Particularité de la facturation d’un professionnel pour un particulier

S’agissant de la vente de marchandises, la facturation ne constitue une obligation que si le client en fait la demande, qu’en cas de ventes à distance et pour les livraisons intracommunautaires exonérées de toute TVA. À noter que, pour la vente à distance, la facture fait notamment état de l’existence d’un délai de rétractation. De plus, elle fait figurer ses conditions d’application et porte la mention des garanties contractuelles et légales applicables à la vente. Hormis ces cas de figure, le professionnel remet le plus souvent un ticket de caisse à l’acheteur.

Concernant les prestations de service bénéficiant à des particuliers, il faut réaliser une note en double exemplaire. Ainsi, l’original est remis au client, à charge pour lui de le conserver pendant au moins deux années.

Cette note n’est rédigée que si le prix dépasse 15,24€ TTC, s’il s’agit de travaux immobiliers ou si le client en fait la demande. Cette note présente aussi certaines mentions telle que la date de sa rédaction, les nom et adresse de l’entreprise, le nom du client à moins d’un refus de sa part, les date et lieu d’exécution de la prestation, la somme totale à payer et le décompte détaillé, en quantité et en prix de chaque prestation fournie.

Toute absence de l’un de ces éléments est sanctionnée par une contravention de 1 500 à 3 000€ en cas de récidive. À noter que certaines activités respectent des obligations spécifiques en matière de facturation. C’est le cas notamment des pensions de familles, des restaurants, des garages, des auto-écoles, des syndics de propriété, des experts-comptables,…etc.

Délai de conservation des factures

Suivant son support et sa nature, une facture doit être conservée entre 3 et 10 années. Il est toutefois conseillé de les conserver pendant 10 ans. Elles peuvent durant ce laps de temps servir de moyen de preuve devant les tribunaux.

Factures émises par fax

Aucune règle ni recommandation n’encadre ce mode de délivrance des factures.

Factures émises par voie électronique

La facturation électronique entre les entreprises françaises assujetties à la TVA interviendra progressivement entre 2024 et 2026. Celles-ci devront se conformer à des procédures encadrées.

Depuis 2020, toutes les entreprises doivent éditer des factures numériques afin d’adresser leurs demandes de paiement, via Chorus pro, pour des contrats conclus par l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics.

Dès lors que le destinataire accepte ce mode de délivrance, les factures émises par voie électronique doivent répondre à deux normes sécurisées.

L’on trouve tout d’abord la transmission selon la norme EDI où la facture est transmise au client grâce à un message électronique. Or, la structure est arrêtée par les parties. Ce message doit être lisible par ordinateur et permettre un traitement non équivoque et automatique de la facture. On peut citer aussi la transmission sécurisée par la signature électronique. Le message renferme alors une signature électronique qui valide le procédé. C’est ainsi que le signataire et la source d’informations sont authentifiés.

À noter que certaines conditions touchent à la signature électronique. De surcroît, elle doit permettre d’identifier sans équivoque le signataire, lui être spécifique et avoir été créée par des moyens contrôlés exclusivement par le signataire.

Par ailleurs, la validité des factures transmises par voie électronique n’est assurée que si l’authenticité de leur origine et l’intégralité de leur contenu sont garantis. De même, il convient de respecter certaines procédures de contrôle lors de l’établissement d’une telle facturation. L’on peut notamment citer l’établissement d’une liste récapitulative des messages sur papier ou la conservation des informations dans l’ordre chronologique de leur émission et de leur réception.

Ce mode de délivrance vaut tant pour les opérations effectuées au sein ou hors de l’Union Européenne que pour les transactions réalisées entre les assujettis établis sur le territoire français.

Le calendrier de mise en place de la facturation électronique

L’article 3 de l’ordonnance du 15 septembre 2021 fixe un calendrier progressif de déploiement de la facturation électronique par les entreprises :

à compter du 1er juillet 2024 en réception pour l’ensemble des assujettis ;
à compter du 1er juillet 2024 en transmission pour les grandes entreprises ;
à compter du 1er janvier 2025 en transmission pour les entreprises de taille intermédiaire ;
à compter du 1er janvier 2026 en transmission pour les petites et moyennes entreprises et microentreprises.

Les outils de la facturation entre entreprises

Pour émettre ou recevoir une facture électronique d’un fournisseur, une entreprise pourra utiliser, au choix :

une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration (PDP), c’est-à-dire immatriculée par l’administration fiscale. Cette PDP pourra être la même que celle du fournisseur ou bien une plateforme distincte ;
le portail public de facturation Chorus Pro.

Facture d’avoir

Somme d’argent qu’un fournisseur ou vendeur doit à son client. L’avoir résulte d’un évènement survenu postérieurement à l’établissement de la facture. Il se produit également lorsque le client s’accorde un escompte suite à un paiement anticipé. Le fournisseur établit alors une facture d’avoir en plusieurs exemplaires. Celle-ci comporte la mention « avoir » accompagnée des éléments suivants : références de la facture initiale, montant HT de la remise consentie à l’acheteur et montant de la TVA correspondante.

Textes de référence

Loi n° 2001-420 du 15 mai 2001 relative aux nouvelles régulations économiques
Article L441-3 et L441-6 du Code de Commerce
Arrêté n° 83-50 du 3 octobre 1983, article 1er alinéa 1er
Article 289 du Code Général des Impôts (CGI)
Article 242 nonies et 242 nonies A du CGI (décret n° 2003-632 du 7 juillet 2003)
Instruction fiscale n° 136 du 7 août 2003 Modèle de facture /! TABLEAU