Les factures

La facture constitue à la fois un document comptable et une preuve d’une opération de nature commerciale.

Entre professionnels : la facturation est obligatoire

Délivrée à la fin de l’exécution de la prestation de services ou au moment de la livraison de la marchandise pour les contrats de vente de marchandise, la facture doit toujours être émise en double exemplaire par le professionnel lui-même ou en son nom et pour son compte. D’un point de vue formel, elle doit faire apparaître diverses mentions :

Et, le cas échéant :

Pour chaque mention inexacte ou manquante, l’entreprise devra s’acquitter d’une amende de 15€ avec pour chaque facture un plafond correspondant au ¼ de son montant. À noter que seule la facture définitive peut servir de preuve d’achat et de vente. La facture pro farma qui présente un caractère provisoire ne peut donc pas être assimilée à une facteur définitive ni servir de preuve.

Particularité de la facturation d’un professionnel pour un particulier

S’agissant de la vente de marchandises, la facturation ne constitue une obligation que si le client en fait la demande, qu’en cas de ventes à distance et pour les livraisons intra-communautaires exonérées de toute TVA. À noter que, pour la vente à distance, la facture doit notamment faire état de l’existence d’un délai de rétractation et faire figurer ses conditions d’application. Elle doit aussi porter mention des garanties contractuelles et légales applicables à la vente.

Hormis ces cas de figure, le professionnel remet le plus souvent un ticket de caisse à l’acheteur.

Concernant les prestations de service bénéficiant à des particuliers, il faut réaliser une note en double exemplaire, l’original étant remis au client, à charge pour lui de le conserver pendant au moins deux années.

Cette note ne doit être rédigée que si le prix dépasse 15,24€ TTC, s’il s’agit de travaux immobiliers ou si le client en fait la demande. Cette note doit aussi présenter certaines mentions telle que la date de sa rédaction, les nom et adresse de l’entreprise, le nom du client à moins d’un refus de sa part, les date et lieu d’exécution de la prestation, la somme totale à payer et le décompte détaillé, en quantité et en prix de chaque prestation fournie.

Toute absence de l’un de ces éléments est sanctionnée par une contravention de 1 500 à 3 000€ en cas de récidive. À noter que certaines activités sont tenues de respecter des obligations spécifiques en matière de facturation. C’est le cas notamment des pensions de familles, des restaurants, des garages, des autoécoles, des syndics de propriété, des experts-comptables,…etc.

Délai de conservation des factures

Suivant son support et sa nature, une facture doit être conservée entre 3 et 10 années. Il est toutefois conseillé de les conserver pendant 10 ans puisqu’elles peuvent durant ce laps de temps servir de moyen de preuve devant les tribunaux.

Factures émises par fax

Aucune règle ni recommandation n’encadre ce mode de délivrance des factures.

Factures émises par voie électronique

Dès lors que le destinataire accepte ce mode de délivrance, les factures émises par voie électronique doivent répondre à deux normes sécurisées.

L’on trouve tout d’abord la transmission selon la norme EDI où la facture est transmise au client grâce à un message électronique dont la structure a été arrêtée par les parties. Ce message doit être lisible par ordinateur et permettre un traitement non équivoque et automatique de la facture. On peut citer aussi la transmission sécurisée par la signature électronique. Le message renferme alors une signature électronique qui valide le procédé. C’est ainsi que le signataire et la source d’informations sont authentifiés.

À noter que certaines conditions touchent à la signature électronique. Elle doit permettre d’identifier sans équivoque le signataire, lui être spécifique et avoir été créée par des moyens contrôlés exclusivement par le signataire.

La validité des factures transmises par voie électronique n’est assurée que si l’authenticité de leur origine et l’intégralité de leur contenu sont garantis. De même, il convient de respecter certaines procédures de contrôle lors de l’établissement d’une telle facturation. L’on peut notamment citer l’établissement d’une liste récapitulative des messages sur papier ou la conservation des informations dans l’ordre chronologique de leur émission et de leur réception.

Ce mode de délivrance vaut tant pour les opérations effectuées au sein ou hors de l’Union Européenne que pour les transactions réalisées entre les assujettis établis sur le territoire français.

Facture d’avoir

Somme d’argent qu’un fournisseur ou vendeur doit à son client, l’avoir résulte d’un évènement survenu postérieurement à l’établissement de la facture ou se produit lorsque le client s’accorde un escompte suite à un paiement anticipé. Le fournisseur doit alors établir une facture d’avoir en plusieurs exemplaires comportant la mention « avoir » accompagnée des éléments suivants : références de la facture initiale, montant HT de la remise consentie à l’acheteur et montant de la TVA correspondante.

Textes de référence

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