Un organigramme n’est plus jamais figé grâce aux outils internet. Ceux-ci nous permettent de le mettre à jour sans que ce soit un travail fastidieux et surtout chronophage. Par ailleurs, vous pouvez aussi le compléter à titre personnel, en tant que dirigeant, pour par exemple mentionner les compétences. Par exemple, dans le cas le cas d’une évolution de l’entreprise pouvoir proposer à des collaborateurs un poste qui conviendrait mieux à leur profil.
Votre entreprise se développe et votre organigramme, qui était limité aux fondateurs et parfois à quelques collaborateurs. En fait, Il est devenu obsolète pour répondre aux nouveaux besoins de l’entreprise. Or, celui-ci n’avait pas besoin d’être formalisé par écrit à vos débuts. Vos objectifs de recrutement vous conduisent à reconsidérer votre position. Pour que la croissance ne se trouve pas freinée, vous devez mettre en place un organigramme. Celui-ci permettra à chaque collaborateur d’avoir une visibilité, source de cohésion et de performance.
Un organigramme ? kesako
Un organigramme a pour objectif de déterminer les liens hiérarchiques (le dirigeant, les cadres, les salariés…), organisationnels et fonctionnels entre les différents services. Il permet de définir les postes et les liens qui existent entre eux. En un mot, Il s’agit d’un outil de répartition des tâches au sein de l’entreprise. Il peut se résumer dans les questions : quel est le rôle de chacun, quel est le lien entre chaque personne, entre chaque service ?
Il facilite les relations car il définit le rôle de chacun :
- A chaque recrutement, il permet de présenter au nouvel embauché le fonctionnement organisationnel de l’entreprise, des équipes et de l’équipe qu’il intégrera.
- Pour chaque collaborateur, que ce soit au moment du recrutement ou lors de l’évolution et de la croissance de l’entreprise de connaître ses interlocuteurs, les liens mais aussi les rapports hiérarchiques et par là-même d’appréhender l’évolution de son poste et de sa place dans l’entreprise.
- Pour le dirigeant, l’organigramme permet aussi de cerner les dysfonctionnements mais aussi d’adapter l’organigramme aux nouveaux besoins et nouvelles compétences nécessaires au développement de l’entreprise.
- Il permet aux futurs collaborateurs, aux partenaires et aux clients de cerner le fonctionnement de l’entreprise et de distinguer efficacement l’interlocuteur vers lequel se tourner en fonction de leur besoin spécifique.
Pour être efficace, ce document doit constamment être actualisé. Il s’agit d’un document évolutif qui n’a de sens que s’il est mis à jour régulièrement.
Comment élaborer un organigramme ?
L’organigramme n’est pas un simple graphique car il engage la vie de l’entreprise. Pour ce faire, il faudra :
- Sélectionner à bon escient le collaborateur en charge de son élaboration qui devra posséder certes des compétences graphiques mais en premier lieu avoir une ancienneté et une connaissance des collaborateurs, de leurs capacités pour comprendre les rouages de la société.
- Réaliser avec précision l’inventaire des collaborateurs, des services et des fonctions au sein de l’entreprise.
- Déterminer les liens fonctionnels existants entre chaque service (marketing, service clientèle, comptabilité, ressources humaines…) ainsi que leurs rapports de subordination. Cette étape est cruciale. Certains salariés peuvent être rattachés à plusieurs services et il faudra définir quelle personne est son supérieur hiérarchique afin d’éviter des conflits inutiles.
- Procéder à la conception graphique de l’organigramme.
Quels sont les principaux types d’organigrammes ?
Il existe 3 grands types d’organigrammes :
L’organigramme en pyramide
Organigramme classique qui permet de déterminer à la fois le rapport de subordination (le plus haut niveau de hiérarchie se trouve au sommet de la pyramide) et mettre en exergue les métiers qui se situent même niveau hiérarchique.
L’organigramme en arbre
La lecture se fait de gauche à droite. Le niveau de hiérarchie le plus élevé de l’entreprise est placé sur la gauche
L’organigramme replié
Un organigramme qui est une association entre la pyramide et l’arbre. Sa lecture se fait de haut en bas et de gauche à droite simultanément.
Mais il faudra aussi déterminer la structure organisationnelle adaptée à l’entreprises ses produits et services :
- la structure fonctionnelle : la société est organisée en départements ou fonctions (comptabilité, ressources humaines, marketing, ventes, etc.)
- la structure par produit ou service : chaque produit ou service est placé sous la direction d’un responsable hiérarchique.
- la structure par type de clientèle. La société est organisée en fonction de chaque type de client, puisque chaque groupe a ses problèmes et ses besoins. (Grands comptes, particuliers…)
- la structure géographique : la société est organisée par zones géographiques (France, pays ou chaque région délimitée selon les commerciaux mis en place…)
Quel outil graphique ?
Plusieurs outils informatiques sont à la disposition du dirigeant pour faciliter la conception de l’organigramme et sa lecture. Les supports plébiscités appartiennent à Microsoft Office car ils sont faciles d’accès (Word, Power Point et Excel), simples à utiliser puisqu’ils proposent des schémas appelés « SmartArts » qu’il ne reste plus qu’à remplir avec les intitulés de poste, les noms des collaborateurs et même des photographies pour faciliter la mémorisation et vous les trouvez dans votre barre d’outils.
Attention !
L’organigramme doit aussi permettre d’établir les liens avec les prestataires car nombre d’entreprises externalisent un grand nombre de tâches. En conclusion, de document doit être lisible au premier coup d’œil : il est inutile de le surcharger d’informations.