Externaliser semble souvent être la panacée : le meilleur rapport qualité prix. Cela paraît à nouveau être la meilleure solution pour améliorer les processus manuels et répétitifs. Si elle peut parfois être bénéfique, l’externalisation peut entraîner contraintes et problèmes qui, à première vue, ne sautent pas aux yeux. La digitalisation est un processus important qui doit être confié à une entreprise spécialisée dans la matière. 

Klippa, entreprise néerlandaise est leader dans la digitalisation des processus d’entreprise. 

Dans cet article, découvrez pourquoi il est important de digitaliser et quelle solution propose Klippa. 

Des compétences manquantes en interne

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles un manager peut penser à externaliser certaines tâches. Les équipes peuvent ne pas disposer de certaines compétences, ou tout simplement, la quantité de travail augmentant, il devient nécessaire d’externaliser. De plus, des tâches comme la saisie manuelle de données sont chronophages et répétitives. Cela consomme l’énergie et la force de production des équipes au détriment de tâches qui produisent des richesses utiles pour l’entreprise. 

Externaliser apparaît alors comme la solution idéale pour pallier ces manques ou couacs internes. Mais il s’agit d’une opération complexe demandant la recherche précise d’entreprises capables de répondre aux besoins de chaque entreprise avec un niveau de qualité strict. Quelles tâches externaliser et quelle entreprise choisir ? Ces questions sont importantes à se poser avant de se lancer dans l’aventure de l’externalisation. 

Digitaliser en interne est une bonne alternative. Vos processus digitalisés sont internes, vos équipes autrefois mobilisées à leur exécution, ont à présent un rôle de contrôle et consacrent le reste du temps à des actions plus importantes pour votre cœur de métier. 

Une externalisation qui fait dépendre l’entreprise de l’externe

La valeur d’une entreprise repose généralement sur sa capacité à contrôler tous ses processus et étapes de production. De la sorte, toutes les étapes de production peuvent être modifiées si besoin, surveillées et adaptées en fonction des besoins des clients. 

En externalisant cette partie de votre activité, vous dépendez de l’extérieur. Cependant, rendre votre entreprise dépendante d’une autre société qui aura accès aux données de vos clients n’est pas une bonne publicité pour vous et ne rassurera pas vos clients. 

Le prestataire externe sera en plein pouvoir quant à la délivrance du service attendu (délai, qualité etc.) , et vous ne saurez ce que sont devenues les données envoyées pour traitement. 

Le risque de la perte de contrôle 

Si ces derniers mois nous ont appris une chose, c’est bien qu’aucun marché n’est à l’abri. Une entreprise peut se retrouver en difficulté de façon impromptue et chambouler tout un marché. Dans le cas d’un prestataire d’externalisation, c’est prendre le risque que l’entreprise ne soit plus en mesure de fournir le service attendu et de fil en aiguille, cela peut avoir de lourdes conséquences sur votre propre entreprise. 

Digitaliser en interne vous permet de garder un contrôle permanent sur vos activités. Vous dépendrez de vous-même et serez en mesure d’avoir un œil sur l’avancée du traitement de chacun de vos documents. L’implémentation d’un logiciel d’automatisation vous garantit également un fonctionnement plus sûr et plus fiable. 

Une qualité qui peut être affectée

Faire externaliser une tâche peut affecter la qualité de votre prestation. En interne, vous connaissez bien le niveau d’exigence de chacun de vos clients. La réciproque n’est pas vraie pour l’entreprise extérieure qui elle ne connaît pas les cahiers des charges de vos clients. Certains impératifs seront traités comme standards et ainsi vous mettre en porte-à-faux vis-à-vis de vos clients.  

Votre fournisseur peut également être affecté par des éléments externes entachant la qualité de la prestation qui vous est due. Il est possible que vous ne soyez pas tenu au courant de ces changements : par exemple un afflux de commandes chez votre fournisseur révisant tout l’ordre de priorité. 

Utiliser un logiciel digitalisant en interne vous octroie la possibilité de hiérarchiser et personnaliser les tâches pour chaque client. Certains souhaiteront extraire tels ou tels champs tandis que d’autres des champs différents. Vous pourrez adapter l’extraction au cas par cas, respecter les consignes et cahier de charge tout en ayant un contrôle sur d’éventuelles modifications ponctuelles. 

Une synchronisation parfois plus difficile 

Externaliser une tâche demande de synchroniser le travail sur divers outils. Or, chaque fournisseur ne possède pas forcément les logiciels permettant de partager les données efficacement avec les vôtres et de manière automatique. Si elle peut parfois être réalisée, il faut noter que la synchronisation est parfois impossible tout simplement parce que votre fournisseur ne prendra pas la peine de remplir une interface qui ne lui apporte rien. Ceci peut entraîner certains décalages même si vous missionnez quelqu’un en interne pour réaliser de la saisie par exemple. 

La solution Klippa : Digitaliser en interne 

Klippa est une entreprise spécialisée dans la digitalisation des procédés d’entreprise. Comme expliqué tout au long de cet article, l’externalisation semble être la clé de tout problème mais la réalité est toute autre. L’OCR (ou reconnaissance optique de caractère) est une technologie permettant de lire et d’extraire des données écrites ou tapuscrites d’un document. Associée à une application, cette technologie est utilisable en tout lieu et en tout moment. 

En utilisant l’OCR API de Klippa, faites le choix d’internaliser vos processus d’entreprise. Au lieu d’externaliser, l’OCR API est facilement implémentable à votre logiciel professionnel. 

Basé sur le machine learning et l’intelligence artificielle, l’OCR API automatise vos saisies et extractions de données. Personnalisez les champs à extraire, ajoutez des champs d’autorisation… Faites de l’OCR API votre outil de travail. Ainsi, vous gardez le contrôle sur vos activités grâce à logiciel sûr, accessible depuis votre serveur. Soumettez vos documents (photos et PDF) à l’OCR API, le traitement de chaque document prend quelques secondes. 

Découvrez plus d’informations sur les raisons d’internaliser en lisant cet article du blog de Klippa.