Que vous soyez en train de lancer votre propre entreprise, de travailler en tant que freelance ou tout simplement de faire des achats, la compréhension approfondie des devis et des factures est une compétence qui peut vous faire économiser du temps, de l’argent et des maux de tête. Ces deux éléments sont au cœur des transactions financières. Les comprendre à fond est crucial pour éviter les malentendus et les désaccords. 

Devis : Le point de départ de toute transaction

Le processus commence souvent par un devis. Lorsque vous envisagez d’acheter un produit ou de solliciter un service, demandez un devis. Ce document détaille les coûts estimés, les services inclus et d’autres informations pertinentes. Mais souvenez-vous, un devis n’est pas gravé dans la pierre. Il se négocie et s’ajuste en fonction de vos besoins et de votre budget. Prenez le temps de bien examiner le devis. Posez des questions sur les éléments qui vous semblent flous. Aussi, assurez-vous de comprendre ce qui est inclus.

L’émission de devis n’est pas inutile puisqu’elle vous permet de suivre vos encours. La plupart des logiciels vous permette de faire des exports et des tris. Ceux-ci vous permettront par exemple d’avoir une liste de tous vos encours, des transformations…  Les CRM proposent également généralement de transformer vos devis en factures en un clic. Cela peut vous faire gagner du temps. Utiliser des logiciels spécifiques représente généralement une bonne pratique. Si vous pouvez vous contenter d’Excel dans un premier temps, il est vivement recommandé de professionnaliser au plus tôt cette partie. Vous gagnerez à termes beaucoup de temps pour investissement généralement mineur (quelques euros par mois).

Factures : l’étape du paiement et de la confirmation

Une fois les services ou produits fournis, une facture entre en jeu. C’est une demande de paiement basée sur le devis accepté ou les services réellement rendus. Avant de vous engager, assurez-vous que tous les éléments figurant sur la facture correspondent à ce qui avait été convenu. Comparez-la au devis initial et assurez-vous de comprendre chaque ligne. Une fois que tout est en ordre, effectuez le paiement dans les délais convenus. Cela évitera des retards inutiles ou des malentendus. 

Une émission forcément postérieure ?

Si généralement on émet la facture après la fin de la prestation, ce n’est pas toujours vrai. Il est tout à fait légal d’émettre une facture avant la fin de la prestation ou de la livraison des biens. En fait, il est courant dans de nombreux secteurs commerciaux de le faire pour faciliter la gestion des paiements et des transactions. Cela permet également aux entreprises de planifier leur trésorerie et de gérer leurs flux de trésorerie de manière plus efficace.

Cependant, il y a quelques points à considérer :

• Respect des termes convenus : Même si vous émettez une facture avant la fin de la prestation, la facture doit refl »ter les termes convenus avec le client. Cela peut inclure des informations sur la date prévue de la livraison. On peut aissi penser à la fin de la prestation ainsi que sur les conditions de paiement.
• Risques et garanties : Si vous facturez avant la fin de la prestation, il peut y avoir des risques pour le client si la prestation n’est pas achevée conformément aux termes de l’accord. Pour minimiser ces risques, assurez-vous que vos conditions contractuelles et vos termes de paiement sont clairement définis.

Il est recommandé de toujours établir des contrats clairs et des conditions de paiement bien définies avec vos clients. Si vous ne parvenez pas à respecter les termes de la prestation ou de la livraison tels que convenus et que cela entraîne des conséquences négatives pour le client, cela pourrait éventuellement entraîner des demandes de remboursement, des pénalités financières ou même des poursuites en cas de non-respect de vos engagements contractuels. Il est donc important de communiquer efficacement avec vos clients, de maintenir la transparence et de respecter les termes convenus dans le contrat pour éviter tout problème potentiel. 

Conseils pour votre facture

Si vous êtes le fournisseur de services ou de produits, émettre des factures précises est essentiel. Assurez-vous d’inclure toutes les informations nécessaires, comme le nom du client, les détails des services, les coûts, les conditions de paiement et les coordonnées bancaires. Utilisez des modèles de factures professionnels pour une présentation soignée et une transparence accrue.

Voici les principales mentions obligatoires sur une facture en France :

• Informations sur l’émetteur de la facture (vendeur) : Nom ou raison sociale de l’entreprise, Adresse complète de l’entreprise, Numéro d’identification fiscale (numéro de TVA intracommunautaire) de l’entreprise, Numéro SIREN (Système d’Identification du Répertoire des Entreprises).
• Informations sur le destinataire de la facture (acheteur) : Nom ou raison sociale du client, Adresse complète du client, Numéro d’identification fiscale (si le client est assujetti à la TVA).
• Numéro et date de la facture : Numéro unique et séquentiel de la facture (elles doivent se suivre), 
• Date d’émission de la facture, 
• Description détaillée des biens ou services vendus : Désignation précise des produits ou services fournis, quantité, unité de mesure et prix unitaire.
• Montants : Montant total à payer avant taxes, montant total de chaque taxe applicable (TVA), avec le taux de taxe, montant total à payer y compris les taxes.
• Conditions de paiement : date d’échéance ou délai de paiement convenu, méthodes de paiement acceptées (chèque, virement, etc.).
• Mentions légales et réglementaires : Mention « Facture » pour clarifier la nature du documen, numéro du bon de commande (s’il y en a un), 
• Conditions générales de vente ou renvoi à un document où elles sont disponibles. 
• Le taux de TVA appliqué à chaque ligne de produit ou service, ainsi que le montant de la TVA correspondante.
• Signature et cachet de l’émetteur : la facture peut être signée électroniquement ou manuellement selon les méthodes légales en vigueur.

La clarté : un élément clé

Dans les devis et les factures, la clarté est essentielle. Évitez les termes vagues ou les descriptions floues. Utilisez un langage simple et précis pour éviter toute confusion. Si nécessaire, incluez des termes et conditions pour définir les modalités de paiement, les délais et les éventuelles pénalités. N’hésitez pas à créer des documents types afin de gagner du temps. 

Une communication transparente est le ciment des relations commerciales fructueuses. Si vous avez des questions sur un devis ou une facture, n’hésitez pas à les poser rapidement. De même, si vous êtes le prestataire de services, soyez accessible pour répondre aux interrogations de vos clients. La communication ouverte peut éviter les malentendus et établir une base de confiance solide.

Conclusion

La maîtrise des devis et des factures est une compétence précieuse pour quiconque est impliqué dans des transactions commerciales. En comprenant pleinement leur fonctionnement, en adoptant des pratiques claires et en maintenant une communication ouverte, vous pouvez évoluer dans le monde des transactions financières avec assurance. Que vous soyez un acheteur ou un vendeur, ces conseils vous aideront à naviguer habilement dans le processus de gestion des finances commerciales.