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10 conseils pour allier efficacement le travail sur le terrain et au bureau

Allier le travail au bureau et le travail sur le terrain s’avère souvent complexe et nécessite une organisation rigoureuse. L’efficacité de ces deux aspects du travail repose sur la coordination optimale des activités avant, pendant et après les actions sur le terrain. Voici 10 conseils pour vous permettre de mieux vous organiser.

Avant tout précisons que ce que l’on appelle le terrain peut prendre plusieurs aspects selon la fonction que vous occupez : rencontrer un client, rendre visite aux équipes des filiales, présenter vos produits à un salon… 

Établir un planning à court, moyen et long terme

Prévoyez un planning à court, moyen et long terme pour optimiser l’organisation de votre travail au bureau et vos déplacements sur le terrain. Ce planning peut être dressé pour quelques jours, voire une semaine ou même sur une période plus longue et vous permettra d’obtenir une
vue d’ensemble sur votre organisation.

Bien organiser votre travail la veille de tout déplacement

La veille de votre action sur le terrain, effectuez un planning rigoureux de votre travail. À quelle heure quitterez-vous le bureau ou à quelle heure partirez-vous de votre domicile, selon le cas ? Comment aborderez-vous votre journée sur le terrain ? Une organisation à l’avance de votre journée vous permettra d’être plus efficace sur le terrain.

Faire un dispatching avec ses équipes 

Dispatchez à vos collègues les différentes tâches au bureau pour ne pas
« disparaître » pendant vos actions sur le terrain. Vous pourriez demander à un collaborateur de gérer les affaires à votre place pendant votre absence, de vous contacter ou de prendre certaines décisions en cas d’urgence mais aussi avoir travaillé en amont avec vos équipes les différentes situations qui pourraient survenir. 

Réaliser un mapping géographique de vos déplacements

En organisant préalablement vos déplacements et vos itinéraires, vous
économiserez du temps en dehors du bureau et vous enchaînerez efficacement chaque tâche que vous aurez à entreprendre sur le terrain. Le mapping de vos déplacements permettra également à vos collaborateurs au bureau de rester au courant de votre situation géographique approximative à un moment donné, et de pouvoir vous joindre le cas échéant.

Choisir les bons moyens de locomotion

Prendre le train, conduire une voiture ou une moto ou encore prendre le bus ? Après avoir planifié vos déplacements, identifiez les moyens de locomotion les plus efficaces en fonction de votre destination, et surtout ceux qui vous feront gagner du temps, car ce dernier est précieux pour tout entrepreneur. Les transports en commun offrent l’opportunité d’étudier un dossier, ou de préparer une rencontre avec un client.

Confirmer un rendez-vous avant le départ

Si votre action sur le terrain implique une rencontre avec un client, un
fournisseur, un prestataire ou un collaborateur, vous avez certainement déjà pris un rendez-vous. Pensez toutefois à faire une dernière confirmation avant votre départ, car un imprévu peut toujours arriver !

Apporter un terminal connecté

Les nouvelles technologies et la connectivité permanente à internet
constituent un moyen efficace pour organiser parfaitement le travail au bureau et les déplacements en temps réel. Grâce à un smartphone, une tablette numérique ou un ordinateur portable, vous pourrez prendre des notes, consulter des documents du bureau et interagir efficacement avec vos collègues. 

Penser aux imprévus

Prenez de la marge lorsque vous établissez votre planning d’action sur
le terrain. Pensez aux imprévus et aux éventuelles prolongations du délai que vous passerez sur le terrain pour ne pas désorganiser votre retour au bureau.

Établir des rapports de déplacements

Faites un rapport et une évaluation de votre déplacement pour votre propre
utilisation, et pour d’éventuelles transmissions à vos collaborateurs ou à vos
associés. Ces rapports vous permettront de dégager les éventuels travaux
inaccomplis en vue d’une rencontre ultérieure.

Effectuer un planning si vous êtes accompagné par votre équipe

Lorsque vous dirigez votre équipe, effectuez un planning de vos travaux de
groupe sur le terrain. Répartissez les tâches de manière optimale en fonction des compétences de chacun pour assurer la plus grande efficacité d’exécution sur le terrain.

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