BusinessCréerLa banque et les garanties

Affacturage : tout est dans la préparation

L’essentiel du financement des entreprises a pour origine, en France, le crédit bancaire. Cela provient à la fois de la faiblesse des fonds propres des sociétés et des délais de règlement entre les sociétés. En matière de crédit court terme, les banques proposent aujourd’hui quasi exclusivement des contrats d’affacturage. Tour d’horizon sur l’affacturage et son opportunité.

La raison de l’affacturage est que ce type de crédit est adossé à des factures, et qu’il présente un niveau de risque beaucoup plus faible pour eux (du point de vue des banques) que les autres crédits (découvert, ligne de trésorerie). Les entreprises n’ont souvent pas d’autres choix que d’y passer.

L’affacturage est en général relativement cher. Il comprend une commission pour le service, puis des commissions sur les utilisations. Le coût est d’autant plus élevé que la banque ne finance jamais 100% de la facture. Le montant varie en règle générale entre 60 et 90%.

Comme la banque encaissera 100% de la facture, elle dispose donc d’un matelas de cash qui ne vous est pas rémunéré. Il est donc important de bien se préparer. Voyons les points essentiels.

Votre facturation doit être en « béton »

Cela signifie que la chaîne : commande, facture, livraison est parfaitement en place. Les commandes et les bons de livraisons doivent être signés par les clients. Les 3 documents doivent se correspondre et être facilement accessibles.

Le taux d’avoir et sa mise en place

Lié à la qualité de la facturation, il y a le taux d’avoir. Si votre facture est bonne, votre taux d’avoir est en règle générale faible. Cela tombe bien car une des rétentions (le compte de garantie) est en grande partie liée à cela. Évitez les avoirs du type qui annule la facture précédente en globalité, alors qu’en fait un avoir partiel aurait été suffisant. Si vous devez le faire néanmoins, mettez en place une procédure fiable vous permettant d’identifier ces avoirs et d’évaluer leur impact réel. Si par ailleurs vous faites des ristournes, tâchez de les faire au sein de la facture pour faire apparaître le net, plutôt que dans le cadre d’un avoir séparé. Dans le cas où vos avoirs portent sur un volume d’activité (ex : les RFA remises de fin d’année courant dans la distribution), ayez une catégorie d’avoir distincte.

Ça y est votre commande est assurée

Vous lancez votre production. Puis, vous vous mettez d’accord avec le client pour la livraison. Vous livrez le produit dont vous exécutez la prestation. C’est bien, mais ce n’est pas suffisant. Il faut que le client réceptionne ce bien ou ce service.

Les documents essentiels

Pour les biens il s’agit souvent d’un bon de livraison (B/L) ou d’une lettre de voiture (LDV). Ce document doit absolument être signé par le client pour qu’il lui soit véritablement opposable. Il doit également indiquer le contenu de la livraison.. Pour les services, il existe d’autres documents comme les PV de réception qui doivent également être approuvés par le client.

Vous devez gérer les limites de crédit de vos clients

Le factor (la banque) souhaite que vous disposiez d’une assurance-crédit. Si vous n’en avez pas, il vous proposera la sienne. Dans tous les cas, il attache beaucoup d’importance à l’existence de limites de crédit, remises régulièrement à jour. Ces limites de crédit doivent être bloquantes. Cela signifie que quand l’encours du client et ses commandes dépassent la limite, les commandes sont bloquées par défaut. Il vous faut donc agir et prendre une décision : revoir le plafond (temporairement ou sur une plus longue durée), lui demander de régler les factures non payées, lui faire payer d’avance, ou attendre que son encours baisse.

La gestion de la relance des clients est également très importante

La banque s’intéresse au taux d’échus (les factures non réglées à la date d’échéance) et à leur répartition dans le temps. Il est fréquent de trouver des retenues du factor pour les créances dont le retard dépasse 60 jours. Vous devez donc organiser votre relance de façon efficace. Elle doit être rapide et soutenue. Faites de la relance avant échéance dans toute la mesure du possible, car plus tôt vous identifierez les litiges, plus vous serez à même de les régler à la satisfaction du client.

Bien gérer son poste clients

Le constat, c’est qu’il est essentiel de bien gérer son poste client pour être dans la meilleure position possible pour négocier avec son factor. Cela aura également une incidence directe sur le coût de l’affacturage. Il diminuera les rétentions du factor, et parce que vous ferez rentrer plus rapidement l’argent de vos clients. Il réduira en conséquence votre recours à l’affacturage.

Le conseil que nous vous donnons est de toujours revoir ses procédures clients avant de s’engager dans un contrat d’affacturage. Comme de toute façon elles sont essentielles pour la santé financière de votre entreprise, il ne faut pas hésiter à recourir à un expert connaissant à la fois les problématiques du poste clients et les attentes des banques.

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