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A la découverte de l’ECM !

Vous ne savez toujours pas ce qui se cache derrière le terme l’ECM
«Enterprise Content Management» ? Chaque jour, est fait de son lot de
surprises, et notamment lorsqu’on entend les discours de prospects ou
clients qui ont été avisés par des experts ou des techniciens à l’avis
curieux sur la question.

La limitation de la définition

Le terme ECM doit être limité aux deux concepts suivants :

L’ECM est une stratégie qui permet de tirer profit des données
(structurées ou non structurées) de l’entreprise tout en réduisant
simultanément les coûts et les risques associés. La stratégie ECM
restera pertinente tant que les applications informatiques continueront
de gérer le contenu d’entreprise comme une source de données
supplémentaire.
– L’ECM est un marché qui intègre un sur-ensemble de
technologies matérielles et logicielles distinctes mais complémentaires
et nécessaires à la prise en charge de la stratégie ECM définie
ci-dessus.

Les raisons de développer l’ECM

Ainsi, cette
stratégie déployée, votre organisation gagne en efficacité
opérationnelle, que ce soit au niveau de vos opérations front-office ou
de vos opérations back-office. Dans la majorité des cas, le ROI se
dévoile dans les 18 mois, si ce n’est un ROI fulgurant qui apparaît
parfois en 6/8 mois !

L’origine de la confusion

La
confusion autour de la définition de l’ECM est née du fait qu’au cours
des dix dernières années, les éditeurs de logiciels et les analystes ont
voulu réduire sa définition à une suite logicielle ou une plate-forme
de développement. Cela a suscité des débats sans fin, principalement
alimentés par les éditeurs de logiciels, et aussi par l’intérêt
personnel des analystes, sur ce qui constituait vraiment une suite ECM
complète.

Des conséquences parfois fâcheuses

Le processus
est maintenant devenu plus familier. Les experts veulent décrire des
marchés avec des produits et des acronymes. Les éditeurs de logiciels
surévaluent généralement les capacités de leurs produits afin de
satisfaire aux exigences des analystes. Les acheteurs ne sont donc pas
en mesure de déterminer facilement les points forts et faibles des
produits. C’est d’ailleurs une réelle aventure et un chantier fastidieux
pour les conseillers ou les clients eux-mêmes de réussir une
comparaison « juste » et « objective » de plusieurs solutions pour un
même cahier des charges.
En conséquence, les entreprises effectuent
des investissements technologiques inappropriés qui n’apportent pas de
solution à leurs besoins et problèmes.

Il est temps d’abandonner
la notion mythique d’une suite ECM complète. Il faut arrêter d’évaluer
les éditeurs de ce marché en fonction des caractéristiques de leurs
produits. Si votre but est d’aider les utilisateurs finaux à comprendre
les technologies qui composent le marché ECM, vous devez évaluer les
éditeurs de logiciels et leurs offres en fonction des critères suivants:
– De quelle nature sont les problèmes pour lesquels les capacités produits sont optimisées ?
– Quel est le bilan de résolution de ces problèmes dans le contexte de chaque métier et des processus utilisés ?

Un travail déjà entamé par certain

ForresterResearch
a commencé à travailler sur cette notion il y a cinq ans après avoir
segmenté les éditeurs de logiciels ECM en fonction de leurs méthodes de
gestion du contenu : transactionnelle, métier et ad-hoc. Gartner a
récemment repris cette notion dans son rapport Magic Quadrant for ECM en
utilisant une terminologie légèrement différente : il est question de
méthodes de gestion transactionnelles, collaboratives et contextuelles.
Dans
son blog Digital Landfill, l’éloquent président de l’AIIM (Association
of Information and Image Management), John Mancini, se demandait si
l’ECM n’était pas tout simplement une technologie à la recherche d’un
problème à résoudre. Or les problèmes et les capacités à les résoudre
sont bien présents.

Reste maintenant aux éditeurs, consultants et aux analystes d’exposer la réalité.
Dans
ce contexte, certains intégrateurs cherchent aujourd’hui à exposer
cette réalité, en positionnant les solutions proposées comme une réponse
à des problématiques concrètes de l’entreprise et non plus comme « mon
produit, c’est franchement le meilleur, regardez toutes ces
fonctionnalités ! »…

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