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5 conseils pour tirer le meilleur parti de ses premiers bureaux

Le parcours d’entrepreneur est émaillé de certains caps aussi symboliques qu’importants. Premiers clients, premières embauches, première levée de fonds, … Parmi ces derniers, le choix de ses premiers bureaux en est un particulièrement marquant. Si dans un premier temps beaucoup d’entrepreneurs se tournent vers des solutions “clef en main” (centres d’affaires, espaces de coworking, bureaux opérés, …), ces solutions s’avèrent difficilement durables une fois une certaine taille critique dépassée. Vient alors le moment d’envisager de trouver ses propres locaux. 

Creuset de la culture d’entreprise, siège de votre future croissance et facteur d’attractivité pour attirer les meilleurs talents, trouver et opérer par vous même ce futur cocon n’est pour autant pas un long fleuve tranquille. Voici quelques conseils pour passer ce cap sans encombre.

Choisir le bon emplacement est critique

On pourrait sans doute questionner ce premier point tant la pandémie a ouvert la voie au travail à distance, qu’il soit question du télétravail de ses employés ou de rendez-vous avec des clients par exemple. Néanmoins, au moment où vous signez votre bail, n’oubliez pas que vous vous engagez pour un minimum de 3 ans. Si les choses peuvent évoluer très vite dans un sens, elles le peuvent également dans l’autre (cf la hausse de + 29% de bureaux placés en IDF en H1 2022). Vos premiers bureaux doivent s’inscrire dans le temps et pour celà, leur localisation est clef. L’endroit est-il facilement accessible en transports? L’environnement immédiat constitue-t-il un facteur d’attractivité pour vos futurs employés? S’agit-il d’un hub pour l’écosystème dont vous souhaitez faire partie (par exemple à Paris, le 8ème pour les activités financières ou le 2ème et 9ème pour les start-up tech)? Avez-vous un concurrent important avec pignon sur rue à proximité?  Autant de questions à se poser en priorité pour circonscrire votre zone de recherche.

Ne rien négliger pendant les visites

On ne peut que recommander de se faire accompagner par un agent immobilier ou broker pour être certain d’éviter les mauvaises surprises et dégrossir le travail. On sous-estime facilement le temps nécessaire à la recherche d’un espace immobilier avec souvent beaucoup de temps au final perdu pour rien (lieu indisponible, non conforme à l’annonce, …). En amont, il conviendra de mettre à plat tous les coûts (loyer, charges locatives, taxes, travaux à prévoir, charges liées aux prestations prévues dans le bail, honoraires, dépôt de garantie …). Une fois sur place, soyez attentifs et renseignez-vous un maximum. Il n’y a pas de mauvaises questions. Vérifiez l’état des peintures, des sols et des plafonds, des fenêtres et des portes. Si l’isolation acoustique est importante pour votre activité, demandez un diagnostic. Contrôlez l’état des sanitaires et des parties communes ainsi que la sécurité du bâtiment (digicode, portail, interphone, entrée libre). Enfin, n’oubliez pas de regarder l’état des prises téléphoniques (pensez à demander si le bâtiment est équipé de la fibre optique) et si vos connexions mobiles sont bonnes.

Ne pas voir trop petit

Un bureau trop petit choisi principalement en raison de son prix plus faible peut être une erreur de jugement. Si votre startup grandit vite, il vous faudra rapidement changer de bureaux et engager de nouveaux frais  (honoraires d’agence, frais de déménagement, changement éventuel de mobilier, travaux…). Veillez donc bien à choisir des bureaux dans lesquels vous ne serez pas trop vite à l’étroit. Prenez des bureaux dans lesquels votre startup se sentira à l’aise et pourra absorber aisément ses futurs recrutements. On considère généralement qu’il est idéal d’avoir une surface entre 10 et 15m² par salarié, ce à quoi il vous faudra ajouter les rangements et ne pas oublier les normes de sécurité qui pourraient contraindre vos idées d’aménagement. N’hésitez pas sur ce dernier point à vous entourer de professionnels ayant spécifiquement l’habitude de travailler avec des start-ups – comme la jeune pousse française Leosquare –  pour vous accompagner.

S’entourer des bonnes compétences

Gérer un espace de travail est un métier complexe qui demande des compétences spécifiques. Il est temps de songer à s’entourer d’un(e) Office Manager ou d’un(e) Facility Manager. Véritables chefs d’orchestre des services généraux et des équipements au sein d’une entreprise, leur poste est très polyvalent ; ils interviennent en effet aussi bien sur la logistique que sur ce qui a trait à la construction, la sécurité, ou encore le service à la personne. Ces gestionnaires veilleront au respect des normes en matière de sécurité, d’hygiène, d’environnement et assureront la maîtrise des coûts, le tout en adéquation avec les besoins des salariés. Une erreur courante lorsqu’on prend place dans un nouveau lieu de travail, a fortiori plus grand, est de sous-estimer le temps nécessaire à sa gestion au quotidien et à son entretien. Une autre erreur fréquente est de vouloir ventiler les responsabilités de ce qui est un poste à part entière sur des personnes qui ne sont pas des spécialistes (assistant(e)s de direction, fonctions RH, achats, …). Comme pour n’importe quel autre poste, choisissez un(e) spécialiste. Il peut être directement salarié au sein de votre entreprise ou travailler pour une société de Facility Management (FMer). Dans ce dernier cas, l’offre est extrêmement vaste, de la multinationale comme Samsic à la start-up proposant les services d’Office Managers à temps partiel comme Perles Office.

Dotez-vous des bons outils

Demandez à vos équipes sales si elles atteindraient les mêmes performances sans leur CRM ou à vos RH si elles aimeraient se passer de leur logiciel SIRH pour établir les fiches de paie. La réponse sera très certainement sans équivoque. Il en va de même pour votre nouvel espace de travail avec une offre logicielle qui s’étoffe chaque jour que ce soit pour piloter l’offre multiservices qui permet d’entretenir et de maintenir le lieu au quotidien (propreté, maintenance, sécurité, …) ou pour proposer aux occupants une offre de service qui améliorera l’attractivité de l’espace. L’enjeu est double. D’une part, amener de la transparence et de la performance dans l’exécution de ces tâches essentielles au bon fonctionnement de votre espace de travail. Ensuite, s’assurer que celà vous prenne le moins de temps possible en agrégeant pour vous les données sous forme de tableau de bord. La start-up française Myr.ai par exemple vous propose ces fonctionnalités en intégrant l’ensemble de votre écosystème de prestataires au sein d’une interface unique et partagée qui permet un reporting en temps réel via un système de tâches et de photos.

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