Parce qu’oublier les demandes de congés, faire des erreurs de calcul dans la paie et dépasser le budget sont des exemples d’erreurs de gestion bien coûteuses. Les salariés, eux, oublieront des plages de travail et dérangeront leurs gestionnaires quotidiennement avec de petites demandes.

Ce n’est aujourd’hui plus un secret : la gestion de plannings est bel et bien considérée comme une discipline du management à part entière. Avec la digitalisation des entreprises, il est plus que temps que les managers se munissent d’outils efficaces pour la gestion du personnel.

Adapté aux vrais besoins des managers

Plusieurs fonctionnalités complémentaires sont essentielles pour avoir un logiciel polyvalent de gestion de plannings. La plus importante pour le gestionnaire moyen sera sans doute le planificateur. Ce dernier permet de créer un planning de travail en quelques secondes et de le communiquer à peu près instantanément aux salariés par leur smartphone. Tout planning ainsi publié est aussi accessible par le Web, permettant à tous les salariés de retrouver facilement leur emploi du temps. Erreurs et appels inutiles sont ainsi évités. C’est si facile d’utilisation que tous les salariés seront en mesure de se servir logiciel.

L’application permet aussi de responsabiliser les salariés. Ceux-ci doivent soumettre leurs propres disponibilités et demandes directement sur le logiciel. Plus de raisons pour qu’elles se perdent puisqu’elles sont maintenant centralisées à un seul endroit pratique. Les managers peuvent aussi accepter les demandes d’échange de shift de la part des salariés. Cela signifie que le gestionnaire n’a qu’à approuver ou décliner ces demandes en un instant et au moment qui lui convient, sans avoir à passer de coup de fil. Et chaque fois qu’une modification est ainsi apportée au planning, les personnes concernées reçoivent automatiquement une notification poussée ou un email, selon leurs préférences. Autrement dit, le logiciel veille lui-même à ce que chaque personne sache toujours ce qui se passe avec son planning.

En plus du module de planning, la plupart des logiciels offrent aussi une solution pour gérer les temps et les présences. Ce module enregistre les heures d’entrée et de sortie des salariés lorsqu’ils pointent et notent automatiquement le tout dans les feuilles de présence. Les managers peuvent assurer le suivi du pointage de plusieurs manières; par mobile, par ordinateur ou sur une tablette, par exemple. Un périmètre de pointage peut même être établi pour les salariés qui utilisent leur mobile pour pointer, la manière parfaite de déjouer les tricheurs.

Quels sont les avantages de recourir à un outil de planification de plannings?

En termes simples, de tels logiciels minimisent les pertes de temps et vous permettent de mieux investir votre énergie.

Bon nombre de sociétés ont pris la mauvaise habitude de créer leurs plannings sur fichier Excel avant d’adopter un logiciel conçu à cet effet. Excel est un logiciel générique et donc très peu adapté à la planification. Beaucoup trop des fonctionnalités qu’il offre sont complètement impertinentes, alors que d’autres options utiles n’existent pas ou demandent des manipulations très complexes.

Les logiciels spécialisés en gestion de ressources humaines simplifient la planification en ne réunissant que des fonctionnalités vraiment utiles. En pratique, cela se traduit par un produit qui est facile à comprendre et qui rend réellement plus efficace.

La connectivité est sans doute l’élément clé d’un bon logiciel de gestion. Connecter managers et salariés permet de prendre de l’information autrefois limitée au monde physique – tel qu’une feuille de papier épinglée au mur – et de la rendre entièrement accessible. Ainsi, chaque personne a toujours accès à la version la plus à jour du planning. Les mises à jour sont simples à apporter et se communiquent instantanément. Les feuilles de présence se remplissent et se calculent d’elles-mêmes. Les incohérences sont portées à l’attention du gestionnaire automatiquement.

Certains managers qui utilisent de tels logiciels réussissent aujourd’hui à gérer leurs plannings en quelques minutes alors que cette tâche pouvait leur prendre plusieurs heures. Leur abonnement mensuel se rentabilise donc très rapidement.

Pour qui sont les logiciels de gestion de planification?

La clientèle cible comprend principalement des petites et moyennes entreprises. Comme l’objectif est de mieux connecter les salariés et leurs managers, l’application doit être aussi conviviale que possible. Il est donc important d’en tester plusieurs avant d’arrêter son choix. D’ailleurs, plusieurs logiciels ont même des plans gratuits qui vous permettent d’explorer leurs fonctionnalités avant de vous abonner.

Les entreprises comme les détaillants, les hôtels et les restaurants, qui dépendent de plannings variables, sont parmi les plus grands fans de ce genre de logiciels. Les gens qui doivent gérer des salariés sur plusieurs sites de travail aiment tout particulièrement les fonctionnalités qui automatisent le pointage. Il s’avère que la plupart des entreprises arrivent à tirer parti d’une meilleure gestion.