Il arrive d’avoir la sensation de courir sans cesse après le temps et de mettre de côté des actions qui nous font prendre des risques et des tensions inutiles… Et si tout cela n’était en réalité qu’une question de planification de votre journée ?
Commencez par planifier
Planifier demeure le premier bon réflexe que vous devez avoir. Un bateau suit scrupuleusement un axe de navigation pour arriver à sa destination finale. Faites de même sinon vous risquez de dériver, de vous éloigner de votre trajectoire et de ne jamais arriver à bon port. De même, lorsque vous commencez votre journée de travail, établir une feuille de route des tâches que vous devrez effectuer vous permet de mener à bout un projet ou même juste de l’avancer. Essayez autant que possible de réaliser la tâche que vous avez prévue sur votre planning. Évitez de vous disperser en réalisant plusieurs tâches en même temps ce qui diminue votre efficacité. A trop vouloir en faire, on finit par commettre des erreurs.
Listez l’ensemble des missions
Vous ne savez pas comment vous y prendre car la dernière fois que vous avez réalisé un planning de travail c’était celui de votre révision du baccalauréat, que vous n’avez d’ailleurs pas tenu. Pas de panique, il vous suffit de suivre les quelques grands principes qui vont suivre pour planifier avec brio. Commencez par lister l’ensemble des missions essentielles à réaliser. Vous devez toutes les inscrire sans exception, même celles qui peuvent vous paraître évidentes comme la prospection ou la veille concurrentielle.
La déclinaison des missions en tâches
Une fois chaque mission essentielle bien inscrite dans votre liste, il vous faut la décliner en tâches opérationnelles car chaque grand projet peut être divisé en général en sous-parties. Ainsi, amplifier les ventes peut être divisé en envoi d’emailing de prospection, prospection téléphonique, … N’oubliez pas que certaines tâches se répètent plusieurs fois par semaine et vous devez donc prendre en compte le nombre de fois que la tâche va se reproduire ou le rythme auquel vous souhaitez l’effectuer. Une tâche peut avoir lieu une fois dans l’année, le mois, la semaine, et enfin chaque jour, voire plusieurs fois par jour.
Fixez des délais à chaque tâche
C’est ici que la difficulté s’immisce et que votre professionnalisme et votre connaissance du métier va vous servir. Il s’agit d’attribuer à chaque tâche une durée. En général, si la tâche dure plus d’un jour, c’est que vous pouvez la décliner en sous tâches. Placez chaque tâche dans votre agenda pour voir ce que vous pouvez réaliser chaque jour. Vous pouvez par exemple décider de consacrer la dernière heure du vendredi soir à faire le planning de la semaine à venir et ou bien de l’actualiser au fur et à mesure car de nouvelles tâches se greffent dans votre agenda.
Attribuer du temps à une tâche et un horaire de réalisation n’a pas pour seule vertu que d’être inscrite au planning. Cette technique vous permet d’éviter la procrastination et vous fixe un objectif. Si vous ne projetez pas de terminer une tâche en 2 heures, c’est bien simple, vous ne la terminerez pas en 2 heures ! Sa réalisation pourra s’étendre sur 3 heures, ou même la journée entière ! Il vous faut donc vous mettre des limites pour résister à la tentation de vous disperser, de faire autre chose, ou tout simplement de ne pas vous limiter à des détails insignifiants et chronophages. Prévoyez tout de même large afin de gérer d’éventuelles difficultés inhérentes à certaines tâches et pouvoir ainsi ne pas avoir de retard.
Prenez en compte la variété
Dans l’idéal, il peut être tentant de mettre un même type de tâche dans une journée. Cependant vous n’êtes pas un robot et il faut prendre en compte que se focaliser sur une même tâche toute une journée peut vous lasser alors que répartie sur une semaine elle peut apparaître moins fastidieuse. Passer une journée entière à faire de la mise sous pli, par exemple, pour éviter de se pencher sur des dossiers ardus n’est pas créateur de valeurs. Si cette dernière n’a pas un caractère d’urgence autant la répartir sur plusieurs plages. Attention à diversifier vos activités et d’alterner des tâches qui demandent beaucoup de réflexion avec celles plus répétitives. Certains moments de la journée sont plus propices à traiter certaines tâches que d’autres. Pas de tâches d’intense réflexion le vendredi soir par exemple !
Conservez des créneaux pour les imprévus
Avoir un planning bien rempli c’est bien mais n’oubliez pas que vous devez prendre en compte qu’un imprévu peut survenir. Les plannings réglés au millimètre ne tiennent jamais la route ! Chaque jour, n’hésitez pas à insérer une heure de battement dans votre planning. Vous pourrez ainsi gérer des imprévus sans délaisser des tâches prévues le jour même. Si tout se passe bien, vous pouvez éventuellement vous avancer sur une tâche ou prendre du temps pour vous reposer. Aérer son cerveau ne fait jamais de mal et contribue à une meilleure productivité. Vous pouvez également profiter de cette heure supplémentaire pour faire ce que vous n’avez jamais le temps de faire.
Inscrivez vos tâches personnelles
Une pratique de plus en plus courante consiste à inscrire des tâches personnelles dans votre to do list car vous pouvez avoir des tâches personnelles à effectuer en journée et qui peuvent affecter votre planning de travail et vous mettront en difficultés. Aussi, avoir une liste unique vous permet de visualiser l’ensemble des tâches à réaliser. N’hésitez pas à considérer le sport comme une tâche professionnelle. Il est essentiel de tenir sur la durée et entretenir votre corps lui fera le plus grand bien. Vous ne devez d’ailleurs pas culpabiliser quand vous vous occupez de vous. Votre image et votre santé sont essentielles au développement de votre business et à trop tirer sur la corde, elle peut bien finir par céder.
Halte à la procrastination !
Le pire ennemi de l’entrepreneur demeure la procrastination. Nous nous sommes tous déjà dit, « Je le ferai demain, là j’ai un petit peu la flemme… » ou encore « je n’ai pas trop envie de faire cela aujourd’hui ». Cette petite phrase anodine est une véritable serial killeuse de planning ! Non seulement elle a tendance à le désorganiser mais elle entraîne des conséquences parfois redoutables puisqu’elle génère des tâches supplémentaires pour le lendemain. Ainsi, si vous décidez de ne pas envoyer une proposition commerciale car vous n’avez pas envie d’ouvrir votre logiciel, il se pourrait bien que votre client vous relance, ce qui générera davantage de travail car vous devez lui répondre un e-mail et le temps passé représente une perte de temps inutile. Faire tout de suite ce qu’apparemment vous pourriez reporter à demain demeure LA technique infaillible pour gagner du temps aujourd’hui… et surtout demain !
Luttez contre la tentation de reporter
Si vous avez la tentation de reporter votre tâche au lendemain, prenez quelques secondes pour vous en demander la raison. Pourquoi ne souhaitez-vous pas la faire tout de suite ? Est-ce parce que vous n’avez pas tous les éléments nécessaires à son exécution ? Est-ce qu’une urgence parasite votre planning ? Si la réponse est le fait que vous avez peur de vous attaquer à cette tâche ou la flemme, c’est le signe que vous devez la réaliser. Il existe des tâches qui paraissent effrayantes à première vue mais rappelez-vous qu’une fois exécutée, vous ressentirez une immense satisfaction. Ce qui est le plus dur à réaliser procure le maximum de plaisir quand c’est terminé. Et puis de toute manière, si vous ne le faites pas aujourd’hui, cette fameuse tâche reviendra demain donc autant vous faire un cadeau à vous-même en vous l’enlevant de la tête.
Si elle est vraiment coriace
Si la tâche est vraiment trop pénible pour vous, vous pouvez la détailler en de nombreuses micro-tâches simples à réaliser. De ce fait, elle vous paraîtra plus abordable et vous pourrez constater votre avancée au fur et à mesure, ce qui devrait vous encourager à faire la micro-tâche suivante. Par exemple si vous devez rentrer un ensemble de factures dans votre ordinateur, vous pouvez répartir en :
- Agrafer toutes les factures sur une feuille
- Les scanner
- les transférer sur mon ordinateur
- les renommer etc…
- Faites toujours le plus difficile en premier
S’il est parfois difficile de se forcer pour effectuer les travaux qui semblent les plus rébarbatifs en premier, commencez ainsi la journée vous permet de vous libérer du stress qu’ils vous procurent. Une fois ces tâches ardues réalisées, vous aurez l’esprit libre pour réaliser les autres tâches. Vous pourrez passer une bonne journée plutôt que d’attendre le moment fatidique où la tâche devra être effectuée. La mettre en premier vous oblige également à la traiter car elle paralyse les autres en cours. Pour vous encourager à l’effectuer, vous pouvez vous motiver en vous promettant une récompense agréable une fois cette action terminée. Vous pouvez également commencer par une micro-tâche pour vous mettre le pied à l’étrier. Vous aurez ainsi le sentiment d’avoir démarré votre journée et d’avoir déjà bien avancé avant de vous attaquer aux activités les plus ardues. Ces mini-réalisations pourraient vous encourager à continuer et à aller au bout de la mission.
