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Quels sont les outils à utiliser pour le travail collaboratif ?

Le travail collaboratif ne se décrète pas, il se prépare. Au-delà des
formations à mettre en place pour le personnel, l’adoption d’outils performants
s’avère être la clé de cette organisation des tâches.

Qu’est-ce que le
travail collaboratif en entreprise ?

Au sein d’une entreprise, un groupe de personne participe à l’élaboration
et la réalisation de chaque étape d’un projet en vue de sa réalisation. Son
organisation repose sur trois grands axes :

– tous les collaborateurs doivent garder à l’esprit que chaque tâche fait
l’objet d’une amélioration continue ;
– le travail peut être divisé en séquences auxquelles chacun apporte sa
compétence ;
– les informations doivent circuler rapidement et être modifiables par tous.

L’intérêt du travail collaboratif consiste à associer les capacités de
création de tous pour obtenir de meilleurs résultats. La motivation des
différents acteurs joue un rôle essentiel. Il faut donc des outils à la mesure
de l’ambition affichée.

Quels sont les outils
les plus appropriés au travail collaboratif ?

L’organisation et le suivi d’un planning, d’un budget, d’enquêtes ou
d’études de marché font parties des tâches que vos collaborateurs auront à
gérer. Chaque mission est particulière et ne peut se faire sans outil adéquat.
Les fichiers en ligne (agenda, documents word, excel) ont l’avantage d’être
consultables et modifiables à distance. Ils peuvent être lus par tous types
d’appareils et mis à jour simultanément.

Parmi les agendas gratuits sur internet, on trouve Google Agenda,
l’application calendrier sur Outlook.com ou encore l’agenda de Yahoo Mail.
Certains comme celui de Google permettent de disposer d’un code couleur, ce qui
simplifie l’organisation globale. L’application d’Outlook permet quant à elle
de s’abonner aux plannings d’autres utilisateurs ou encore de donner une
priorité à telle ou telle tâche.

En matière d’outils collaboratifs en ligne, les plateformes qui permettent
le partage, le stockage et l’actualisation en temps réel de documents font
partie des plus usités chez les professionnels. On répertorie entre autres
Google Drive, Dropbox et Onedrive. Les outils bureautiques traditionnels commeMicrosoft Office 365 développent eux
aussi progressivement des versions cloud et des applications pour partager et
modifier tous types de documents, par tous les collaborateurs, à partir de tous
les postes.

Les points importants
à respecter

Un outil efficace devra tenir compte des phases de travail synchrones
(vidéoconférence, audioconférence, chat, web conférences…) et asynchrones
(partage ou rédaction de documents) propres à l’entreprise dans laquelle le
travail collaboratif est mis en œuvre.

La maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC)
est au cœur de la mise en place d’une stratégie de travail collaboratif. Quel
que soit votre choix, il faut donc garder à l’esprit que votre outil de travail
doit à la fois rester facile d’utilisation et le plus complet possible afin
d’éviter une multiplication des logiciels et des technologies utilisés.

Enfin, la motivation et l’implication de tous les collaborateurs demeurent
des points déterminants dans le but de réussir la mise en place d’une stratégie
de travail collaboratif. Pour que l’équipe donne le meilleur d’elle-même, il
convient de lui faciliter la tâche par l’adoption d’un logiciel performant,
simple d’utilisation, lisible sur différents appareils, modifiable par tous et
sécurisé, dans le but de conserver précieusement les informations
confidentielles de l’entreprise.

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