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Maîtriser la dématérialisation des marchés publics

Seules 4 % des entreprises en France répondent aux marchés publics par voie électronique. Pourtant, dès 2012, l’état et les collectivités pourront choisir de se passer des dossiers papier. La CGPME Ile-de-France crée une formation pratique et individualisée pour en maîtriser tous les enjeux. Présentation par Bertrand de Boissieu, du cabinet Altamys, chargé de mettre en place cette formation.

Qu’est-ce que la dématérialisation des marchés publics ?

C’est tout simplement la réponse par le biais d’un ordinateur et d’internet à une candidature pour un marché public. Elle remplace la réponse papier dans l’entreprise, qui demandait l’impression et l’archivage d’un volume important de documents papiers.

Depuis 2005, les pouvoirs publics font des efforts continus pour généraliser la dématérialisation des marchés publics, assouplissant pour partie les démarches pour les TPE et PME. Les dossiers de candidatures ne sont pas forcément plus simples à remplir. Par contre, certaines pièces ne sont pas réclamées par le biais électronique. Elles ne sont exigées que si la candidature de l’entreprise est retenue. Le nombre de plateformes publiques, où les offres de marchés sont publiées, où la réponse dématérialisée est possible, a diminué. Ceci est un signe qui prouve la rationalisation de l’offre de l’état. Enfin, les outils de veille et de détection des marchés sont de plus en plus simplifiés et gratuits. Tout cela incite beaucoup plus le chef d’entreprise à répondre à ces candidatures.

Quels sont les gains de la dématérialisation pour une PME ?

La dématérialisation procure des gains évidents pour une PME : le coût d’expédition baisse et le temps de réponse augmente. Elle pousse également le dirigeant à remettre en question l’organisation de ses services, pour plus de performances dans la veille et le suivi des marchés, et l’archivage des pièces et documents réclamés. Bien maîtriser ces procédures facilite aussi la prospection de marchés, en France et dans d’autres pays européens, plus rompus à ce type de pratiques.

Enfin, la dématérialisation est un gain essentiel en termes de sécurité des données. Contrairement à une version papier, le fichier zippé et scellé électroniquement qui est envoyé par l’entreprise garantit la totale confidentialité et intégrité de son dossier. Personne ne pourra l’ouvrir ou le détériorer avant la consultation officielle par le donneur d’ordre.

Quels sont les points qu’il reste à améliorer ?

Pour aller plus loin, il faudrait davantage de simplification du dossier de candidature. Ensuite le certificat électronique, qui sert de signature à l’entreprise, doit être davantage vulgarisé. Il est encore un peu cher pour une petite PME.

En quoi consiste la formation de la CGPME Ile-de-France ?

La CGPME IDF a fait un effort considérable pour accompagner les entreprises dans la maîtrise de la dématérialisation. Sa formation se décline en plusieurs étapes. Des réunions de sensibilisation sont organisées pour sensibiliser les dirigeants, qui parfois ne pensent même pas pouvoir accéder aux marchés publics. Ils bénéficient ensuite d’une journée de formation, organisée autour d’exercices très pratiques sur des plates-formes de dématérialisation. à l’issue de la journée, l’entreprise est accompagnée gratuitement pendant trois mois, via une plateforme d’assistance extranet. En parallèle, un accompagnement individuel dans l’entreprise est possible, à la carte, pour les dirigeants qui le souhaitent.

Quel est l’atout principal de cette formation ?

L’atout de ces formations est leur individualisation. Les formations se font en groupe réduit et, surtout, l’accompagnement permet de poser des questions juridiques et sociales à nos spécialistes et d’accompagner l’entrepreneur lors de ses premières réponses dématérialisées. L’aspect très pratique mérite également d’être à nouveau souligné.

Pourquoi un dirigeant devrait-il se former aujourd’hui ?

2012 arrive très vite, et à cette date, l’état et les collectivités pourront exiger une réponse dématérialisée. C’est déjà vrai aujourd’hui pour les marchés de fournitures informatiques, et cela concernera alors l’ensemble des marchés. La pression européenne est également très forte. 4 % des PME françaises répondent aujourd’hui par voie numérique. L’objectif européen doit les porter à 50 % en 2012. Il devient urgent d’introduire la dématérialisation dans son entreprise. Il serait dommage de passer à côté de marchés par manque d’adaptation de ses équipes à des techniques facilement accessibles.

CONTENU DE LA FORMATION CGPME IDF « MARCHES PUBLICS ET DEMATERIALISATION »

1. Enjeux des marchés publics pour la PME

Réunions de sensibilisation pour les dirigeants pour présenter les enjeux des marchés publics pour les PME et la démarche d’accompagnement gratuite mise en place par la CGPME IDF en matière de la Réponse Dématérialisée aux Appels d’Offres.

2. Rencontrer les acteurs des marchés publics

Réunions de professionnalisation entre les dirigeants de PME et les acteurs à la source des marchés publics pour s’approprier leur démarche.

3. Comment répondre aux appels d’offres par voie électronique ?

Formation à la dématérialisation pour les entreprises désirant se familiariser avec la réponse par voie électronique aux appels d’offre des marchés publics.

Contenu : les pré-requis nécessaires, préparation du dossier de candidature et de l’offre, exercices pratiques de dépôt sur 4 plateformes de dématérialisation…

Durée : 1 journée

Publics : dirigeants de TPE et PME et leurs collaborateurs

4. Accompagnement aux premières réponses dématérialisées

Mise à disposition d’une cellule d’assistance au travers d’un extranet dédié et une hotline personnalisée pour toute entreprise ayant suivi une formation et un accompagnement intra entreprise pour 20 entreprises d’Ile-de-France

Visites en entreprise pour les accompagner dans les premières démarches (initiation au marché public, aide juridique et technique, optimisation de la réponse…).

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