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Comment limiter sa connexion sans nuire à sa boite

La déconnexion vous a peut-être donné l’envie et les bonnes raisons pour ne pas être connecté tout le temps à internet ou à votre smartphone. Pourtant, il faut bien vous tenir informé afin de réagir en temps et en heure notamment pour les demandes clients. Zoom sur quelques bonnes pratiques qui peuvent vous aider à vous déconnecter.

Déléguer à vos collaborateurs

Qu’on le veuille ou non, c’est la meilleure méthode pour vous permettre de ne plus avoir à vous connecter. Si quelques irréductibles et grands comptes auront du mal à ne plus à faire appel à vous directement, vous pouvez indiquer à l’ensemble de vos contacts que vous n’êtes plus celui qui répondra à leur demande mais à un responsable. Si les habitudes ont la vie dure, vous pouvez faire en sorte de transférer chaque email et que ce soit le collaborateur en question qui réponde jusqu’à ce que votre client, par exemple, s’habitue à ce que vous ne soyez plus l’interlocuteur principal. La pratique courante consiste à réaliser une mise en relation puis à transférer tout simplement en indiquant à la personne de traiter afin que le nouvel interlocuteur répondre directement. Une bonne manière de procéder si vous ne souhaitez pas être connecté tout le temps. 

N’allumer vos téléphones, réseaux sociaux et email qu’à certains moments

Lorsque l’on souhaite se déconnecter ou limiter sa connexion, mieux vaut déterminer des moments où vous allez y accéder. Vous pouvez par exemple, vous connecter une fois le matin et une fois le soir. Rien ne vous empêche de le faire vers 9H et 16H et de rajouter une session le midi si vous recevez particulièrement beaucoup d’emails. Vous n’êtes ainsi pas dérangé pendant les plages 9H-12H ; 13H-16H par exemple. Dans la plupart des cas, rien n’exige votre présence immédiate donc autant vous déconnecter de vos différents outils et être concentré pendant ces plages horaires ou tout simplement profiter du calme. Rien ne vous empêche de dire que vous êtes actuellement en congés avec une connexion limitée et d’indiquer le chemin à suivre si on souhaite vous faire part d’une urgence notamment en faisant appel à une assistante virtuelle qui peut se charger de vous contacter sur un autre numéro en cas d’urgence. 

Créer deux types d’emails et téléphones

Si vous souhaitez vous déconnecter sauf en cas d’urgence, rien ne vous empêche de distinguer ce qui relève de l’urgence de ce qui n’en relève pas. Ainsi vous pouvez donner un numéro de téléphone ou un email où vous joindre uniquement à vos clients ou vos proches collaborateurs, les autres devant passer par leurs intermédiaires pour avoir ce numéro. Cette distinction peut d’ailleurs vous servir à assurer la transition notamment si vous souhaitez par exemple recruter un collaborateur pour gérer l’ensemble de la relation clients et qui n’aura qu’à prendre le téléphone ou le nouvel email pour assurer la transition. Vous pourrez ainsi le faire progressivement et même former le collaborateur aux différentes demandes en lui demandant de les analyser et la réponse qu’il apporterait. Dans tous les cas, cela vous permettra d’être moins sollicité en divisant les appels qui relèvent de l’urgence ou de l’important, des demandes plus traditionnelles.

Recruter tout simplement une assistante

C’est la solution utilisée depuis la nuit des temps mais qui reste toujours d’une efficacité redoutable. Si vous avez les moyens d’avoir une assistante, il s’agit souvent d’une bonne pratique qui vous évite d’être dérangé. Choisissez là avec soin car elle doit avoir toute votre confiance. L’assistante représente souvent le bras droit du chef d’entreprise et les performantes vous connaissent par cœur et savent combler vos défauts par leur professionnalisme et leur rigueur. Il n’est pas rare d’ailleurs qu’elles soient considérées au même niveau que les dirigeants dans l’organigramme car elles peuvent souvent se substituer à lui à tout moment. En plus de tout cela, il faut avouer qu’une assistante donne toujours l’image d’une entreprise pérenne et en bonne santé.  A noter que certaines formules permettent d’avoir désormais des assistantes à distance et que certaines sociétés se sont spécialisées dans ce type de service, tout comme certaines ont mutualisé l’accueil. 

Un travail mental avant tout

Une fois tout ceci dit, il faut se rappeler que la déconnexion est avant tout un travail mental. Il s’agit soit d’apprendre à faire confiance au travers de la délégation, ce qui n’est pas facile et peut se faire progressivement comme nous l’avons vu, soit et peut-être surtout d’arriver à se déconnecter. Personne ne vous oblige à consulter vos emails aussi régulièrement et finalement le plus grand obstacle dans la déconnexion reste nos propres réflexes. Si vous avez vécu les périodes avant l’apparition des téléphones portables en entreprise, vous pouviez prendre en compte qu’une personne ne soit pas disponible quelques heures et c’est encore le cas aujourd’hui. Le premier réflexe dans la déconnexion reste de véritablement prendre conscience qu’il existe très peu de situations où votre présence immédiate est demandée et encore moins de situations où une personne ne peut substituer à vous. Certains dirigeants considèrent d’ailleurs que l’une de leurs fonctions est justement de ne pas se rendre indispensable. En effet, l’entreprise si on la regarde de l’extérieur prend de la valeur si elle n’est pas dépendante d’un seul homme et que son devenir n’est pas en cause si celui-ci disparaît ou est remplacé.

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