GérerGestionLes factures et registres

La facture, une obligation essentielle dans toute entreprise

Le premier client arrive et il arrive souvent de créer sa facture à partir d’une autre que l’on a reçue. Vous pouvez consulter un site internet pour dénicher un modèle de facture mais il faut savoir, avant tout, qu’elle demeure une pièce comptable qui répond à des règles légales : certaines mentions demeurent obligatoires et dépendent du statut de l’entreprise. Il faut donc y prêter une attention.

Que représente la
facture ?

La facture est un document détaillé des prestations ou des marchandises
vendues (quittance pour une facture payée, note, relevé). Il s’agit d’un
document de nature commerciale et comptable établi par une structure juridique
(société, association, entrepreneur individuel par exemple) pour constater les
conditions des achats et ventes de produits, de marchandises ou de services
rendus (nature, quantité, poids, qualité, prix, conditions et échéance de
paiement notamment).  Source www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits

La facture est-elle obligatoire et dans quelles circonstances ?

  • Lors de prestation de service
    ou de vente de marchandise entre professionnels ;
  • Lors de ventes à distance, à savoir les échanges
    intracommunautaires pour lesquels l’acquéreur est un particulier
    (notamment vente par correspondance) ;
  • Lors de
    livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art,
    d’objets de collection ou d’antiquité.

Attention ! Toute prestation de services effectuée pour un particulier doit
faire l’objet d’une note, lorsque le prix est égal ou supérieur
à 25 €TTC.

Tout manquement à l’obligation de facturation entre professionnels est
passible d’une amende pénale de 75 000 €, cette amende pouvant
être portée à 50 % de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être
facturée, et d’un redressement fiscal (de 50 % du montant de la
transaction).

Quelles sont les 5 fonctions de la facture ?

  • Une fonction juridique : elle constitue la preuve
    juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise
    vendue, et constate le droit de créance du vendeur (quittance par
    exemple).
  • Une fonction commerciale : elle détaille les
    conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client,
    notamment le montant à payer.
  • Une fonction comptable : elle sert de
    justificatif comptable, nécessaire à l’établissement des comptes annuels.
  • Une
    fonction fiscale
     :
    elle fait office de support à l’exercice des droits sur
    la TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l’impôt.

La note d’honoraires est un document tenant lieu de facture, établi par un
professionnel exerçant une profession libérale. Elle est soumise aux mêmes
règles que la facture.

Que doit comporter la facture ?

  • Des mentions
    obligatoires
    ,
  • Être rédigée en français,
  • Être
    établie en 2 exemplaires, l’original étant conservé par le client.

Elle peut être délivrée sous forme papier ou électronique sous certaines
conditions.

Attention !

Un ticket de caisse n’est pas considéré comme une facture ; il s’agit
uniquement d’une preuve d’achat qui peut permettre le remboursement ou
l’échange d’un produit défectueux.

Quel est le délai d’émission d’une
facture ?

Une facture doit être délivrée dès la réalisation de la vente
(c’est-à-dire, en principe, au plus tard à la livraison de la marchandise) ou
dès la prestation du service.

Un différé de 15 jours de la facturation peut être admis pour les
nécessités de la gestion administrative des entreprises.

La facturation peut être établie de manière périodique pour plusieurs
livraisons de biens ou prestations de services distinctes réalisées au profit
d’un même client pour lesquelles la taxe devient exigible au cours d’un même
mois civil. Cette facture périodique ou récapitulative doit être établie au
plus tard à la fin de ce même mois : le délai de facturation ne peut pas
dépasser un mois.

La date d’émission de la facture fait partie des mentions obligatoires.

Attention ! Les originaux ou les copies des factures doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la vente ou de la prestation de service.

Faut-il numéroter les factures ?

La numérotation des factures est représentée par un numéro unique
basé sur une séquence chronologique continue
, sans rupture. Il n’est pas
possible d’émettre des factures a posteriori. Deux factures ne peuvent pas
avoir le même numéro.

Le numéro de la facture fait partie des mentions obligatoires.

Comment annuler ou rectifier une
facture ?

En cas d’erreur ou de remise accordée après son émission, une facture peut
être annulée ou rectifiée mais doit suivre un processus très strict afin de ne
pas se trouver dans une situation illégale vis-à-vis de l’administration
fiscale.

Attention !

Facturation électronique pour les
fournisseurs du secteur public

La facturation dématérialisée est obligatoire pour les grandes entreprises
(plus de 5 000 salariés) et pour les entreprises de taille intermédiaire
(250 à 5 000 salariés). Elle sera étendue aux petites et moyennes entreprises
(10 à 250 salariés) au 1er janvier 2019 et aux très petites
entreprises (moins de 10 salariés) au 1erjanvier 2020.

Quelles sont les
mentions obligatoires sur toute facture ?

  1. Date d’émission de la facture
  2. Numérotation de la facture (sur toutes les pages)
  3. Date de la vente ou de la prestation de service
  4. Identité de l’acheteur (nom, adresse)
  5. Identité du vendeur ou du prestataire (dénomination sociale, forme
    juridique, adresse, numéro d’immatriculation ou « Siret en cours d’attribution
    »)
  6. Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur (à condition que la facture
    soit supérieure à un montant total HT de 150 €)
  7. Numéro individuel d’identification à la TVA du client professionnel (à
    condition que ce dernier soit redevable de la TVA, que la facture soit
    supérieure à un montant total HT de 150 € et que le client professionnel soit
    étranger)
  8. Désignation du produit ou de la prestation
  9. Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni
  10. Prix catalogue (prix unitaire ou taux horaire hors TVA)
  11. Majoration éventuelle de prix (transport, emballage…)
  12. Taux de TVA légalement applicable et montant de TVA correspondant
  13. Remises ou rabais
  14. Sommes totales à payer (HT et TTC)

Quelles sont les
mentions obligatoires entre professionnels ?

Aux obligations
précédentes, il faut ajouter la date de paiement. En l’absence de stipulations
contractuelles, le délai de paiement sera de maximum 30 jours après la
réception des marchandises ou l’exécution de la prestation.

Mais il est possible de négocier
contractuellement un délai différent :

  • 60 jours maximum après la date d’émission de la facture ; 
  • 45 jours maximum après la date d’émission de la facture en cas de facture
    périodique ;
  • 45 jours maximum après la fin du mois de réception de la facture.

Il est impossible de prévoir des délais
supérieurs. 

La facture ne peut pas être rédigée à la
légère. Il faut donc en amont envisager de rédiger des factures qui puissent
permettre d’agir en toute sécurité et ne pas créer des contentieux.

Source
www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits

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