L’entretien annuel appelé aussi l’entretien d’appréciation devient de plus en plus un rendez-vous et un acte de management incontournable dans les entreprises. Même si celui-ci n’est pas toujours obligatoire par le code du travail, certaines conventions collectives tendent à l’imposer. De toute manière, il s’agit d’une bonne pratique donc autant le mettre en place. 

Moment unique de rencontre

C’est un moment unique de rencontre entre le manager et son collaborateur pour faire un point exhaustif sur les résultats du salarié. Il s’agit de voir ses points forts et axes d’amélioration ainsi que ses attentes : accroissement du périmètre de responsabilités, évolution de fonction, changement de métier, souhaits en matière de formation. C’est aussi le moment pour le collaborateur de s’exprimer et de parler très ouvertement de ses besoins. Il ne faut hésiter à aborder ses difficultés à communiquer avec son Manager, son positionnement au sein de l’équipe, ses frustrations, doutes ou même mal être.

Moment de bilan pour les équipes

L’entretien individuel permet aussi à l’entreprise toute entière de faire un bilan sur ses équipes et sur l’activité des différents services. Elle peut grâce à lui faire progresser les collaborateurs au niveau individuel mais aussi collectif. Aussi elle peut favoriser la motivation et l’implication des salariés.

Aussi, l’entretien annuel est en lien direct avec la fiche de poste qui définit les missions du collaborateur et les objectifs liés à son activité. Il est recommandé de ne pas traiter dans cet entretien les sujets liés à la rémunération et/ou aux différents avantages de la fonction. Toutefois il vous faudra donc prendre RDV avec son collaborateur pour traiter ce sujet rapidement.

Les formalités obligatoires à respecter avant la mise en place des entretiens

Informer les représentants du personnel

L’employeur se doit d’informer les instances représentatives du personnel sur les techniques et méthodes mises en œuvre (article L 122-3). L’employeur se devra donc de consulter le délégué du personnel dans une petite PME ou le CHSCT et le CSE dans les PME de taille plus importante. De manière générale le CSE doit être informé sur toutes mesures ayant un lien avec les conditions de travail, l’évolution de carrière et le salaire (article L 2323-27).
Les délégués du Personnel peuvent à tout moment intervenir s’ils considèrent que le processus d’évaluation et/ou son contenu porte atteinte aux libertés individuelles dans l’entreprise (article L 2313-2)

L’entretien d’appréciation et ses deux phases 

1/ Faire le bilan de l’année écoulée

C’est-à-dire : 

• actualiser si nécessaire le cadre de référence (poste, environnement, événements survenus pendant l’année
• porter une appréciation sur la prestation réalisée, en insistant sur les réussites (compétences mises en œuvre, prise d’initiative, force de proposition…) 
• définir des axes de progrès en identifiant les compétences qu’il faut développer et les moyens à mettre en œuvre pour y parvenir
• enregistrer les attentes et les souhaits d’évolution de l’intéressé.

2/ Elaborer un contrat d’objectifs et des plans d’actions pour l’année à venir

C’est-à-dire : 

• fixer des objectifs liés aux missions permanentes du poste, qui sont les missions essentielles et récurrentes. Remarque : des objectifs prioritaires peuvent être ajoutés ou supprimés en fonction de l’évolution du contenu du poste,
• fixer des objectifs ponctuels : ce sont des objectifs dont la réalisation s’inscrit dans une durée limitée et dont leur déroulement est à déterminer dans le temps.

Que doit contenir le support d’évaluation ?

Il faut avant tout entretien rédiger un document très souvent réalisé sous la forme de grille et traitant des sujets suivants :

• Nom et Prénom du Collaborateur
• Nombre d’années de présence dans l’Entreprise
• Différents postes occupés
• Poste actuel : nom du poste, date de démarrage
• Compétences requises – Compétences observées (indiquer des niveaux) – commentaires
• Auto Motivation du Collaborateur (indiquer des niveaux)
• Progression Personnelle (indiquer des niveaux)
• Adaptation au Changement (indiquer des niveaux)
• Créativité et prise d’initiative
• Évolution envisagée : oui/non court terme – moyen terme
• Besoins en formation exprimés par le Collaborateur
• Besoins en formation suggérés par le Manager
• Objectifs fixés pour la nouvelle année :
• Il faut qu’ils soient clairs, pas trop nombreux, exprimés et validés lors de l’entretien.
• Conclusion de l’entretien :

Quelques phrases résumant la teneur de l’entretien et les principaux objectifs fixés.
Le document doit ensuite être remis au collaborateur impérativement daté et signé par le Manager et le Collaborateur.

Quand et où se passe l’entretien ?

Quand : l’entretien doit être programmé au moins quinze jours avant sa tenue et il doit être remis au collaborateur la trame d’entretien pour que celui-ci prenne le temps de le préparer.

Où : l’entretien doit se tenir dans un endroit clos et confidentiel et si possible autour d’une table ronde pour éviter la distance et le caractère trop formel ; en aucun cas sur un coin de table au restaurant !

Quelle durée pour les entretiens ?

Cet entretien doit durer au moins deux heures pour permettre à chacun de s’exprimer librement. C’est un acte essentiel dans la vie du collaborateur et de son manager et il faut savoir prendre du temps. Il est fortement conseillé au Manager de programmer au maximum deux entretiens par jour et de ne jamais l’annuler à la dernière minute.

La fixation des objectifs et axes de progrès 

Une fois ces entretiens réalisés il doit être prévu au mieux le jour même ou au pire dans les quarante-huit heures de définir puis rédiger au bas du formulaire les principaux objectifs fixés pour l’année à venir et les axes de progrès évoqués en entretien et validés par le collaborateur. 

N’oubliez pas de préciser les besoins en formation

Là aussi les préciser et bien mentionner s’ ils sont validés par les deux parties et quant il est prévu de les mettre en œuvre.

Les qualités mises en œuvre pour réussir son entretien :

• Être précis : argumenter en utilisant des exemples concrets et mesurables
  Fixer un plan de l’entretien : le repréciser au début de l’entretien
• Oser dire : parler des points positifs mais aussi de ceux qui le sont moins, dire la vérité
  Rester factuel : éviter le verbiage, être précis pour exprimer les points faibles
• Se montrer vigilant : éviter que l’entretien dérive et au besoin recadrer le sujet
• Savoir écouter : privilégier ces instants de communication pour écouter les avis, recueillir les idées traitant aussi de la vie de l’entreprise

Détacher cet entretien de toutes questions liées au salaire même si le salarié insiste.

Le suivi des entretiens annuels :

Il est essentiel d’assurer un suivi dans le temps et de programmer des rendez-vous intermédiaires avec le salarié. Il faut en effet s’assurer que les nouveaux objectifs sont réalisés, que le poste est bien tenu si celui-ci a évolué.

Si des besoins en formation ont été validés, vous assurez qu’ils ont ou vont avoir lieu comme prévu. Sans ce suivi cet entretien annuel pourrait ne servir à rien, être très mal ressenti par votre salarié qui serait légitimement en droit de vous le reprocher au plus tard lors de son entretien avec vous l’année suivante !