GérerGestion du temps et du stressManagement

6 conseils pour apprendre à bien s’organiser

Pour optimiser le plus possible votre temps, vous devez
apprendre à bien vous organiser. Vos journées ne doivent pas se décider le
matin même en arrivant au bureau. Connaître au préalable ce qui vous attend vous
permet d’éviter le plus possible de composer avec l’imprévu. Prenez le temps
nécessaire à la mise en place de votre emploi du temps. Voici 6 conseils pour
bien vous organiser.

1/ Planifier les activités

Vous ne pouvez pas réussir à conserver tous vos rendez-vous
et autres activités en mémoire. Tout planifier dans un agenda peut vous
faciliter grandement la vie. Il s’agit même d’un point indispensable qui
réduira votre stress. Laissez le moins de place possible à l’imprévu pour
maîtriser totalement vos journées. Ne vous contentez pas de prévoir uniquement
la journée qui arrive. Planifiez les différents moments de la semaine voire du
mois pour conserver une vision à long terme de ce qui vous attend. En optant
pour une telle durée, vous garderez la possibilité de modifier ou d’aménager votre
emploi du temps comme vous le désirez. Profitez-en également pour inclure des
moments de loisir et des moments pour gérer les imprévus. L’occasion idéale
pour allier vos différentes activités, et le tout, sans aucune pression !   

2/ Prévoir des
ajustements

Prévoir à l’avance vos journées vous offre une possibilité
que vous n’auriez pas si vous ne le faisiez pas : pouvoir ajuster votre
emploi du temps de façon efficace. Organisez chaque semaine un bilan de ce que
vous avez fait pour vérifier l’avancée de vos projets, ou encore la bonne tenue
de vos rendez-vous. Vous pourrez alors prévoir les changements nécessaires. Un
autre bénéfice s’offre à vous grâce à cette organisation : finaliser le
planning de la semaine qui arrive avant le week-end vous permet de profiter
pleinement de vos jours de repos. Pour optimiser au maximum votre agenda, demandez-vous
quelles sont les raisons qui vous ont poussés à changer votre emploi du temps
afin de pallier ce type de situation à l’avenir. Devenez prévoyant !

3/ Etablir des
priorités

Vous devez accepter que vous ne réussirez pas forcement à
tout faire dans la journée. Pour rester le plus efficace possible, établissez
des priorités. Lorsque vous réalisez votre agenda, pensez toujours à réaliser
cette étape au préalable pour ne pas les oublier. N’hésitez pas à rendre bien
plus visible ce qui demeure prioritaire dans votre planning. Dans le cas
contraire, vous vous retrouverez à devoir vous en occuper à la dernière minute,
le tout, accompagné d’une montée d’adrénaline et d’une diminution de la qualité
de votre travail. Prévoyez toujours un délai un peu plus large pour la
réalisation de ces tâches afin de pallier n’importe quelle sorte d’imprévu.

4/ Aménager des
plages de disponibilité

Pour rester organisé toute la journée, il vous faut penser à
chaque détail. Que pouvez prévoir de plus ? Pour éviter de vous faire
déranger toutes les minutes, prévoyez d’établir des plages horaires libres. Communiquez-les
à tous vos salariés afin que ces derniers ne vous dérangent pas en dehors des
périodes prévues à cet effet. Mettez-les à des moments stratégiques. Rappelez-vous
que votre concentration ne peut pas demeurer optimale toute la journée. Trouvez
les instants où votre efficacité diminue de façon conséquente pour placer les
créneaux horaires où l’on peut vous déranger. Pour obtenir de l’ordre même
durant cette période, n’hésitez pas à instaurer un système pour réserver un
rendez-vous à l’avance. Vous pourrez ainsi prendre plus de temps pour préparer la
rencontre. Organisez-vous en toute circonstance !

5/ Ne pas organiser
trop de réunions

Organiser des réunions demeure nécessaire pour le bon
fonctionnement de votre entreprise. Il ne faut tout de même pas en prévoir
trop. Elles peuvent vite tourner à la réunionite et représenter une perte de
temps. L’organisation peut devenir plus difficile si le nombre de réunions est
trop important. Une diminution de la motivation des participants peut également
se faire ressentir. Prévoyez un rassemblement uniquement quand la situation le
demande et de façon à pouvoir tout préparer. Avant de mettre en place quoi que
ce soit, demandez-vous si le message que vous souhaitez faire passer peut se
faire à l’aide d’un simple mail ou d’un mémo. Si cela s’avère suffisant, ne
perdez pas de temps dans une réunion inutile. Interrogez-vous à chaque fois sur
son utilité.

6/ Eviter de trop
parler  

Peu importe la situation dans laquelle vous vous trouvez, lorsque
vous faites face à des interlocuteurs, ne perdez pas de temps inutilement en
vous attardant dans la discussion. Vous risquez de sortir de votre emploi du
temps et de ne pas respecter le temps alloué à ce moment. Contentez-vous
d’aller uniquement à l’essentiel. Ne monopolisez pas non plus le temps de
parole. De cette façon, vous ferez preuve de respect envers les personnes
présentes, et vous leur laisserez plus de temps pour s’exprimer et partager
leur avis. Cherchez toujours le moyen le plus rapide de transmettre votre
message et de prendre l’opinion des autres. Votre agenda ne se modifiera plus à
cause de discours interminable. Devenez un maître en la matière !

Dans la vie d’un entrepreneur, une des clés de la réussite
demeure dans l’organisation. Garder une maîtrise totale sur votre temps vous
permet de ne pas vous laisser surprendre par des imprévus et de ne laisser
aucune place au stress. Prévoyez toutes vos activités futures avec soin.
Profitez-en également pour tenter d’harmoniser au mieux votre vie professionnelle
et privée. Ajoutez dans votre emploi du temps des activités personnelles pour
bâtir vos journées autour et accorder-vous des moments. Vous pourrez ainsi conserver
votre efficacité. A vos agendas !

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