Au sein de votre entreprise, tout comme au sein de toute organisation, la discipline est une composante essentielle au bon fonctionnement de votre organisation. Chaque entreprise est libre d’adopter sa propre méthode pour faire régner la discipline du moment qu’elle respecte les lois en vigueur. Mais alors comment faire pour que la discipline soit respectée ?
La discipline désigne un ensemble d’obligations qui régissent une collectivité et visent à maintenir l’ordre. Elle renvoie à une ligne de conduite précise. En entreprise, elle favorise notamment la cohésion et la bonne organisation des équipes.
La discipline s’inscrit dans le règlement intérieur
En tant que dirigeant, vous disposez d’un pouvoir disciplinaire. En d’autres termes, vous décidez unilatéralement, c’est-à-dire par votre propre volonté, et vos décisions s’imposent à tous les salariés. Vous décidez de votre mode d’organisation au sein de votre entreprise.
Le Comité Social et Économique (CSE) doit être consulté pour avis (qui demeure consultatif). Notez que les anciennes instances (CHSCT, délégués du personnel) ont été intégralement fusionnées au sein du CSE. Vous devez également en transmettre un exemplaire (ou en effectuer le dépôt dématérialisé) auprès de la DREETS (Inspection du travail) ainsi qu’au greffe du conseil de prud’hommes.
Le règlement intérieur s’impose à de nombreux établissements, notamment aux entreprises industrielles, commerciales ou agricoles, aux offices publics ou ministériels, aux professions libérales, aux syndicats, aux sociétés mutualistes, aux organismes de sécurité sociale, aux associations et aux sociétés civiles. L’employeur doit le mettre en place lorsque l’effectif atteint au moins 50 salariés pendant 12 mois consécutifs, conformément aux dispositions en vigueur.
Le contenu du règlement intérieur
Le règlement intérieur constitue un document obligatoire pour votre entreprise.
- Il définit les règles que chacun doit respecter.
- Il rappelle également les garanties applicables et précise les dispositions relatives à la santé, à l’hygiène et à la sécurité.
- Il encadre aussi les règles concernant le harcèlement moral et sexuel ainsi que les agissements sexistes.
Ce règlement doit respecter les dispositions prévues par la convention collective de votre branche ou de votre secteur d’activité. Il doit également tenir compte des accords d’entreprise applicables. Le droit du travail impose une hiérarchie des normes qui articule le cadre légal et les accords collectifs.
Le règlement intérieur s’applique à tous les membres de l’entreprise. Il contribue ainsi à organiser la vie collective. La hiérarchie veille à son respect et à son application. Elle peut également accorder des dérogations lorsque la situation le justifie.
Le règlement prévoit aussi les sanctions applicables en matière de discipline, de santé et de sécurité. Elles concernent toute personne qui travaille dans l’entreprise. Selon le secteur d’activité, des notes de service ou des règlements internes peuvent compléter ces dispositions.
Une obligation de le faire connaître
Le règlement intérieur doit être porté à la connaissance de l’ensemble du personnel par tout moyen lui donnant date certaine (affichage, mise à disposition sur l’intranet de l’entreprise ou envoi électronique).
L’absence de règlement intérieur dans une entreprise d’au moins 50 salariés, la présence d’un vice de procédure dans son élaboration, ou le maintien d’une clause déclarée illégale par l’inspecteur du travail, engendre pour l’employeur une contravention de 4ᵉ classe (jusqu’à 750 € d’amende pour une personne physique ou 3 750 € pour une personne morale).
Il prend effet au plus tôt un mois après l’accomplissement des formalités de dépôt et de publicité, devenant ainsi opposable à l’ensemble du personnel. Sans la réalisation de ces formalités d’information et de transmission, vous ne pourrez valablement sanctionner vos salariés ni faire respecter la discipline.
Dispositions relatives à la discipline
En lien avec la discipline, plusieurs dispositions sont prévues :
- Horaires et modalités de travail : Les salariés doivent respecter les horaires établis. Cette obligation concerne également les règles applicables au travail à distance ou au télétravail. Ils doivent être présents à leur poste aux heures fixées.
- Accès à l’entreprise : Le règlement définit les conditions d’entrée et de sortie du personnel. Il précise également les règles d’accès aux locaux. L’introduction de personnes extérieures sans autorisation préalable peut être interdite.
- Usage des locaux et du matériel : Le règlement encadre les sorties pendant les heures de travail. Il précise aussi les conditions d’utilisation du matériel professionnel et des outils numériques de l’entreprise. Les salariés doivent respecter les consignes de sécurité informatique.
- Exécution de l’activité professionnelle : Chaque salarié doit respecter les instructions de ses supérieurs hiérarchiques, dans le respect des règles légales, éthiques et déontologiques. Il doit également respecter le caractère propre de l’établissement et son devoir de discrétion professionnelle.
- Retards et absences : Les salariés doivent justifier tout retard ou toute absence dans les meilleurs délais. En cas d’absence pour maladie ou accident, ils doivent transmettre un certificat médical dans le délai prévu par les dispositions applicables, souvent fixé à 48 heures. Toute autre absence imprévisible doit également faire l’objet d’une justification rapide, selon les règles en vigueur dans l’entreprise.
- Interdiction des discriminations et du harcèlement : Aucun salarié, stagiaire ou candidat à un recrutement ou à une formation ne peut subir de discrimination, directe ou indirecte. Cette protection concerne notamment la rémunération, la formation, la qualification, la classification, la promotion, la mutation ou le renouvellement du contrat. Elle s’applique notamment lorsqu’une personne a subi ou refusé de subir des faits de harcèlement sexuel, des agissements sexistes ou du harcèlement moral. Les auteurs de tels agissements s’exposent à des sanctions disciplinaires.
Entre fautes et sanctions
Détenteur du pouvoir disciplinaire, vous avez la possibilité de sanctionner un comportement fautif de la part de vos salariés. Il n’existe pas de définition légale exhaustive de la faute : « Constitue une faute tout agissement du salarié considéré comme fautif par l’employeur ».
Il existe différents degrés de fautes :
- Faute simple / légère : Manquement de faible gravité.
- Faute sérieuse : Manquement rendant difficile le maintien du contrat mais permettant le préavis.
- Faute grave : Agissement d’une gravité telle qu’il rend impossible le maintien du salarié dans l’entreprise et impose son départ immédiat (sans préavis ni indemnité de licenciement).
- Faute lourde : Faute grave commise avec l’intention de nuire à l’employeur ou à l’entreprise.
« Constitue une sanction toute mesure, autre que les observations verbales (= toute sanction disciplinaire doit être formulée par écrit), prise par l’employeur à la suite d’un agissement considéré par lui comme fautif, que cette mesure soit de nature à affecter ou non la présence du salarié dans l’entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération. »
Certaines sanctions demeurent strictement illicites : les sanctions pécuniaires (retenues sur salaire), les sanctions discriminatoires et celles liées à l’exercice d’un droit fondamental ou à la vie privée. Toutefois, si un fait tiré de la vie privée cause un trouble objectif caractérisé au fonctionnement de l’entreprise, une mesure appropriée peut être envisagée. Vous conservez le droit d’individualiser les sanctions et de tenir compte des antécédents disciplinaires non prescrits (dans la limite de 3 ans) pour apprécier la récidive.
Recours judiciaires contre la sanction
Le salarié a la possibilité de contester la sanction en saisissant le Conseil de Prud’hommes. Ce dernier peut décider d’annuler une sanction si elle est :
- Irregulière en la forme : Non-respect de la procédure disciplinaire (délai de convocation, entretien préalable, notification hors délai de 1 mois, etc.) ;
- Injustifiée : Absence de preuve matérialisant la faute ou preuve obtenue par des moyens illicites ;
- Disproportionnée : Sanction excessive au regard de la gravité du manquement commis.
En cas d’annulation par le juge prud’homal, l’employeur dispose de la possibilité de prononcer une nouvelle sanction proportionnée dans le délai d’un mois à compter de la notification du jugement.