Automatiser les procédés de son entreprise est une décision judicieuse. Le digital était omniprésent dans nos vies depuis quelques décennies déjà. L’apparition du COVID en 2020 a énormément accéléré l’implication du digital dans les façons de travailler. 

L’un des mots les plus à la mode dans ce domaine est « Business Process Automation » (BPA). Généralement, il est associé à des tâches administratives ou de back-office qui font partie de nombreux processus d’entreprise.

Mais que signifie exactement BPA ? Et comment est-ce utilisé par d’autres entreprises pour automatiser les processus ? 

Que le terme vous soit familier ou nouveau, découvrez dans cet article ce qu’est le BPA et comment son application peut révolutionner la façon dont vous gérez votre entreprise.

BPA : QUÉSACO ?

Le BPA (business process automation ou automatisation des procédés d’entreprise) comprend tout ce qui tend à automatiser l’exécution des tâches et des processus. Le but étant d’améliorer et accélérer les flux de travail d’une entreprise. 

Généralement sous la forme d’un logiciel implémentable, le but ultime du BPA est d’optimiser la vitesse et l’efficacité de vos processus. Tout en libérant du temps pour que vos employés puissent se concentrer sur les actions les plus importantes et les plus réfléchies de votre entreprise. 

Automatiser les processus métier, c’est confier à un ordinateur la responsabilité de gérer certains processus au sein de votre entreprise. Le BPA repose sur l’intelligence artificielle (IA). L’IA s’appuie sur l’aide d’un ordinateur pour gérer des tâches administratives ou prendre des décisions.

BPA, BPO, BPM, RPA : s’y retrouver et comprendre

Le BPA est issu d’une longue lignée d’améliorations numériques, BPO, BPM, RPA… Reliées les unes aux autres, ces avancées technologiques sont complémentaires. Afin de bien comprendre ce qu’est le BPA et ses spécificités, voici quelques définitions. 

BPO

L’externalisation des processus d’entreprise (BPO pour business process outsourcing) est l’externalisation de tâches répétitives, telles que la saisie manuelle de données, vers un pays à bas salaire . C’est-à-dire en les confiant à une entreprise extérieure. 

BPM

La gestion des processus d’entreprise (BPM pour business process management) est une stratégie visant à améliorer des processus spécifiques dans votre entreprise. L’objectif du BPM est double : réduire les coûts et fournir une vue d’ensemble du fonctionnement économique de la structure. 

RPA

L’automatisation des processus robotiques (RPA pour robotic process automation) est également liée à l’automatisation de certaines tâches répétitives à l’aide de logiciels. Mais cette solution de traitement des affaires est davantage axée sur les technologies et la manière d’automatiser leur exécution. 

BPA

Nous avons déjà présenté une définition du BPA plus tôt dans cet article. Il s’agit de tout ce qui vise à réaliser des tâches et à achever des processus par l’automatisation ; donc à améliorer le flux de travail d’une entreprise. 

Maintenant que nous connaissons les légères différences entre les deux termes, il est temps d’examiner les avantages du BPA.

Avantages 

Les avantages d’utiliser le BPA dans votre entreprise sont nombreux. Gain de temps, fiabilité, économie… Passons en revue quelques-uns des bénéfices majeurs. 

• Plus rapide et plus efficace
  Le BPA repose sur une IA et un processus automatisé. Ainsi, le logiciel est à même de travailler en continu et sans arrêt tout en conservant une fiabilité et une précision accrue.
  
• Moins cher
  La réduction des coûts est un des résultats majeurs dans l’implémentation du BPA. Le logiciel vous permet de réduire les embauches spécifiques aux tâches qui seront à présent automatisées. Implémenté directement dans votre serveur, le logiciel prend moins de place dans un bureau.
  
• Moins d’erreur
  Confier la gestion des tâches à une IA vous exempt de correction et autres vérifications supplémentaires. Le logiciel est doté d’une précision proche de 100%. Les erreurs liées par exemple à la saisie ou copie de données ne sont plus d’actualité grâce à l’automatisation. 

• Des employés plus concentrés
  En soustrayant les tâches répétitives de l’emploi du temps de vos équipes, elles gagnent un temps considérable. Ainsi plus de temps est disponible pour effectuer leurs cœurs de métier. Vos employés ont davantage de temps à dédier à des activités plus importantes et stimulantes. 

Exemples pratiques de BPA

Le BPA peut servir les entreprises de tous les secteurs d’activité. Il existe des cas d’utilisation communs à tous les niveaux du traitement des affaires. 

Découvrez certains cas d’utilisation du BPA et évaluez leur possible adaptation à votre entreprise : 

La gestion des dépenses d’entreprise

Commençons par la gestion des dépenses d’entreprise. Auparavant, les reçus et les factures faisaient constamment l’objet d’allers-retours entre les différents services : les mêmes informations étaient extraites plusieurs fois par plusieurs personnes différentes. 

Désormais, utilisez un logiciel d’extraction de données extrayant les données une seule fois et les partage au flux de travail ciblé. 

Concrètement, un employé soumet une facture au service financier. Il n’a plus besoin de conserver la facture pendant des jours, le service financier n’a plus besoin de la traiter manuellement (extraction, vérification, calcul, vérification et remboursement). 

Le logiciel de gestion des frais raccourcit et accélère le processus. 

L’employé n’a qu’à scanner la facture. Les informations pertinentes sont directement extraites, analysées en fonction des paramètres de sécurité préalablement personnalisés, les niveaux de validation étant également définis par l’entreprise. 

Une fois extraites, elles peuvent être sauvegardées dans votre logiciel de comptabilité. 

Ici, le logiciel de gestion des dépenses effectue automatiquement les étapes de vérification à travers les flux d’approbation (en fonction des paramètres définis au préalable). 

Enregistrement des clients et KYC (Know Your Customer)

Tout ce qui touche aux données personnelles de vos clients est un sujet sensible. Il devient alors très risqué d’externaliser ce processus au risque de divulguer à des tiers des informations sensibles et confidentielles. Le BPA est une solution sécurisée, entièrement conforme aux critères de la RGPD. 

Dans le secteur bancaire surtout, utiliser les solutions BPA est utile et pratique. Par exemple pour ce qui est de vérifier l’identité d’un client. Il faut vérifier que les informations remplies sur le formulaire correspondent à celles présentent sur la preuve d’identité fournie. 

Un processus de vérification avec une solution automatisée ressemble à ce qui suit : 

Le procédé suit 6 étapes : 

• Tout d’abord, vous commencez la vérification de l’identité, en utilisant votre smartphone une application.  
• Le client scanne sa preuve d’identité. L’application détecte les bords, améliore et optimise la luminosité. 
• Elle compare les informations de la pièce d’identité avec celles d’un formulaire, par exemple.
• La photo est isolée et comparée à un selfie pris par le client avec son smartphone.
• La signature est également isolée et comparée à une signature numérique demandée au client. 
• Et voilà ! Votre identité est vérifiée.

Ainsi, l’identité est automatiquement vérifiée. Vous pouvez maintenant enregistrer le client en toute confiance. Cette utilisation est 100% conforme à la RGPD, aucune donnée n’est conservée. 

Le BPA chez Klippa 

Si la lecture de ce blog vous a donné envie de découvrir comment le BPA peut fonctionner pour votre entreprise, l’étape suivante consiste à définir vos objectifs d’automatisation et à explorer le marché des fournisseurs de BPA.

Trouver le bon fournisseur peut prendre un certain temps, mais il est important de s’assurer que vous avez la bonne solution. En fin de compte, le BPA devrait vous faire gagner du temps et de l’argent, plutôt que de prendre une grande partie de votre attention qui serait mieux utilisée ailleurs. 

Vous pouvez trouver plus d’informations et un fournisseur de BPA chez Klippa.