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Les astuces pour faire des économies sur son imprimante/copieur et photocopieur

Chaque
année, les entreprises dépensent un montant compris entre 1 et 3 % de leur
chiffre d’affaires uniquement dans les frais d’impression. Il s’agit d’une dépense non-négligeable,
pour laquelle des économies importantes peuvent être réalisées en suivant les
bonnes pratiques, tant pour ses achats que dans son fonctionnement interne. Quelles sont les recommandations à
observer afin de réaliser des économies avec ses imprimantes et consommables ?

Analyser
ses besoins réels

Un inventaire des imprimantes présentes dans la
société pourra être fait, à mettre en parallèle avec le nombre moyen de pages
imprimées chaque mois et le coût des consommables utilisés (cartouches d’encre, toners
d’impression). On estimera
ensuite les besoins réels en impression pour chaque poste, en déterminant quels
processus peuvent être numérisés. On
pourra mettre au jour certains problèmes
logistiques, notamment concernant le choix du matériel. En moyenne, les PME peuvent réaliser
jusqu’à 30 % d’économie en rationalisant leurs impressions.

Se
tourner vers du matériel moins onéreux

Pour diminuer ses frais, le plus simple est de réduire le nombre
d’imprimantes. Cependant, la
recherche de l’économie ne doit pas nuire au bon fonctionnement de
l’entreprise. Une solution
pertinente consiste à modifier son parc d’impression, pour passer d’imprimantes
individuelles coûteuses à des imprimantes multifonctions. Cela représente un vrai changement
dans les habitudes de travail, mais des économies seront réalisées en optant
pour des imprimantes laser plutôt qu’à jet d’encre, avec des réservoirs séparés
et une grande capacité d’impression.

Faire
évoluer les pratiques

Pour autant, les économies ne peuvent pas se
limiter au choix du matériel. Les
pratiques des salariés sont en effet une des causes majeures de surcoût dans
l’utilisation des imprimantes. On
pourra employer moins de papier en systématisant l’impression recto verso et en
privilégiant l’impression multiple, qui permet de faire apparaître quatre pages
réduites sur une seule feuille. On
évitera aussi les impressions inutiles d’images en couleurs. Une création plus courante de fichiers
PDF transmis par e-mail peut enfin réduire les frais d’impression dans
l’entreprise.

Favoriser les économies d’impression

Le gaspillage en matière d’impression est trop
souvent monnaie courante dans les sociétés. Quelques
moyens simples permettent cependant d’y remédier. On peut installer sur chaque poste un
logiciel de gestion d’impression comme Print Saver Eco,
qui supprime les pages inutiles et combine plusieurs pages par feuille
automatiquement. Certaines
polices de caractères nécessitent également moins d’encres : une police utilisée par défaut par
Windows comme Arial consomme ainsi 30 % d’encre
supplémentaire par rapport à la police Century Gothic !

Connaître
les sites proposant les meilleurs prix

Avec un coût pouvant aller jusqu’à 2 500 euros
le litre, l’encre d’imprimante est l’un des liquides les plus chers au monde. L’approvisionnement en consommable
constitue donc un poste de dépense important qu’il soit possible de mieux
maîtriser. Il existe plusieurs
sites Internet compétitifs permettant de réaliser des économies. Des cartouches recyclées, compatibles
pour tous les modèles, peuvent être trouvées à bas comme sur le site TonerPartenaire. N’oubliez
pas aussi de comparer les tarifs de cartouches des marques des imprimantes ainsi
que leur capacité d’impression.

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