Dans une période où le cash peut être particulièrement difficile à trouver, l’AFDCC, Association Française des Credit Managers et Conseils, vient de publier récemment (Mardi 28 février 2023) son avis sur les bonnes pratiques pour améliorer votre cash clients. Ce dernier consiste à augmenter votre trésorerie par le financement du poste clients. Alors comment faire pour optimiser son cash ?
1/ Généraliser la fonction de manager du cycle Order To Cash
Le cycle Order To Cash (OTC) ou « de la commande au paiement » en français, est le processus qui couvre l’ensemble des étapes de la vente d’un produit ou d’un service, depuis la prise de commande jusqu’au paiement de la facture. Il s’agit de faire en sorte qu’un responsable supervise et améliore toutes les étapes du processus de vente, notamment la gestion des commandes clients, la gestion des stocks, la facturation, la gestion des retours et des réclamations clients, ainsi que la gestion des encaissements et des relances clients.
2/ Optimiser les 3 piliers : les outils, les compétences et les processus
Les crédit managers peuvent s’appuyer sur trois piliers importants pour mener à bien leur mission. Il s’agit des outils, des compétences et des processus. Les outils servent à suivre les encours clients, la facturation, les retards de paiement et les risques d’impayés. Les logiciels de gestion de crédit, les systèmes de scoring, les bases de données de solvabilité et les plateformes de factoring sont autant d’outils qui peuvent aider les crédits managers à gérer efficacement le risque de crédit.
Ensuite, il faut développer les compétences et notamment être capables d’analyser les risques, de négocier avec les clients et de gérer les conflits. Enfin, les processus doivent être travaillés pour être clairs et efficaces pour gérer le risque de crédit. Ces processus doivent couvrir l’ensemble du cycle de crédit, depuis l’analyse du risque jusqu’au recouvrement des impayés. Ils doivent également s’adapter aux spécificités de chaque client et de chaque secteur d’activité.
3/ Digitaliser le processus « book to bill »
Le processus « book to bill » ou « du devis à la facture » est le processus qui couvre toutes les étapes de la vente, de la prise de commande jusqu’à l’émission de la facture. Il est donc essentiel pour une entreprise de disposer d’un processus efficace pour garantir une facturation rapide et précise, minimiser les erreurs et les retards, et améliorer la satisfaction des clients. La digitalisation de ce processus peut apporter de nombreux avantages, notamment la réduction des erreurs et des retards, l’accélération du traitement des commandes et de la facturation, l’amélioration de la visibilité et de la transparence ou encore une meilleure expérience client
4/ Mettre en œuvre le « carré magique »
Le carré magique crédit manager est un outil d’analyse stratégique qui permet aux crédit managers d’identifier les priorités à court et à long terme pour améliorer leur gestion du risque de crédit. Il est appelé carré magique car il divise les actions à mettre en place en 4 dimensions, qui s’équilibrent pour atteindre un objectif commun. Ces 4 dimensions sont la gestion du risque de crédit, à savoir l’analyse du risque de crédit, la gestion des encours clients, l’optimisation de la trésorerie et l’optimisation de l’organisation.
5/ Parfaire la connaissance du top 20 clients
Il s’agit de maîtriser le cycle d’envoi des bons de commande et le circuit de réception et validation des factures : nombre de valideurs, cycle de paiement, différentiel de délai de paiement entre clients et fournisseurs.
6/ Les 5 autres conseils pour augmenter votre cash client
L’association donne également 5 autres conseils qui peuvent être utiles :
- Optimiser le cycle de pré-relance et relance selon la catégorie de risque clients et crédit et l’impact sur la marge et le cash
- Produire les tableaux de bord et reportings circonstanciés à la Direction Générale au plus tard le 15 du mois suivant : prendre des décisions au plus près des chiffres et de la réalité
- Former les commerciaux : 50% du temps du Credit Manager en moyenne
- Agir sur la prévention est la clé de la réussite : il est nécessaire que 75 % du temps du Credit Manager se déroulent avec 3 coups d’avance : avant signature du deal, avant facturation, avant échéance et soient consacrés à l’animation des rituels
- Budgétiser les indicateurs de performance : DSO, taux de retard, différentiel entre le budget cash mensuel et le réel.