Les 9 règles d'or de l'organisation d'un événement marketing

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     07/12/18    
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Faire un événement au service du marketing peut recouvrir de nombreuses formes : meet-up,  web-conférence, conférence de presse, making-off, promotion, … Si dans l’absolu, l’organisation d’un événement peut paraître simple, il s'avère indispensable  de respecter certaines règles d’or qui vous permettront que celui-ci. devienne une réussite.

1- Définissez votre événement avec  précision.

Avant de vous lancer dans la réservation d’une salle, il vous faut d’abord commencer par définir la forme qu’il prendra. Voyage, conférence, week-end, street marketing, … les contraintes ne seront pas les mêmes suivant le format que vous décidez d’adopter. Commencez par déterminer les grands points de celui-ci  comme le public ciblé, le nombre de personnes désirées, le budget, les dates, le message ainsi qu’un programme éventuel. Vous en aurez ainsi les grandes lignes. A noter que la date s’avère souvent déterminante car certains de vos prestataires auront peut-être déjà un agenda chargé.

2- Réalisez-le étape par étape

Une fois les grandes étapes définies, n’hésitez pas à écrire les grands items de celui-ci :

location de salle, restauration, animation, déplacement, … Certains formats entraînent des contraintes supplémentaires et il vous faut donc les Cerner le plus en amont possible. Ainsi si vous décidez d’organiser un événement avec prise de parole, des micros seront nécessaires. Vous devrez ainsi prendre en compte l’ensemble de celles-ci pour chaque partie de votre événement et vous assurez que vous n’oubliez rien.

3- Contactez plusieurs prestataires

Il est souvent tentant de contacter un prestataire que vous connaissez bien et de se limiter à un devis. N’hésitez pas à en contacter plusieurs en étant le plus précis possible sur votre budget, le type d’animation que vous souhaitez réaliser, … Il s’agit de pouvoir comparer l’ensemble de vos prestataires en fonction de la qualité du service fourni et du prix. Vous pourrez également en profiter pour vérifier que vous avez bien pris en compte les différentes contraintes et la présence du matériel nécessaire afin de ne rien omettre. Inutile par exemple de commander de la nourriture si elle doit être réchauffée et que le lieu ne dispose pas du matériel nécessaire. N’hésitez pas à poser des options pour vous assurer que vous aurez bien le temps de tout comparer.  Prenez votre temps pour échanger avec eux, ils pourraient vous dévoiler des informations utiles.

4- Réalisez votre checklist

S’il y a bien quelque chose d’utile lors de la réalisation d’un événement marketing, c’est bien de faire ce document. Il vous permettra de vérifier que vous n’avez rien oublié le jour de l’événement mais également les jours précédant votre événement. De nombreuses tâches doivent se dérouler avant l’événement mais peuvent également se poser dans la continuité de l’événement. Si vous souhaitez relayer votre événement par exemple, mieux vaut avoir pensé à obtenir des visuels, vidéos, …  et donc d’avoir réservé le prestataire ou attribué la tâche à une personne de votre équipe.

5- Prévenez tout le monde avant le jour J

Un événement marketing réussi commence souvent  par la présence des personnes utiles le jour J. Si vous souhaitez avoir des journalistes lors de votre événements, mieux vaut vous y prendre  à l’avance. L’envoi des invitations (au moins 3 semaines à l’avance) se révèle souvent l’étape décisive. Prévoyez donc vos invitations en amont ainsi que vos différentes communications. N’hésitez pas à faire des rappels à J-7, J-1 et le jour-même afin de rester à l’esprit de vos participants.

6- Testez les équipements

Afin de vérifier que votre événement ne rencontrera aucun problème logistique , n’hésitez pas à vous rendre sur place la veille et à vérifier la présence du matériel ainsi que son positionnement. Il peut par exemple s’avérer utile de vérifier que votre matériel est compatible avec celui installé sur place ou encore que les prises sont bien présentes et que vous n’aurez pas besoin d’une rallonge. Faites très attention aux détails car le moindre élément pourrait perturber votre événement. Pour orienter vos participants, il peut être utile par exemple de poser dès l'arrivée un poteau de guidage. Ils pourront ainsi facilement s’orienter et ne pas se mettre à déambuler dans toutes les directions.

7- Faites un débrief en fin d’événement à chaud.

Avant de quitter vos équipes et prestataires, n’hésitez pas à faire le point avec l’ensemble d’entre eux afin de déterminer ce qui s'est bien passé et mal passé . Certaines difficultés rencontrées pourront vous permettre d’établir un meilleur brief et des contraintes pourraient apparaître au grand jour alors que vous n’y aviez pas du tout pensé en amont. N’hésitez pas à prendre le ressenti de chaque membre de votre équipe sur les différentes prestations. Certains outils dédiés en ligne sont particulièrement efficaces tels que Google Forms.

8- Réaliser des enquêtes de satisfaction auprès de vos participants

Pour déterminer si votre événement s’est bien déroulé ou pour vérifier que la qualité de vos prestataires est bien en adéquation avec votre public, rien de mieux qu’une bonne vieille évaluation. Il s’agit d’obtenir le ressenti des participants à chaud mais également à froid quelques jours plus tard que vous pouvez administrer à la sortie de votre événement autant que par l’intermédiaire d’évaluation en ligne. Vous pourrez ainsi déterminer les points forts de votre événement mais également les priorités de progression. Le retour des participants vous permettra aussi d’avoir des idées mais également de les impliquer dans votre prochain événement.

9- Evaluez l’impact de votre événement  

Une fois votre événement terminé, vous pouvez commencer par analyser l’impact de celui-ci tant en terme de présence que des retombées. N’oubliez pas que ce n’est pas parce que votre événement s’est achevé qu’il n’y a plus à rien faire. Communication post-événement avec notamment relai sur les différents réseaux sociaux, remerciements, questionnaire de satisfaction, … Autant d’éléments qui devront être pensés en amont pour être rapidement administrés. Les métriques vous permettront notamment de savoir si votre prochain événement marketing s’est avéré plus efficace ou non que le premier. Elles pourront être intégrées à des indicateurs pour savoir si votre prochain événement s’avère plus performant que ce soit dans la présence dans l’impact avant, pendant ou après l’événement.

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