La plupart des entrepreneurs utilisent les notes de frais car l’activité génère des dépenses qu’il faut parfois payer en avance ou lors de déplacements. La 2e édition du baromètre, Expensya, vient de sortir et dresse un tableau avec plus de 100 millions d’euros de dépenses anonymisées.

La restauration en tête 

Vous l’aurez deviné à l’instinct, c’est bien les dépenses de restauration qui arrivent en tête du classement largement devant les autres avec 42%. Dans le détail, ce sont les frais de bouche qui dominent avec 31% du montant total dépensé par les salariés français. Si les dépenses sont nombreuses, elles ne sont pas en général très coûteuses puisqu’ils ne se rendent pas dans les meilleures tables et se dirigent souvent vers l’hypermarché ou le Fast Food du coin. A noter que Carrefour arriverait dans le top 3 des marchands et que McDonald’s arrive en première position. Une analyse drôle quand on sait que près d’un salarié sur cinq se serait rendu une fois dans l’enseigne. 

L’hébergement en second

Deuxième dépense logique : l’hébergement qui ne représente que 16% des frais professionnels. Les hôtels « classiques » ont toujours la côte avec Ibis Hotels qui occupent toujours la première place. La plupart des salariés restent donc sur des dépenses raisonnables mais confortables dans ce domaine également. Attention dans le cas où vous prendriez une chambre hôtel à bien prendre en compte la distance par rapport à votre logement car une distance de 50 km est souvent à respecter.

Les frais liés au déplacement enfin

Suit ensuite le déplacement terrestre (taxis, VTC, bus, métro et train). A la première place Uber qui représente plus de 38% du montant des dépenses de taxis/VTC en 2019. Les transports en commun et ferroviaire se révèlent logiquement dominés par la SNCF et ses filiales avec 35% des transactions effectuées (devant la RATP et Trainline).  

Le transport aérien n’a rien à leur envier car il représente 7% du montant total des notes de frais même si le nombre de factures n’est en réalité que faible. Air France continue toujours de dominer des compagnies comme Easyjet et Lufthansa.  Enfin les dernières notes de frais vont vers les frais de services, le carburant, l’acquisition d’équipements, frais de parkings, d’entretien automobile et de péages. Même si leur valeur est moindre, elle s’avère importante en nombre. 

Les méthodes pour rembourser vos salariés

Vous pouvez utiliser plusieurs méthodes pour rembourser à vos salariés leur frais. D’abord celle du forfait notamment utilisée pour les frais pour se loger ou des frais de déplacement. Vous pouvez également le faire par la déduction forfaitaire spécifique sur le salaire brut. Dernière méthode, celle des frais réels. Vous remboursez au salarié sur les dépenses effectivement engagées pour leur valeur réelle. La différence avec les deux autres méthodes réside dans le fait que le salarié doit alors justifier ses dépenses par une note de frais.

Des dépenses à encadrer

Si l’entreprise doit prendre en charge les dépenses professionnelles des salariés, il faut noter que les remboursements sont encadrés. La pratique est tout à fait légale. Elle est conditionnée au fait que les sommes aient été engagées dans l’exercice des fonctions. Si une tenue de protection ou un uniforme en font partie, pas question de prendre en charge un pull lors d’un déplacement. Pour commencer, n’oubliez pas que les dépenses doivent être justifiées et les montants raisonnables.

La dépense engagée doit généralement être proportionnelle à ce qu’elle rapporte à l’entreprise. Il ne s’agit pas de faire des dépenses à tout bout de champ sans prendre en compte le résultat. Les notes de frais doivent bien sur avoir des preuves matérielles (addition, facture ou fiche). Elles doivent également indiquer l’objet afin d’expliquer l’origine de la dépense en cas de contrôle de l’URSSAF. Si vous dinez par exemple avec des clients, n’hésitez pas à mettre leur nom et prénom, le nom de leur entreprise ou encore l’objectif du rendez-vous. L’administration pourra ainsi aisément comprendre pourquoi la dépense a été engagée. 

Des limites sont également fixées pour certaines dépenses quand il s’agit de dépense pour votre salarié. A noter qu’il peut évidemment engager des dépenses plus élevées par exemple pour inviter un client. Il ne va pas quand même pas payer le dépassement de sa poche.