GérerGestionLes factures et registres

Petits conseils pour gérer sa relance de factures

La relation commerciale débute à la signature du contrat et se termine au
paiement des factures, non à la facturation. La transformation de ce
document comptable en cash ne peut donc pas être négligée, principalement car
elle constitue la source de votre trésorerie !

Il existe des outils internes à l’entreprise qui vous permettent de
contrôler et suivre le cheminement de votre facture. Parmi ceux-ci, on peut
citer la balance âgée, les conditions de facturation, le process et le scénario
de relance.

La balance âgée

La balance âgée constitue l’ensemble de vos factures non payées, classées
par tranche d’ancienneté. Ce document vous permet de connaître rapidement le
volume (exprimé en k€) de factures qui vous sont dues, le tout classé par
tranches de retard (0-30 / 31-60 / 61-90 / +90 jours). Son avantage : vous
pouvez visualiser rapidement l’urgence à agir, cibler les actions à mener.
Réaliser une extraction mensuelle permet d’observer l’impact des actions que
vous établirez.

Les conditions de
règlement

Vos CGV (Conditions Générales de Vente, ndlr) et vos factures
indiquent-elles les bonnes mentions légales, le délai accordé à vos clients
est-il conforme à la typologie de vos clients ? En cas de litige, les
conditions de règlement constituent un support important de négociation et de
défense de vos droits. Pensez que le temps passé à relancer n’est pas prévu
dans votre prix de départ, mais que les CGV peuvent le prévoir ! 

Le scénario de relance

Ce type de process possède l’avantage de permettre de rythmer vos relances
auprès de vos clients et de les habituer à traiter vos factures. Les relances
écrites vont entraîner un certains nombre de règlements ou de retour sur les
motifs de retard de paiement et réduire ainsi les relances téléphoniques à
effectuer.

La relance
téléphonique

Cette action est très importante car elle a des impacts différents. Elle
permet de maintenir la relation commerciale, de savoir pourquoi une facture est
bloquée, de trouver des arrangements, de discuter de points mal interprétés ou
bien de rattraper un malentendu. Connaître les motifs de non-paiement permet de
réviser des process internes mal adaptés, de rectifier des erreurs
administratives et de repositionner des clients.

Actions post-relances

Les relances vont entraîner soit un paiement, soit une remontée
d’informations à traiter. Il est primordial pour votre crédibilité de traiter
les demandes des clients. Il peut s’agir d’envoyer un duplicata d’une facture
non reçue, de modifier une erreur qui s’est insérée… Votre temps de réponse
auprès de votre client aura un impact sur le sérieux de la gestion de votre
entreprise.

Le tableau de bord

Il vous permettra de suivre l’évolution de vos actions, le traitement des
demandes de vos clients, de renseigner les coordonnées des interlocuteurs côté
comptabilité… Grâce à cet outil, vous ne perdrez plus d’informations et vous
gagnerez du temps lors des prochaines relances à effectuer.

Les informations
administratives

Lors de la conclusion de la vente, n’hésitez pas à demander à qui et où
vous devez adresser les factures. Qui sera l’interlocuteur comptable (numéro de
téléphone et e-mail), existe-t-il un numéro de bon de commande à indiquer, etc.
? Ce temps que vous prendrez sera autant de temps gagné au moment de relancer
ou d’obtenir le règlement de votre facture.

Le sérieux et les efforts réalisés en amont auprès de vos clients pour les
satisfaire ne doivent pas être ébranlés par une gestion administrative de vos
factures inexistante, mal adaptée, ou non-suivie d’effets. A vous de jouer !

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