Le dirigeant a des obligations légales, notamment en ce qui concerne les registres qu’il doit mettre à jour. Voici les documents essentiels qu’il est obligatoire de détenir au sein d’une entreprise.
Les documents ci-après sont obligatoires. S’il n’existe pas de sanction spécifique en cas d’absence ou de mauvaise tenue, leur absence, si elle a pour effet d’empêcher la production de documents comptables annuels, expose le chef d’entreprise à une sanction financière pouvant aller jusqu’à 9000€. Par ailleurs, la production de faux documents expose le chef d’entreprise à une peine d’emprisonnement. Celle-ci peut aller jusqu’à 3 ans, ainsi que 45 000€ d’amende.
Registre unique du personnel
Dans ce registre, l’entreprise regroupe, en un seul et même lieu, les informations relatives aux salariés employés. Ce dès le premier jour de leur embauche. Ainsi, les informations devant obligatoirement figurer dans ce registre sont : l’identification du salarié (nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité), la carrière (emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise), le type de contrat :
- contrat d’apprentissage ou de professionnalisation,
- contrat d’insertion professionnelle,
- contrat à durée déterminée,
- travail à temps partiel,
- mise à disposition par un groupement d’employeurs,
- mise à disposition par une entreprise de travail temporaire,
- etc.
Par ailleurs, pour les travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail, pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, à indiquer dans une partie spécifique (pour ne pas les confondre avec les salariés).
Ce registre peut être en version papier ou numérique. Cependant, il doit comporter les informations énoncées ci-dessus pour l’ensemble des salariés, par ordre chronologique, et de manière indélébile. Les informations sont à conserver pour une durée de 5 ans à compter du départ du salarié.
Le livre de paie
À conserver pendant 5 ans voire 10 ans pour plus de sûreté, il ne présente aucun caractère obligatoire pour l’employeur. En revanche, ce dernier doit conserver les bulletins de salaire en double. Concrètement, le livre de paie reproduit les mentions qui figurent au bulletin de paie. Il peut être côté et paraphé au tribunal de commerce, au tribunal d’instance ou à la mairie de la commune.
Livres comptables
De première importance, ils doivent être tenus sans rature, ni altération, ni blanc. En cas de d’erreur, il est tout à fait interdit de barrer ou gommer. Il convient alors d’opérer une comptabilisation en négatif ou de contrepasser l’écriture.
Les livres comptables conservent 6 ans pour les professions libérales et les artisans. Ajoutez quatre années supplémentaires pour les commerçants et les sociétés commerciales.
Le livre-journal
Le livre-journal permet l’enregistrement de tous les mouvements relatifs au patrimoine de l’entreprise. Cela de façon chronologique, jour après jour et opération par opération. Tout enregistrement doit comporter l’origine de l’opération et les références de la pièce justificative correspondante. Il peut être paraphé et coté au greffe du tribunal de commerce.
La tenue d’un livre-journal est obligatoire pour les sociétés commerciales, les artisans assujettis à la TVA et les commerçants au réel. En revanche, il est facultatif pour les professions libérales soumises au régime de la déclaration contrôlée. Ceux-ci peuvent, au choix, tenir un journal des dépenses, un journal des recettes ou un livre-journal non coté et paraphé. On conseille seulement sa tenue pour les autres cas de figure.
Les pièces justificatives comptables (factures, bons de commande, etc.) doivent être conservées 10 ans à partir de leur établissement. Il n’existe pas de sanction pour le fait de ne pas tenir le livre journal. En revanche, en cas de faux ou d’usage de faux, la société s’expose à une sanction pénale pouvant aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 225 000 € d’amende.
Le grand livre
Il classe par nature de compte les informations qui figurent par ordre chronologique dans le livre-journal. Ainsi, il ventile selon le plan comptable ses écritures. Sa tenue est obligatoire pour les entreprises artisanales ou commerciales soumises aux régimes fiscaux du réel simplifié ou du réel normal.
Le livre d’inventaire
Le livre d’inventaire assure le relevé des éléments d’actif et du passif au regard desquels la quantité et la valeur de chacun d’eux sont mentionnées à la date d’inventaire (stocks, dettes, créances, immobilisations).
Il est obligatoire pour les entreprises commerciales soumises au régime fiscal du réel simplifié ou du réel normal. Il peut être coté et paraphé au greffe du tribunal de commerce. Formellement, il peut prendre la forme de documents écrits informatiques, identifiés, datés et numérotés dès leur établissement. À noter que la tenue d’un livre d’inventaire est facultative pour les artisans. Toutefois, cela ne les dispense pas de tout inventaire s’ils sont au régime du réel.
Les livres auxiliaires
Facultatifs pour toutes les entreprises, ils permettent de détailler le contenu du livre-journal et du grand livre selon l’activité de l’entreprise. On peut notamment citer le livre de caisse, le livre des achats, le livre de banque, le livre de chèques postaux,…etc.
Le livre des recettes
Obligatoire pour les entreprises du régime fiscal de la micro-entreprise, il permet l’enregistrement chronologique de l’origine et du montant des recettes perçues avec références des pièces justificatives et distinction entre règlements en espèces et autres règlements.
Le registre des achats
Ce registre permet de récapituler sur un cycle annuel le détail des achats. Il opère une distinction entre règlements en espèces et autres règlements. Il doit aussi comprendre factures et autres pièces justificatives. Enfin, sa tenue est obligatoire pour les entreprises soumises au régime micro-BIC et pour les activités de fourniture de logement de vente d’objets, de marchandises, de fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place.
Le registre des immobilisations et des amortissements
Obligatoire pour les professions libérales soumises à la déclaration contrôlée. Ce registre doit comporter la date d’acquisition ou de création et le prix de revient des éléments d’actif affectés à l’exercice de la profession, le montant des amortissements effectués sur ces éléments ainsi que le prix et la date de cession de ces éléments.
Principaux registres du droit du travail
Afin d’éviter toute fraude, les registres du droit du travail doivent se faire par ordre de date sans blancs, lacunes, ratures, surcharges, ni apostilles, sur support papier ou de type informatique. Il appartient à l’entrepreneur de garantir un accès aux fichiers et la disponibilité des informations.
Selon le nombre de salariés et l’activité de l’entreprise, d’autres registres peuvent être nécessaires. On peut notamment mentionner le registre d’hygiène et de sécurité, le registre des délégués du personnel, le registre de comptabilité pour le travail à domicile, le registre des accidents du travail bénins,…etc.
Le registre de l’inspection du travail
À conserver pendant 5 ans et obligatoire pour tous les employeurs, il recense les mises en demeure et observations formulées par l’inspecteur du travail en matière d’hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques.
Le registre relatif à l’évaluation des risques
Obligatoire pour tous les employeurs, il doit être tenu à jour au minimum sur une base annuelle. Dans le cas contraire, l’employeur s’expose à une amende pénale.
Il recense tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et offre une analyse des risques. Il doit être transmis aux membres du Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), aux délégués du personnel, aux personnes exposées à un risque pour leur sécurité ou leur santé ainsi qu’à l’inspection du travail, sur demande en ce sens.
Le Registre des questions du comité social et économique (dès 11 salariés)
Lorsque la société emploie entre 11 et 50 salariés, elle doit mettre en place un registre des questions du comité social et économique (CSE). Avant une réunion entre l’employeur et les membres de la délégation du personnel du CSE, les membres de la délégation doivent remettre à l’employeur une note avec leur demande. Il faut envoyer cette note 2 jours ouvrables avant la date de la réunion. L’employeur doit répondre à ces demandes par écrit. Cela dans un délai de 6 jours ouvrables suivant la date de la réunion. Puis, on indique les demandes et les réponses dans le registre des questions du comité social et économique. On peut également les annexer. L’absence de registre constitue une entrave au fonctionnement régulier du CSE. Cela expose la société à une amende de 7 500 €.
Registre du CHSCT
Le registre du Comité Hygiène et Sécurité au Travail est obligatoire dans les établissements qui emploient plus de 50 salariés. Il s’agit en fait d’un ensemble de registres, consultables à tout moment par les salariés, le CHSCT, la médecine du travail et l’inspection du travail. Le registre spécial des dangers graves et imminents, le registre des accidents bénins et le document unique d’évaluation des risques professionnels, . Celui-ci répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et en analyse les risques. Leur mise à jour est au minimum annuelle.
Registres imposés par le droit des sociétés
Les feuilles de présence aux assemblées générales
Obligatoires pour les sociétés anonymes, recommandées pour les sociétés à responsabilité limitée, elles sont logiquement tenues à l’occasion de chaque assemblée générale. Elles sont émargées par les actionnaires présents ainsi que les mandataires. On y trouve les nom, prénom, domicile des actionnaires présents, représentés et votant par correspondance, le nombre de droits sociaux dont chacun est titulaire et le nombre de voix attaché à ces actions. De même, pour les mandataires, on consigne leurs nom, prénom, domicile, le nombre de droits sociaux des mandants et le nombre de voix attaché à ces droits.
Le registre des procès-verbaux d’assemblées générales
Obligatoire pour toutes les sociétés, il prend la forme d’un procès-verbal établi au terme de chaque assemblée générale. Il doit être signé par le ou les gérants pour une SARL ou une EURL, par chacun des associés présents pour une SNC et par les membres du conseil dans le cas d’une SA. Ce registre doit être coté et paraphé auprès de la mairie de la commune, du greffe du tribunal de commerce ou du tribunal d’instance. On y trouve notamment la date et le lieu de la réunion, les nom, prénom des associés présents et représentés, le nombre de parts sociales détenues par chacun d’eux, un résumé des débats ainsi que les résolutions mises en voix et le résultat des votes..
Le registre de présence aux conseils
Obligatoire pour les sociétés anonymes, il est tenu et signé par les administrateurs qui participent à la réunion du conseil d’administration. En l’absence d’indication dans les textes, il vaut mieux ces registres pendant toute la durée de vie de la société.
Le registre des procès-verbaux de conseils
Obligatoire pour les sociétés anonymes, il prend la forme d’un procès-verbal établi à l’issue de chaque réunion du conseil d’administration. On y trouve l’objet de la réunion, le résumé des débats, le texte des résolutions, les noms des administrateurs présents, représentés, excusés ou absents ainsi que la notification de la présence ou de l’absence des personnes convoquées à la réunion du conseil. Ce registre doit être coté et paraphé. À noter que le registre de présence aux conseils évoqué ci-dessus et le registre des procès-verbaux de conseil doivent demeurer distincts.
Le registre des mouvements de titres
Obligatoire pour les sociétés anonymes à régime simplifié, il sert à constater les changements dans la propriété des nantissements et des titres par ordre chronologique. On y trouve la date et la nature du mouvement, le nom ou la dénomination sociale du titulaire et son numéro d’immatriculation, la quantité de titres faisant mouvement ainsi que le nom ou la dénomination sociale du bénéficiaire.
Le Document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)
La société qui emploie des salariés doit tenir un DUERP. Elle y indique et analyse tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés.
Il répertorie l’ensemble des risques professionnels auxquels sont exposés les salariés (par exemple, chute, infection, blessure, etc.). En effet, les sociétés, d’au moins 11 salariés, doivent le mettre à jour au minimum tous les ans. En cas d’aménagements importants entraînant une modification des conditions de travail ou de santé et de sécurité. À l’apparition d’une information supplémentaire concernant l’évaluation d’un risque
Le DUERP doit être conservé 40 ans à partir de son élaboration. En cas d’absence de transcription ou de mise à jour de l’évaluation des risques, la société s’expose à une amende pouvant aller jusqu’à 7 500 €. En cas de récidive dans le délai d’un an, cette amende se monte à environ 3 000 €.
Registre des délégués du personnel
Il doit contenir les notes écrites exposant les demandes des délégués et les réponses de l’employeur.