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Ces erreurs quand on organise une réunion

Lorsque l’on organise une réunion, certains impondérables sont souvent omis qu’elle ait lieu de manière physique ou de manière virtuelle. A défaut, vous risquez vite de tomber dans la réunionite et de passer des heures à voir des points qui ne devraient prendre que quelques minutes. Pire, vous pouvez vite ne pas atteindre les objectifs. Zoom sur ce que vous ne devez surtout pas oublier avant votre réunion pour qu’elle ait un minimum d’efficacité.

Vérifier le matériel avant tout

Combien de réunions se sont déroulées alors que le matériel ne marchait pas ? Vidéoprojecteur, connexion, caméra, documents de travail, marqueurs, effaceurs, feuilles, … Vous devez avoir tout le matériel nécessaire à la bonne exécution de votre réunion. A défaut, vous risquez de passer une partie de la réunion à chercher des solutions pour combler les manques, voire à faire une réunion pour rien car vous n’aurez pas pu faire la présentation que vous vouliez ou qu’elle n’aura pas l’impact souhaité. Vérifiez avant toute réunion que tout le matériel fonctionne et demandez aux participants de faire de même avant toute réunion virtuelle. Rappelons qu’il ne s’agit pas simplement d’avoir le matériel pour qu’il marche même s’il s’agit d’une évidence.

L’ordre du jour : un essentiel

Vous devez le transmettre en amont. Première utilité : que chacun puisse réfléchir à des propositions ou encore poser les questions lors de la réunion. Cette dernière se prépare et vous ne pouvez arriver le jour J les mains dans les poches. Vous risquez fort de ne pas rendre celle-ci productive. Une fois l’ordre du jour établi, il vous faudra le suivre et bien maintenir le timing pour être sûr que votre réunion ne s’éternise pas. Elle ne doit pas trop s’étaler dans le temps sinon vous risquez fort d’avoir des participants dont la concentration s’étiole. Si certains points non prévus peuvent être abordés, vous pouvez rajouter « questions diverses ». 

Le rapporteur une personne qu’on oublie trop souvent 

Avant que la réunion commence, n’oubliez pas de nommer une personne qui notera l’ensemble des interactions afin que celle-ci puisse envoyer un rapport après votre réunion. Il s’agit avant tout que chacun puisse suivre les différentes directives pour la suite ou encore savoir quoi faire par la suite. La réunion doit entraîner en général un ensemble de mesures qui vont être prises par la suite ou des actions. Certaines questions peuvent également faire l’objet d’un traitement ultérieur et il vous faudra donc les noter afin qu’elles ne restent pas sans réponse. Vous n’aurez probablement le temps d’animer la réunion en même temps que vous prenez des notes donc vous pouvez soit faire appel à une personne extérieure pour prendre des notes, soit à une personne de l’auditoire que vous pouvez désigner en début de réunion ou préalablement. 

Les temps de pause et battement

Même si vous êtes un excellent gardien du temps, il est courant que certaines questions ou points prennent plus de temps que prévu et il vous faut donc prévoir des temps de battement pour éviter qu’un point ne soit pas abordé. Mieux, n’hésitez pas à prévoir des pauses si votre réunion est longue pour que la concentration ne diminue pas. Au-delà d’une heure, vous aurez déjà perdu les ¾ de l’auditoire donc inutile de faire des réunions à rallonge et de vous précipiter. Mieux vaut aborder un point ultérieurement que d’avoir un auditoire qui n’écoute plus.  

Commencer en retard

Il est courant d’attendre les retardataires pour commencer mais il s’agit d’une bien mauvaise pratique. Ils risquent certes de perturber la réunion et de se sentir un peu gêné en arrivant mais ce n’est pas la faute des autres participants s’ils sont en retard. En les attendant, vous sanctionnez ceux qui ont pris la peine d’arriver à l’heure et vous les incitez à faire la même chose la prochaine fois. Pire, vous montrez que ce comportement est acceptable et les autres participants risquent de faire de même. La réunion doit commencer à l’heure ou presque. Il faut en faire un principe connu de tous.

Définir les règles en amont de la réunion

Certaines règles comme le moment où les   questions-réponses doivent intervenir en amont. Il s’agit que chacun sache bien quand il peut faire quelque chose ou non. Quelques règles s’appliquent à des types précis de réunion comme le brainstorming où il s’agit de laisser les idées être émises sans jugement et doivent être rappelées au préalable. Votre réunion doit bien être encadrée et vous pouvez même écrire les règles sur papier pour chaque participant (notamment pour les éventuels retardataires) ou encore les projeter tout au long de la réunion. Sans respect des règles votre réunion risque rapidement de partir dans tous les sens donc n’hésitez pas à préciser votre rôle de « gardien » si nécessaire. 

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