La délégation est loin d’être une décision aisée à prendre car elle remet d’abord en cause son propre travail. Il va donc falloir lâcher prise et en même temps transmettre des tâches qui nous étaient imparties et souvent que nous prenions du plaisir à effectuer. Focus sur la délégation
Il est vrai que le travail est toujours mieux fait par soi-même et surtout que si vous le faites vous-même cela ira plus vite. Mais vous le savez bien vous n’avez pas le don d’ubiquité et vous ne pouvez pas faire les tâches de vos collaborateurs aux risques de freiner le développement de l’entreprise. Souvent une petite voix vient conforter le dirigeant dans l’idée de ne pas déléguer « à quoi bon déléguer à mes collaborateurs ? Je mettrais plus de temps à leur expliquer qu’à le faire moi-même ! ».
Changer de posture
Vous allez ainsi passer du statut de celui ou celle qui fait tout, indispensable jour et nuit, à celui de manager qui pilote une équipe hybride et connectée. En déléguant davantage, vous permettez à vos collaborateurs de prendre des initiatives et des responsabilités, tout en développant leur potentiel. Ils vous en sauront d’ailleurs gré.
Toutefois, déléguer ne signifie pas se désengager. Cette démarche repose avant tout sur la confiance en l’autre et sur la capacité à lui confier une partie de son pouvoir décisionnel ou de ses responsabilités à valeur ajoutée. La délégation peut être totale ou partielle. Dans tous les cas, ses limites doivent être clairement définies et consignées dans un document écrit ou un outil collaboratif afin d’éviter toute ambiguïté.
Parallèlement, votre priorité doit rester ce qui relève spécifiquement de votre rôle de manager : la coordination de l’équipe, la stratégie, la vision à l’ère de l’intelligence artificielle, entre autres. En effet, si vous consacrez trop de temps aux activités opérationnelles, vous risquez de négliger vos fonctions essentielles et, surtout, de freiner la croissance de votre entreprise.
Quelles raisons peuvent empêcher la délégation pour un manager :
Le manager doit bien analyser les freins qui l’empêche de conduire une délégation à bon escient comme :
- Ne pas identifier les collaborateurs capables de prendre en charge la délégation
- Ne pas avoir le temps d’opérer une sélection des tâches à déléguer et de choisir un éventuel délégataire
- Manquer de confiance en soi lié aussi ou peut-être manque de confiance en ses propres collaborateurs
- Perdre du pouvoir se traduit par une peur inconsciente.
- Mais aussi la peur de rencontrer les critiques des collaborateurs
« Qu’ils ne sont pas payés pour faire cela » « Quelle compensation financière, vous leur offrez » Et la crainte d’exacerber des jalousies entre les collaborateurs. Il vous faudra bien réfléchir en amont pour vous débarrasser des peurs paralysantes.
Se poser les raisons de la délégation Il vous faudra donc en amont :
- Cerner les tâches à valeur ajoutée,
- Identifier les tâches sans valeur ajoutée
- Identifier les tâches qui ont besoin de compétences
Vous avez besoin de déléguer mais vous n’attendez pas d’être pris à la gorge par vos multiples activités urgentes pour déléguer :
- A qui déléguer ? Il va falloir choisir la bonne personne et donc cerner les compétences de chacun de ses collaborateurs afin de déterminer celui qui sera le plus apte à recevoir la délégation.
- Quelles missions ou tâches à déléguer ? Le dirigeant devra cerner avec précision la mission qu’il est prêt à déléguer et se préparer à expliquer au délégataire sélectionné les raisons de son choix et sa mission précise.
Quels sont les Feed-back ?
Il est indispensable de formaliser les contours précis de la délégation et le mode de contrôle afférent. Cette formalisation valide l’engagement du dirigeant et du délégataire et fixe le périmètre et les limites de cette délégation. Vous déléguez, certes, mais il ne s’agit pas de se débarrasser purement et simplement d’une tâche et de ne plus s’en préoccuper à l’heure du suivi en mode agile.
Quelques principes pour le manager
Avant de commencer toute démarche de délégation, il est essentiel d’avoir une compréhension correcte du sens de votre délégation :
- La délégation n’est pas une corvée dont on se décharge
- La délégation n’est pas imposée à un collaborateur mais acquise par un consentement
- La délégation implique d’être explicite et transparent sur les objectifs et les résultats attendus
- La délégation implique de donner les moyens techniques, financiers, ressources humaines pour réaliser la délégation.
Attention les collaborateurs peuvent refuser la délégation pour les raisons suivantes :
- Le manque de confiance en eux-mêmes
- La crainte de s’engager
- La peur du contenu de la responsabilité
- Le refus d’une charge précise
- La difficulté de gestion d’une charge de travail supplémentaire
- L’appréhension de critiques diverses
- La peur de se démarquer des collègues
Toutes ces raisons ne doivent pas décourager le dirigeant, au contraire, son rôle s’en trouve réactivé.
Déléguer pour garantir le bon fonctionnement de l’entreprise Les collaborateurs sont sûrement les mieux placés pour savoir quoi faire et comment agir dans leur quotidien. Déléguer, c’est donner l’initiative à ceux qui sont les plus proches du terrain. C’est donc vous donner l’opportunité de découvrir le potentiel de vos collaborateurs et leur donner l’occasion de montrer leur valeur.