Aujourd’hui l’impact des déplacements sur la planète nous conduit à les limiter et à repenser notre modèle de communication traditionnel. Les échanges font partie inhérente de la réussite de toute entreprise. Alors, le Webinar a solution miracle ?

Outil collaboratif de B2B par excellence, le Webinar ou visioconférence permet d’organiser des échanges entre différents collaborateurs, clients ou prospects, éparpillés aux quatre coins de l’hexagone ou du monde. Quels sont alors les atouts de ce moyen de communication multimédia en termes de business ? Une rationalisation des coûts de communication

Le webinar, kesako ?

Composante principale du Web 2.0 et de l’inbound marketing, le Webinar permet de retranscrire sur support visuel et audio une conférence en ligne. Épargnant un temps considérable et des moyens financiers importants, ces conférences en ligne constituent de véritables outils de relation client et d’organisation collaborative.

Outil idéal de partage et de promotion de business, le Webinar permet d’optimiser la productivité d’une entreprise en supprimant les coûts de déplacement et en remédiant efficacement à la dispersion géographique. Moyen avantageux à plus d’un titre pour convaincre les prospects sans que ceux-ci n’aient à effectuer de démarche fastidieuse, la conférence en ligne est aussi aisée à organiser car une simple liaison vidéo et audio est suffisante pour organiser une réunion, une formation ou un séminaire.

Réunions de travail, conférences, séminaires mais aussi formations en ligne des salariés, la conférence en ligne s’avère polyvalente et bénéficie de coûts réduits.

Le nombre de participants non limités pour développer les compétences

 Afin d’optimiser encore plus la productivité de l’entreprise, les formations de E-learning peuvent désormais rassembler plusieurs milliers de participants, contrairement à la simple vidéo-conférence qui n’autorisait il y a quelques années encore que 20 participants au maximum. Outils performants dans le cadre d’une stratégie marketing, les applications des Webinars permettent d’établir des statistiques sur tous les collaborateurs, de créer du contenu multimédia personnalisé et sur-mesure, et de fournir une interactivité optimale entre l’organisateur de la conférence en ligne et les différents destinataires.

Des contraintes physiques et techniques imposées

L’absence de tout contact humain qui reste l’apanage des technologies numériques constitue le principal défaut des Webinars. Des collaborateurs éloignés les uns des autres peuvent en effet manquer d’attention, et l’animateur d’une conférence en ligne doit s’adresser à l’ensemble de son auditoire virtuel. Manque de chaleur humaine et d’attention, décrochage, manque de convivialité, peuvent alors en rebuter certains. 

Mais pour réussir, les intervenants doivent être au top

La présentation et l’organisation doivent également être particulièrement soignées afin de convaincre et motiver tous les intervenants d’une conférence en ligne ou d’une formation. Le fait pour celui qui doit intervenir pendant parfois plus d’une heure devant des inconnus peut susciter une angoisse particulière, contrairement aux traditionnelles réunions de bureau où l’ensemble du personnel présent est familier. Le cadre et la présentation des intervenants sont également primordiaux, afin de capter durablement l’attention de tous. Ils sont comme un présentateur du journal télévisé qui sont face à des millions de personnes mais qui ne les voient pas. Sans entrainement, il est difficile d’être performant dans ce genre d’exercice.

Il faut aussi préparer en amont un ordre du jour et demander aux participants s’ils souhaitent intervenir et sur quel point afin de préparer en amont. L’improvisation est à proscrire dans tous les cas pour ne pas se trouver sous un flot de plaintes et de critiques que l’on ne pourra pas canaliser et qui serait facteur de stress et d’inquiétudes.

La performance des outils techniques

Les moyens techniques pour la mise en place parfois complexe d’un Webinar à plusieurs dizaines voire centaines de spectateurs virtuels sont aussi un facteur à ne pas négliger. Les coupures et autres désagréments techniques doivent à tout prix être évités, de même que les coûts de maintenance peuvent être élevés. Si une entreprise organise en effet régulièrement des Webinars, celle-ci doit s’assurer d’une retransmission parfaite ainsi que d’un cryptage de sécurité des données. Tout comme la création d’une plateforme en ligne, la conférence en ligne suppose un hébergement sur serveur et une licence d’installation des différents logiciels et applications de présentation. Représentant un coût régulier pour l’entreprise qui doit faire appel à un prestataire de services spécialisé, le Webinar doit pouvoir être rentable en termes de gain de productivité et d’efficacité.

Certes le webinar permet d’allier de nombreux avantages mais il ne faut jamais écarter le fait que les rencontres physiques sont aussi nécessaires et il faut les intégrer à la stratégie.