Dans un monde globalisé où vos rivaux peuvent être des adversaires de taille, les entreprises cherchent la meilleure tactique pour avoir les prix les plus compétitifs. Si externaliser est à la mode, c’est parce que cette manière de procéder possède de nombreux avantages notables. Zoom sur les raisons de l’externalisation.
Disposant souvent de ressources limitées, les entreprises se concentrent sur leurs points forts et se contentent d’une équipe minimum et spécialisée, avec laquelle elles seront en symbiose. Elles maximisent ainsi leurs chances de devenir championnes d’une expertise pour mettre les concurrents KO. Dans ce contexte, il s’agit pour elles d’augmenter leur chance de gain et de ne pas se soucier des activités indispensables au fonctionnement de leur entreprise mais dans lesquelles elles ne seraient pas performantes. Gants de boxe de la comptabilité, fourniture d’eau des paies, talc pour les mains de l’informatique sont souvent laissés à des prestataires extérieurs qui sont spécialisés et pourront répondre, à moindre coût, plus vite, tout en offrant une expertise de premier rang.
Un recentrage sur l’activité principale
La richesse essentielle d’une entreprise réside sans aucun doute dans le savoir-faire des employés dans l’activité principale de l’entreprise. Tout investissement dans un autre domaine peut s’avérer contre-productif pour les équipes, puisque le temps qui y est consacré ne sert pas à améliorer la production. Il peut s’avérer utile de réduire les coûts liés à des services qui n’ont pas de lien direct avec l’activité de l’entreprise. L’entreprise s’adresse à des experts dans leur domaine, qu’il s’agisse de paie, de facturation ou de maintenance informatique, sans avoir à maintenir et à développer ces compétences en interne. Seules celles apportant une réelle plus-value dans le domaine d’activité de l’entreprise sont conservées en interne.
La conséquence principale : une amélioration de la qualité
En confiant chaque domaine à des experts externes, l’entreprise garantit une qualité supérieure. Ses équipes internes, libérées des tâches secondaires, peuvent alors se concentrer pleinement sur leur cœur de métier.
Le maintien de compétences multiples en interne s’avère en effet très coûteux. Des domaines comme la paie ou l’informatique exigent une expertise pointue et une veille permanente face à des évolutions constantes :
- Nouvelles réglementations : réformes fiscales, règles de gestion et généralisation de la facturation électronique.
- Innovations technologiques : intégration de l’intelligence artificielle et des nouveaux outils numériques.
Recourir à l’externalisation permet à l’entreprise de rester performante en continu. Elle accède ainsi à un niveau d’expertise qu’elle n’aurait jamais pu atteindre avec ses seules ressources internes.
Une adaptation possible à la charge de travail
L’externalisation entraîne une modulation possible de la « masse salariale » de l’entreprise en fonction de l’activité de la société. Au lieu d’avoir un coût fixe, quel que soit le volume de commandes ou de travail, l’entreprise gagne en flexibilité et peut s’adapter. Si l’activité se développe, elle fait appel à des prestataires supplémentaires. Dans le cas contraire, il lui suffit d’en réduire le nombre pour avoir une équipe correspondant aux besoins courants.
Faute de visibilité sur leur volume d’activité, les entreprises évitent parfois de recruter un staff trop important. Cela leur permet de préserver leur trésorerie durant les périodes plus creuses.
Pour des missions précises, elles se tournent alors vers des renforts ponctuels ou des experts indépendants (freelances, consultants).
Cependant, avant de sauter le pas de l’externalisation, une entreprise doit valider deux points essentiels :
- Le noyau dur : identifier les membres indispensables de l’équipe régulière, ceux qui garantissent au quotidien l’excellence de la prestation.
- Le périmètre : déterminer précisément ce qui peut être délégué ou non.
Une réduction des coûts périphériques
Les coûts périphériques demeurent également réduits. On pense d’abord aux frais liés aux obligations : mutuelle, titres-restaurant, remboursements liés aux transports ou au forfait mobilités durables, frais de déplacements. Non seulement les coûts sont externalisés, mais leur gestion, souvent chronophage aussi. Ils n’influent plus sur la trésorerie de l’entreprise puisqu’ils sont payés en même temps que la prestation. Le prestataire externe fournit un service clé en main facturé.
Faire appel à des prestataires externes simplifie l’optimisation et le calcul des dépenses en ressources humaines. Cette approche permet notamment d’éviter de nombreux coûts « cachés » liés aux salariés internes :
- Risques juridiques : les frais liés à d’éventuels litiges aux prud’hommes.
- Gestion et locaux : le temps de management, l’espace de travail (ou les frais de télétravail) et la maintenance informatique.
- Absences : la gestion et le coût des remplacements pendant les congés payés ou les arrêts maladie.
Attention cependant : certaines sociétés, pour des gains de rentabilité, commettent parfois des abus de stéroïde fiscale et utilisent des statuts interdits (comme le salariat déguisé), en essayant d’éliminer les effets de la fatigue liée aux charges sociales. Leur utilisation peut rapidement être détectée au contrôle antidopage de l’URSSAF, dont les algorithmes de ciblage sont de plus en plus affûtés, et les conséquences s’avèrent le plus souvent lourdes : elles conduisent à un redressement et une amende pour les entreprises qui peuvent se transformer en faillite.
Pour éviter toute erreur, appuyez-vous sur la liste d’indices du dopage fiscal. Ce repère vous aide à détecter les solutions répréhensibles et protège durablement votre réputation.
Par ailleurs, l’expertise internationale à distance (offshore) est souvent séduisante et plus économique. Attention toutefois à la qualité,