« Le temps c’est de l’argent » est un dicton bien ancré dans la philosophie de vie de chacun d’entre nous. Tous se pressent vers une finalité qui leur est propre et vous, entrepreneurs, n’êtes pas épargnés ! Dites adieu aux soirées passées au bureau, sous la lueur des derniers néons (ou de votre écran en télétravail) restés allumés après le départ de tous vos collaborateurs… Optimiser son temps n’est qu’une question de bon vouloir !
Du simple e-mail, en passant par les notifications Slack, les appels impromptus, jusqu’aux réunions en visio à rallonge… Tous les éléments semblent se liguer contre vous, vous mettant ainsi dans de beaux draps avec vos dossiers infinis sous le bras ! Commencez par vous rassurer, vous êtes loin d’être l’unique victime du temps. Ainsi, une grande majorité de dirigeants admettent mener une vie à 100 km/h. Cependant, les solutions visant à remédier à ce problème ne sont pas les mêmes pour tous. En effet, chacun a sa façon de travailler, avec ses qualités et ses défauts. Passer par une phase d’auto-observation vous permettra de cibler les faiblesses qui vous sont propres.
S’organiser : le maître-mot
Difficile de se sentir serein lorsqu’on a conscience de la masse de travail qu’il nous faut écouler avant telle ou telle date butoir. Au contraire, nous avons rapidement tendance à nous sentir submergés, et le désordre attire le désordre. Prenez des résolutions simples pour débuter. Par exemple, ordonnez consciencieusement votre bureau physique et faites-en de même pour votre environnement numérique.
Créez des dossiers et des sous-dossiers, y compris dans votre boîte e-mail ou votre espace Cloud, en organisant le tout par ordre de priorité. Les projets du moment doivent être accessibles en un clic ! Le fait d’attribuer une structure claire et définie à ce qui vous entoure favorisera votre concentration et votre productivité. Aussi, usez des To-Do Lists (numériques ou papier). Sur celles-ci, vous noterez l’ensemble de vos tâches par ordre d’importance, en les réactualisant chaque matin. En effet, vos priorités peuvent varier d’un jour à l’autre… Vous le savez !
Gérer son temps, une nécessité impérieuse
Un an d’entrepreneuriat est semblable à dix ans de salariat, disent certains d’entre vous. Difficile de tout concilier lorsque vos journées sont rythmées par une dizaine d’activités et de décisions hétéroclites. Un célèbre adage rappelle qu’il faut parfois accepter de ralentir pour mieux accélérer. Ne reculez donc pas devant les pauses régulières. Une pause toutes les deux heures et/ou une pause pour marquer la transition entre deux dossiers distincts permet une mise à distance avec les situations complexes auxquelles vous êtes confronté.
Quelle que soit votre occupation durant cette pause, l’important est de sortir la tête du guidon et de prendre le temps de respirer. En revanche, ne confondez pas « pauses » et « rendez-vous professionnels extérieurs ». Ces derniers viennent perturber votre rythme et consomment un temps précieux. L’idéal est de convenir de rendez-vous soit matinaux, soit en fin de journée, de sorte que vous vous y rendiez avant de rejoindre vos locaux ou en les quittant, évitant ainsi les allers-retours inutiles.
Qui plus est, il serait judicieux d’éviter les rencontres à l’heure du déjeuner, où l’on a tendance à allonger son temps de disponibilité sans s’en rendre compte. Il en va de même pour les pauses café prolongées. Les échanges informels rencontrent leurs limites dès lors qu’ils influent négativement sur votre efficacité globale.
Apprendre à faire des concessions
Si le nombre de tâches qui occupent votre journée est considérable, les distractions subies sont également nombreuses. Les mails et les alertes fusent de tous les côtés : entre notifications push et rappels visuels, pas étonnant que vous finissiez la journée épuisé ! Apprenez à faire abstraction de ces perturbations. N’ouvrez pas votre boîte mail lorsque vous traitez des dossiers de fond ; prévoyez plutôt des plages horaires spécifiques pour traiter vos messages au lieu de le faire au fil de l’eau.
En ce qui concerne le téléphone, déléguez si possible la réception des appels ou utilisez le mode « Ne pas déranger » en précisant vos disponibilités sur votre messagerie. Aussi, si vous travaillez en open-space ou en espace de coworking, vous savez à quel point ces lieux sont propices à la déconcentration. Les sollicitations impromptues freinent le traitement de vos tâches, car chaque interruption demande ensuite un temps de réadaptation pour se replonger efficacement dans le sujet.
Devenir mono-tâche et non multi-fonctions
Même en tant qu’entrepreneur, vous n’échappez pas à la règle : il n’y a pas de surhomme. N’essayez pas de gérer plusieurs fronts en même temps. Ce comportement est propice aux micro-erreurs sur lesquelles vous serez obligé de revenir plus tard. S’acharner sur un dossier pour le boucler requiert de l’énergie, mais vous disperser en traitant trois sujets à la fois est une perte de temps considérable, car votre cerveau doit réinitialiser ses paramètres à chaque changement de contexte.
En somme, vous ne serez pas tous concernés par le même type de conseils. L’important est de parvenir à identifier les habitudes chronophages dont vous êtes prisonnier pour y remédier. N’oubliez pas qu’essayer, c’est déjà une victoire sur l’immobilisme.
