L’échange d’informations, la répartition des tâches et le respect des délais de livraison demeurent des défis majeurs pour l’organisation des entreprises. Pour garantir la bonne circulation de l’information et la distribution du travail, de nombreux processus ont été déployés, avec des résultats plus ou moins probants. Aujourd’hui, boostées par l’intelligence artificielle et l’hyper-automatisation, les solutions de Workflow connaissent un essor inédit et constituent une véritable transformation pour les organisations.
Qu’est-ce que le Workflow ?
De surcroît, le Workflow — traduit littéralement par « flux de travail » — désigne un processus automatisé qui orchestre et fluidifie la circulation des informations au sein d’une entreprise. Ainsi, il rassemble l’ensemble des acteurs de la chaîne de travail, aussi bien les collaborateurs internes que les partenaires et prestataires externes. Par exemple, une institution bancaire peut s’appuyer sur cet outil pour automatiser et analyser les demandes de prêts clients ; de même, une compagnie d’assurances peut l’utiliser pour accélérer le traitement intelligent des dossiers de sinistres ou le suivi du recouvrement.
Le rôle de cet outil
En pratique, l’outil Workflow optimise l’ensemble du circuit de validation en transmettant en temps réel à chaque intervenant l’information exacte nécessaire à la réalisation de ses tâches. Par ailleurs, il assure le suivi rigoureux des échéances, signale les livrables et rappelle les critères de validation. Ainsi, en structurant l’activité quotidienne, il garantit la réalisation conforme de chaque étape. Enfin, pour le management, il offre un pilotage centralisé qui permet de mesurer la performance globale et d’identifier instantanément les goulots d’étranglement.
Le workflow procédural ou le workflow ad hoc
Pour structurer leurs opérations, les entreprises s’orientent principalement vers deux grandes approches :
- Le workflow procédural (ou de production) : Le circuit est rigoureusement prédéfini. Les étapes et les intervenants suivent une trajectoire standardisée que chacun exécute scrupuleusement.
- Le workflow ad hoc : Le parcours de validation demeure dynamique et peut être ajusté à tout moment par les utilisateurs. Ce second procédé apporte la flexibilité nécessaire pour intégrer facilement les imprévus.
Le workflow, un concept éprouvé en constante réinvention
En effet, bien avant sa digitalisation globale, le secteur industriel s’appuyait déjà sur des mécanismes de rationalisation similaires. Cependant, l’évolution rapide des technologies informatiques et l’intégration continue de l’IA ont aujourd’hui démocratisé ces systèmes, les rendant ainsi accessibles, personnalisables et indispensables à tous les secteurs d’activité.
À retenir : Le moteur Workflow permet de modéliser, d’automatiser et d’optimiser les flux d’informations dans toute l’entreprise. Il fixe les règles d’exécution, attribue les rôles et veille au respect strict des délais.
La diversité des solutions de BPM et de gestion des flux s’est encore élargie. Voici une sélection d’outils incontournables :
- monday.com
- Kissflow
- Hive
- Wrike
- Quixy
- TeamGantt
- Process Street
- Formstack
- ProWorkflow