Selon une étude réalisée par OpinionWay du 3 au 19 avril 2017 auprès de 1012 salariés d’entreprises de 500 salariés et plus (méthode des quotas) dans des secteurs économiques variés, les salariés passent en moyenne 4,5 heures par semaine en réunion, soit 3,4 semaines par an, et le double (6,2 semaines) pour les cadres. Mais hélas à peine plus de la moitié (52%) de ces réunions sont considérées comme productives.
Une étude réalisée par Spacebase, une start-up berlinoise dynamique, fait ressortir que le temps perdu en réunion par les entreprises serait de l’ordre de 31 heures par mois. D’où l’intérêt de savoir préparer et mener une réunion plus efficacement. Comment rendre vos réunions plus productives ? Réponse en 3 points.
1) En amont : soigner la préparation
La préparation de la réunion devra dépendre du type de réunion : commerciale, stratégique, gestion de projet, ou réunion de l’ensemble du personnel ? Pour gagner du temps, vous devrez déterminer s’il s’agit d’une réunion d’information (exemple : la réunion d’information à tout le personnel) ou d’une réunion avec des objectifs précis qu’il faudra alors bien définir.
Choisissez ensuite judicieusement les participants : éviter de faire perdre du temps à des personnes qui n’ont pas impérativement besoin d’assister à la réunion ou de faire déplacer des salariés de province et d’occasionner des coûts superflus.
Dans un troisième temps, vérifiez si elle peut être faite à distance ? Pensez que, dans certains cas, les réunions virtuelles (exemple : la conférence téléphonique) peuvent limiter les coûts et faire gagner beaucoup de temps.
Sélectionnez par la suite, le lieu de la réunion : dans certaines entreprises, le choix d’un lieu externe peut être privilégié. Des réunions créatives sont même tenues en marchant en extérieur. Le changement d’environnement motive davantage et permet une meilleure concentration.
N’oubliez pas de définir l’ordre du jour et d’en informer les participants qui doivent connaître le lieu, la durée mais aussi qui préside ou qui intervient ? La durée ne devrait pas excéder 1 heure car, passé ce délai, l’attention décroit. Selon le sondage d’OpinionWay, environ 18% des salariés déplorent qu’il n’y ait « pas d’ordre du jour » ou « d’objectif clairement défini » et 26% ne voient pas la nécessité de leur présence à ces réunions.
A noter que chaque participant doit pouvoir échanger des informations papier ou des données virtuelles avec les autres pour gagner le plus de temps possible avant le jour J.
2) Mener la réunion avec efficacité
L’espace choisi doit être accueillant et pourvu d’eau minérale et de boissons chaudes éventuellement. Tous les détails techniques auront dû être traités, (par exemple par une secrétaire) pour éviter de perdre du temps avec un projecteur défectueux ou l’absence de chaises !
Selon le sondage, plus de 4 salariés sur 10 (44%) utilisent leur smartphone ou leur ordinateur pour faire autre chose pendant ces réunions, selon l’étude. Ils consultent alors leurs courriels (57%), en envoient (43%), travaillent leurs dossiers (40%) ou consultent internet (22%) tandis que 46% disent prendre des notes sur le contenu de la réunion.
Confiez également à une secrétaire ou un participant le soin de prendre des notes pour diffuser ensuite le compte rendu des décisions prises et assurer un suivi.
N’oubliez pas qu’animer une réunion est loin d’être une tache aisée et donc l’animateur de la réunion doit permettre à chacun de s’exprimer et que celui qui préside la réunion – ou un assistant – doit veiller au respect du temps de parole de chacun pour que la réunion qui est censée durer 1 heure ne finisse pas par durer deux heures de plus.
Gardez à l’esprit que mener une réunion avec efficacité c’est surtout résoudre des problèmes et pensez à reformuler ce qui doit l’être et à faire un tour de table final pour poser des questions, tout en restant dans le temps imparti. Élaborer une réunion d’équipe constructrice est la mission du manager.
L’étude indique également que « seule 1 réunion sur 4 aboutit la plupart du temps à une prise de décision », selon les salariés qui sont seulement 33% à considérer que, lorsque des décisions sont prises, elles le sont « au plus près du terrain ».
3) En aval : assurer le suivi
La personne qui prend en charge le compte rendu devra le diffuser rapidement et s’assurer que les actions à mener le soient dans les délais impartis lors de la réunion.
Chaque participant devra s’occuper des actions qu’il doit mener et, si besoin, transmettre une copie à sa secrétaire ou à son service pour que tout le monde soit informé (sauf cas de confidentialité).
Si les réunions restent utiles pour les entreprises, elles ne sont pas toujours nécessaires et beaucoup de salariés considèrent que la « réunionite » ou « mode de faire des réunions » leur fait perdre trop de temps alors qu’ils pourraient l’utiliser pour des actions plus constructives…