Mon premier salarié : comment faire ?

Votre entreprise commence à décoller et vous souhaitez engager votre premier salarié. Comment procéder ? Comment gérer votre nouvelle recrue ? Lors de l’embauche d’un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, l’employeur doit respecter différentes formalités obligatoires dont la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Focus.

Les étapes de recrutement du premier salarié

Préparer l’embauche de votre premier salarié est fondamental pour l’avenir de votre entreprise. Procédez alors étapes par étapes pour cibler le meilleur profil :

A noter : La déclaration d’embauche du premier salarié permet à votre entreprise de s’inscrire auprès des régimes de protection sociale des salariés (CRAM, URSSAF).

Comment recruter ?

En tant que nouvel entrepreneur, vous ne possédez peut-être pas les compétences nécessaires pour recruter des employés. Pour cela, il est nécessaire de vous faire assister et d’évaluer les frais de l’embauche avec précision :

Avant d’embaucher le candidat, assurez-vous qu’il y a un véritable rapport rendement/coût d’embauche. La présence de votre nouveau salarié doit être bénéfique pour le développement de l’entreprise.

Conseils pour gérer un premier salarié

Il ne suffit pas de trouver le candidat idéal pour travailler dans votre entreprise. Le plus important, c’est de savoir gérer cette nouvelle recrue et d’établir de bons rapports professionnels qui serviront l’intérêt de votre entreprise :

A chaque personne sa perception de la gestion du premier salarié. L’essentiel, c’est de créer un climat professionnel, confortable et motivant aussi bien pour vous que pour votre unique « collaborateur ».

Remplir la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

La DPAE doit obligatoirement être établie pour l’embauche de tout salarié, quelle que soit la nature et la durée du contrat de travail. Cette formalité est obligatoire sauf pour les petites entreprises (TPE-PME) ou les associations et fondations employeurs qui peuvent utiliser les dispositifs simplifiés. Elle doit être transmise à l’Urssaf (ou à la MSA pour le régime agricole) dont dépend l’établissement où travaille le salarié avant l’embauche et au plus tôt 8 jours avant. La déclaration en ligne est à privilégier, mais les employeurs ont encore la possibilité de remplir une déclaration papier. Elle peut être envoyée par télécopie ou par courrierRAR.

 A savoir : l’employeur doit établir la DPAE même si le salarié n’est pas encore immatriculé. Il doit demander ensuite au salarié d’effectuer les démarches auprès de la CPAM (ou la MSA pour un salarié agricole) de son lieu de résidence pour obtenir son numéro de sécurité sociale (ou NIR).

Sous certaines conditions, les petites entreprises (TPE-PME) ou les associations et fondations employeurs peuvent utiliser l’un des titres de paiement simplifiés. Ces titres incluent un volet de cotisations sociales, qui valent accomplissement de la DPAE :

Le particulier employeur d’un salarié employé à domicile dans le cadre des services à la personne peut utiliser le chèque emploi service universel (Cesu).

Les mentions obligatoires à inscrire sur la DPAE :

La déclaration à l’inspection du travail

L’employeur effectue une déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l’inspection du travail :

Le récépissé de la lettre recommandée doit être présenté par l’employeur sur demande de l’inspection du travail à la première visite de celle-ci.

Le document à remettre au salarié

Une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, mentionnant l’organisme destinataire de la déclaration.

A noter : les sanctions en cas de non déclaration d’embauche

Si l’employeur n’effectue pas de DPAE, il s’expose à :

Affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire

L’employeur a l’obligation d’affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de l’Agirc-Arrco. Cette affiliation s’effectue par la transmission unique et dématérialisée de la déclaration sociale nominative (DSN) à l’ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés.

La visite d’information et de prévention (VIP) obligatoire

L’employeur doit organiser une visite d’information et de prévention (VIP), qui a remplacé la visite médicale d’embauche. La Vip est réalisée par un professionnel de santé du travail (par exemple, un collaborateur médecin du travail, un interne en médecine du travail, un infirmier) si le salarié ne présente pas de risques particuliers. À la fin de la Vip, le professionnel de santé peut, s’il l’estime nécessaire, orienter le travailleur vers le médecin du travail. Si le salarié est reconnu travailleur handicapé ou titulaire d’une pension d’invalidité ou travailleur de nuit, la Vip est réalisée par le médecin du travail dans un service de santé au travail.

La Vip est réalisée dans un délai maximum de 3 mois à partir de la prise effective du poste de travail.

Pour un travailleur de nuit ou un salarié de moins de 18 ans, la visite est réalisée avant son affectation. Le médecin du travail peut demander des examens spécialisés complémentaires, qui sont à la charge de l’employeur.

À la fin de chaque Vip, le médecin du travail ou le professionnel de santé délivre une attestation de suivi au travail au salarié et à l’employeur. Le médecin du travail n’a pas le droit de transmettre à l’employeur des informations médicales concernant le salarié.

 A noter : sous certaines conditions, un salarié nouvellement recruté peut être dispensé de la Vip.

Sanctions en l’absence de VIP

L’employeur qui ne respecte pas ses obligations médicales encourt :

Les aides à l’embauche 

Si vous embauchez votre premier salarié vous pouvez peut-être bénéficier de l’aide à l’embauche pour les TPE et PME

Cette aide financière vous permet de toucher jusqu’à 4.000 € sur deux ans, dans la limite de 500 € par trimestre. 

Pour en bénéficier, il faut : 

La demande se fait dans les six mois suivant la signature du contrat par un formulaire en ligne. Vous devrez transmettre, tous les trois mois, une attestation de présence du salarié à l’Agence de services de paiement qui calculera le montant de votre aide. Les micro-entrepreneurs peuvent également bénéficier de l’aide à l’embauche d’un premier salarié.  

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