Les e-mails nous submergent et finissent par ralentir la productivité dans les entreprises. Révolution pour les entreprises dans les années 1990, l’e-mail est aujourd’hui de plus en plus critiqué, au point que l’idée d’une entreprise sans e-mails gagne du terrain. 319 milliards d’e-mails s’échangent dans le monde chaque jour. En France 42.2 millions en 2019 (nombre de Français se connectant par mois à un webmail). Chaque jour, 22,7 millions se connectent à au moins un compte mail. Le pari semble cependant audacieux. Est-il possible pour les entrepreneurs de se passer d’e-mails au quotidien ou comment sortir de l’impasse de l’infobésité ?
L’entreprise Zéro Email
En 2011, le patron de la firme Atos Thierry Breton annonçait vouloir faire de sa société une entreprise Zéro Email dans les trois ans. Le pari était de travailler de manière plus efficace en éliminant les e-mails, considérés comme chronophages et sources de stress. Aujourd’hui, l’entreprise revendique ce virage radical et communique largement sur la diminution drastique de ses e-mails. Toute la communication interne passe à présent par le réseau social de l’entreprise, via la plate-forme blueKiwi. Pour autant, l’entreprise reconnaît qu’elle ne pourra jamais être véritablement « zéro email », dans la mesure où elle se doit de répondre à certains e-mails externes.
Des outils performants
Le concept d’entreprise Zéro Email ne signifie pas éliminer à 100 % les e-mails, on ne peut notamment supprimer certains mails légaux . Il milite en revanche pour une réduction de la pollution numérique qu’ils constituent, et prône le recours à de nouveaux outils plus adaptés au monde de l’entreprise. On estime que 40 % des entreprises de plus de 50 salariés en France utilisent des outils collaboratifs pour remplacer les e-mails en interne. Il peut s’agir de messagerie instantanée, de visioconférence et de travail en commun sur les mêmes fichiers avec SharePoint par exemple. Les réseaux sociaux d’entreprise sont également très prisés par les grands groupes. Les PME peuvent aussi se tourner vers des outils en ligne gratuits comme Dropbox et Google Docs.
Un changement de paradigme
La démarche Zéro Email n’est pas qu’une question d’outils toutefois. Il s’agit d’un véritable changement de mentalité dans la culture d’entreprise, qui implique une modification profonde des comportements des salariés. Il constitue un défi pour l’entreprise en allant à contre-courant des habitudes assimilées de longue date, et doit donc être porté au plus haut niveau de la société. Cette approche innovante implique aussi un véritable accompagnement auprès des managers. Sans e-mail en interne, le travail se fait en effet plus transversal et entraîne un nouveau mode de fonctionnement, moins directif pour les employés.
Les avantages pour les salariés
Au sein de l’entreprise, travailler en diminuant drastiquement les e-mails est donc possible, mais demande un effort soutenu à tous les niveaux. Le bilan réalisé par la société Atos est en tout cas positif. L’expérience Zéro Email est devenue inhérente à sa culture d’entreprise, et a permis de revoir le management du groupe, désormais plus axé sur les échanges directs et la responsabilisation des équipes. Cette approche a amélioré le bien-être au travail des employés, moins sujets au stress et plus concentrés par ailleurs. Ce système assure également une meilleure organisation en interne, avec une communication accrue, pour un gain de temps important. Ainsi, de plus en plus d’entreprises s’essaient à diminuer leur utilisation d’e-mails, en mettant notamment en place la « journée zéro mail » chaque vendredi.