Outil phare de la gestion d’entreprise, le terme d’ERP a fait son entrée dans le monde de l’entreprise. On encourage les sociétés à s’équiper, à revoir leurs procédés de gestion déjà existants, sans vraiment leur expliquer pourquoi, ni comment. C’est donc l’occasion de faire le point sur le fonctionnement d’un système ERP et sur tous les bénéfices qu’il va apporter !
Un logiciel de gestion unique
Là où chaque département d’une société travaillait avec son logiciel attitré et sa propre base de données, le logiciel ERP va venir homogénéiser les procédés en déployant un système unique et centralisé. De son nom français PGI (Progiciel de gestion intégré), l’ERP est un outil de gestion qui intègre toutes les ressources opérationnelles d’une société, permettant ainsi de coordonner l’ensemble de ses activités. Similaire à un puzzle, il imbrique différents modules qui sont à la fois connectés les uns aux autres et reliés à une base de données unique. Ce système englobe ainsi :
- la gestion des stocks
- la gestion des ressources humaines
- le gestion de la distribution
- la gestion de l’approvisionnent et des achats
- la gestion comptable
- etc.
Les avantages dans une stratégie de croissance
Le fait de pouvoir planifier plus simplement, plus rapidement, et plus efficacement les différentes tâches de gestion, va avoir des répercussions jusque sur la productivité et la croissance de l’entreprise sur le long terme.
- Les différents départements n’auront plus à entrer les mêmes données plusieurs fois, cela évitera les doublons et les erreurs tout faisant gagner un temps précieux aux équipes, temps qu’ils pourront consacrer à d’autres travaux.
- Les informations étant partagées et actualisées en temps réel, les relations clients et fournisseurs peuvent être traitées de façon plus efficace et individualisée.
- La rapidité de l’information va permettre d’accélérer les processus d’approvisionnement et d’achats et donc à terme la productivité.
- L’ERP offre une visibilité globale sur son activité, ce qui permet de mieux repérer ses forces et ses faiblesses et d’effectuer les adaptations nécessaires.
Bien sûr, tout cela n’est possible qu’une fois le logiciel ERP intégré à son système informatique et l’ensemble des équipes formé à son utilisation. L’implémentation d’un système ERP demande non seulement un investissement en temps, mais aussi en argent et en personnel. L’étape préliminaire à l’intégration d’un tel système consiste à dresser le bilan des besoins et des charges de l’entreprise, de façon à identifier et formaliser les besoins et les enjeux. C’est sur cette base et sur celle de l’analyse des processus déjà existants, que l’ERP qui convient le mieux aux activités de l’entreprise et à son infrastructure technique pourra être choisi.
Il n’est pas nécessaire d’acheter le logiciel
Sur le marché des ERP, plusieurs solutions s’offrent aux sociétés. Les plus répandues étant l’ERP généraliste, l’ERP spécialisé, l’ERP open source et l’ERP SaaS. Ces deux dernières solutions ont leurs propres particularités : alors que l’ERP open source est libre et donc qu’il ne nécessite pas d’abonnement ni d’acquisition d’une licence pour l’utiliser, l’ERP SaaS est lui basé sur le Cloud et consiste à obtenir le logiciel en échange d’un abonnement chez un fournisseur. Dans les deux cas, l’entreprise n’aura pas à acheter le logiciel, ce qui en fait des solutions particulièrement appréciées des petites et moyennes entreprises.
Dans le cas d’un ERP cloud, toutes les données sont stockées dans le cloud du fournisseur et sont accessibles pour les utilisateurs via le web, en utilisant identifiant et mot de passe. Par ailleurs, le fait que le logiciel soit hébergé sur les serveurs du prestataire et non sur ceux de la société, rend le prestataire responsable du déploiement technique de l’ERP, de la maintenance mais également du suivi des mises à jour nécessaires à son bon fonctionnement. Pouvoir accéder à une version toujours actuelle du logiciel et ce depuis une simple connexion internet, rend cette solution particulièrement mobile et intéressante, d’autant plus si l’on considère qu’en 2021, en moyenne chaque semaine 22% des salariés ont télétravaillé, soit un salarié sur cinq !