Besoin d’un coup de main pour honorer une grosse commande, un important contrat ou gérer tout simplement les affaires courantes ? Et si vous faisiez appel à un stagiaire pour vous délester de certaines tâches. Mais attention, la législation est aujourd’hui très stricte et vous ne pouvez pas agir à votre guise.
Si n’importe quelle entreprise peut accueillir un stagiaire, cela n’est pas possible pour tout et n’importe quoi. Ainsi, le législateur précise qu’une convention de stage ne peut pas être signée pour :
- Remplacer un salarié absent, licencié ou dont le contrat de travail a été suspendu ;
- Assurer les fonctions d’un emploi permanent ;
- Faire face à un accroissement temporaire de l’activité (c’est alors vers l’intérim ou l’emploi en CDD qu’il faudra se tourner) ;
- Occuper un emploi saisonnier.
Pourquoi embaucher un stagiaire alors ? La plupart des entreprises n’étant pas philanthropes, il est évident que le recrutement d’un stagiaire correspond à un besoin réel et permet de pallier un manque (récurrent ou non) dans l’effectif de l’entreprise.
6 questions à se poser avant de recruter
Voilà pourquoi vous ne recrutez pas un stagiaire au hasard : vous devez mettre en place une véritable stratégie. Prenez le temps de vous poser les bonnes questions, même si vous identifiez clairement vos besoins :
- Avez-vous de quoi l’accueillir dans de bonnes conditions ? Le bon déroulement du stage dépend souvent de l’accueil du candidat.
- Avez-vous le temps et les moyens de le former ? Car un stagiaire reste un débutant qui ne connaît pas forcément la vie de l’entreprise, votre activité, vos exigences ou votre méthode de fonctionnement. La désignation d’un responsable de stage ou d’un tuteur est donc vivement conseillée.
- Sur quelle durée ? Plus le stage est long, plus le risque est important pour l’entreprise si le stagiaire ne correspond pas aux attentes. Une durée de 2 ou 3 mois semble être une bonne solution. Et ce, tout en sachant qu’un stage doit être intégré dans un cursus pédagogique et ne doit pas excéder 6 mois par année d’enseignement.
- Avez-vous du temps à lui consacrer personnellement pour le conseiller sur son projet professionnel, son cursus et ses compétences ? Notez qu’à l’issue du stage, vous devrez rédiger une attestation décrivant les travaux effectués.
- Quelles seront les tâches exactes confiées au stagiaire ? Et entrent-elles bel et bien dans le cadre de sa formation ?
- A-t-il vocation à rester dans l’entreprise à l’issue du stage ? Le stage peut, dans bien des cas, être une porte d’entrée dans l’entreprise.
Combien ça coûte ?
Lorsqu’un stage dure plus de deux mois (consécutifs ou non), vous versez obligatoirement une gratification mensuelle au stagiaire. Vous fixez et inscrivez ce montant dans la convention de stage dès sa signature.
Selon le site du Service Public, voici les dernières directives (valables pour 2026) :
La gratification est obligatoire lorsque la présence du stagiaire est supérieure à 2 mois au cours de l’année d’enseignement scolaire ou universitaire, c’est-à-dire :
- Plus de 44 jours de présence, consécutifs ou non, pour un horaire de 7 heures par jour ;
- Ou plus de 308 heures de présence, même de façon non continue.
Sinon, la gratification reste facultative pour l’employeur.
Le calcul légal :
Vous calculez la gratification minimale en appliquant un taux de 15 % sur le plafond horaire de la Sécurité sociale. En 2026, ce plafond atteint 29 €, ce qui fixe le montant minimal à 4,35 € par heure de stage.
(Calcul : $29 \times 0,15 = 4,35$)
- Organismes publics : Ils ne peuvent pas verser de gratification supérieure au montant minimum légal sous peine de requalification.
- Secteur privé : Certaines branches professionnelles fixent un montant supérieur par accord étendu. L’employeur doit le vérifier dans sa convention collective.
- Simulateur : Un outil en ligne permet aux employeurs de calculer le montant exact dû selon les heures réelles.
À noter :
- Le plafond de la sécurité sociale est modifié chaque année au 1er janvier. Si le stage chevauche deux années civiles, la convention doit prévoir la revalorisation au 1er janvier.
- La gratification est mensuelle : elle est due dès le premier jour et doit être versée à la fin de chaque mois.
Exemple concret (2026) :
Pour un stage à temps plein (7h/jour) de 3 mois calendaires totalisant 448 heures :
Gratification totale due = $448 \text{ h} \times 4,35 € = 1\ 948,80 €$
- Option 1 (réel) : Paiement selon le nombre d’heures effectuées chaque mois.
- Option 2 (lissage) : Versement de 649,60 € chaque mois ($1\ 948,80 / 3$).
Attention !
L’exonération de charges sociales sur cette gratification ne s’applique pas aux stagiaires de la formation professionnelle continue, aux bénéficiaires de la formation à la recherche et aux stagiaires des associations à caractère pédagogique.
Recruter ou pas ?
Au final, le recrutement d’un stagiaire est-ce une bonne idée ? Il conserve un statut particulier : il n’est pas salarié, signe une convention plutôt qu’un contrat de travail et reste en dehors des effectifs de l’entreprise (sauf pour la sécurité). De plus, il ne bénéficie pas des avantages de la convention collective au même titre que les salariés.
Pourtant, il remplit souvent des missions cruciales. Vous devez donc prévoir des points réguliers entre le stagiaire et son tuteur afin d’ajuster les missions et d’assurer sa montée en compétences. Évitez surtout de rester figé dans un fonctionnement qui ne convient à personne.
