La formation est un droit. Mais, pour en bénéficier, il vaut mieux être bien accompagné afin de ne pas tomber dans les pièges.
Le déroulement
La première chose à faire lorsqu’une société désire monter un programme de formation, c’est de valider son besoin réel. Quoi et pour qui ? Ensuite elle doit faire valider par son OPCA l’éligibilité de la formation désirée. L’OPCA pourra également proposer un dispositif adapté selon la durée du programme. Ceci étant validé, l’entreprise peut contacter plusieurs organismes afin d’obtenir diverses propositions pédagogiques et financières pour former les salariés à moindre frais. Une fois l’organisme de formation choisi, la société doit présenter un dossier de prise en charge auprès de son OPCA, afin de la faire valider. L’intérêt est que les frais pédagogiques de la formation sont totalement pris en charge par l’OPCA. Autrement dit, la formation choisie ne coûte rien à l’entreprise qui en bénéficie.
C’est le principe de la formation professionnelle et de l’intérêt de cotiser auprès d’un OPCA. Certes le coût de cotisation est parfois important. Mais le coût d’une formation peut parfois représenter plus de 10 fois le montant payé ! Ceci permet à l’entreprise d’avoir de la visibilité sur la trésorerie nécessaire à prévoir si le montant de prise en charge est insuffisant au regard de la convention ou du devis de l’organisme de formation. Autrement, si le montant alloué couvre l’ensemble de la formation, il ne reste plus qu’à faire démarrer la formation aux dates prévues. Certaines pièces seront nécessaires : bulletin de paie, lettre de motivation, programme de formation et devis, etc.… Une fois cette étape franchie, la formation peut se dérouler avec l’organisme choisi. Mais c’est précisément à ce moment qu’il faut se montrer vigilant.
Les pièges
Que se passe-t-il si les dates du dossier de prise en charge sont déjà dépassées ? La formation peut avoir été décalée pour une raison ou pour une autre, mais le report se fait généralement sans soucis. La formation terminée, le ou les stagiaires sont censés avoir signé les feuilles d’émargements. Souvent, c’est à ce moment précis que certains organismes peu scrupuleux font signer les feuilles de présences à leur client, avant la décision de prise en charge, en indiquant que cette formalité est nécessaire à l’élaboration administrative du dossier. Et à partir de là, plus personne ne se manifeste de la part de ces organismes. C’est le cas d’arnaque le plus fréquent que l’on rencontre. Alors, quoi qu’il arrive, il ne faut jamais signer une feuille de présence avant d’avoir pu bénéficier de la formation.
Autre cas : les avances de trésorerie
Certains organismes demandent une avance de fond déductible des sommes versées par les OPCA au titre de la prise en charge. Là encore, ces organismes piègent les entreprises en percevant les avances et les montants versés par les OPCA. Aucune avance de trésorerie ne doit être faite, sauf principe de non subrogation de l’OPCA. C’est-à-dire que, dans certains cas, les OPCA remboursent les entreprises qui ont bénéficié de formation. Alors, pour se protéger de cette arnaque, l’entreprise doit prendre contact avec son OPCA.
Le but : s’assurer que l’organisme est bien identifié comme celui dispensant la formation et vérifier que la formation choisie est bien éligible au titre du plan de formation ou du dispositif saisi.
Les OPCA ne rendent pas toujours la tâche facile dans leur mode de fonctionnement. En effet, les réponses de prise en charge arrivent parfois très tardivement (après les dates prévues). Le besoin en formation peut être nécessaire alors même que la trésorerie des entreprises n’est pas brillante. Alors que faire ? Appeler l’OPCA qui, dans ce cas, indique si le dossier est en cours de traitement ou qu’il y a du retard. Ici, la différence de gestion d’une entreprise de moins de 10 salariés et celle de plus de 10 se fait sentir. Car la société qui a plus de 10 salariés est de manière générale traitée plus rapidement
Pourquoi l’accès à la formation d’une entreprise de moins de 10 salariés est plus laborieux ?
Parce que sa contribution aux fonds mutualisés est moins importante ? Parce que, justement, les fonds dits mutualisés sont prioritaires au plus grosses structures ? Pourquoi imposer des formations interentreprises à des TPE qui n’ont pas forcément autant de temps qu’une PME de 50 personnes ? Pourtant le besoin en développement des compétences est le même. Les OPCA sont très soupçonneux lorsqu’une entreprise de moins de 10 salariés les appelle pour un besoin en formation. Les arnaques organisées sur ce profil de société ont rendu méfiant les OPCA. à chacun d’être responsable et de faire confiance à des organismes de formation qui possèdent une antériorité significative, une réputation, (par le bouche à oreille très souvent) par des références validant son efficacité professionnelle.
Qu’est-ce qu’un OPCA ?
Organisme Paritaire Collecteur Agrée. En principe c’est votre code NAF qui détermine votre OPCA. Parfois certains OPCA collectent de manière transversale, c’est à dire sans lien particulier avec l’activité de l’entreprise, en opposition avec les OPCA de branche. Les hôtels cotisent au FAFIH, les sociétés de service informatizque au FAFIEC, les boulangers au FAF boulangerie, les sociétés d’édition au MEDIAFOR, etc
Article par ERIC MOIREAU | FONDATEUR | VISA PERFORMANCE CONSEIL