Qu’il soit une pièce à part entière ou un coin aménagé dans une autre pièce, le bureau mérite d’être parfaitement organisé. Il contribue fortement à votre bien-être et à votre productivité alors autant ne pas le négliger. Le rangement de votre bureau n’est certes pas chose facile mais ne vous affolez pas pour autant ! Avec ces bons conseils et un zeste de motivation, vous allez retrouver un espace dont vous ne soupçonniez même plus l’existence. Adoptez la Rangitude, et faites de votre espace professionnel un lieu serein et organisé pour une vie d’entrepreneur au top !
Voici quelques conseils et astuces proposés par Ali de Shoji pour optimiser, organiser et ranger au mieux votre bureau. Une fois que vous vous serez inspiré des conseils de ce guide, vous prendrez plaisir à vous asseoir à votre bureau pour surfer sur internet, ranger les courriers de la semaine… Ou bien tout simplement redécouvrir un bureau épuré qui vous permettra de travailler efficacement.
1 – Rangement des papiers
Qui ne connaît pas les piles de courriers et feuilles volantes qui s’amoncèlent sur le bureau parce qu’à chaque fois qu’on ouvre un nouveau courrier, on le pose en se disant qu’on le rangera plus tard… Stop !!! Ne remettez plus à plus tard ce qui peut vous prendre 30 secondes à faire de suite ! Adoptez la Rangitude « je touche une seule fois ce courrier » attitude ! Je prends le papier, je ne le repose pas pour le retoucher un jour, une semaine voire des mois plus tard… mais je le jette, je le remplis, je prépare l’enveloppe pour le retourner ou je le range ».
Soyez organisé, prévoyez soit un classeur avec une pochette pour chaque thème des papiers (assurance, impôts, Edf…) ou bien une boite horizontale avec des intercalaires où vous n’aurez plus qu’à glisser chaque feuille selon la catégorie à laquelle elle appartient.
2 – Combien de temps conserver les papiers ?
On pense parfois devant un courrier : suis-je obligé de le garder ? Je n’en aurai plus jamais besoin, je peux le jeter c’est sûr ! … Méfiez-vous, certains documents demandent d’être conservés plusieurs années, même après avoir résilié un contrat, par exemple.
Sans vous faire la liste complète des documents importants à conserver, je vous en propose quelques-uns :
- contrats d’assurance : toute la durée du contrat et 2 ans au-delà de la résiliation ;
- contraventions : trois ans ;
- factures d’électricité : deux ans ;
- facture de téléphone : un an…
3 – Agrémentez de tiroirs et/ou de caissons
Si vous n’avez pas de tiroirs intégrés au bureau, ce que je recommande d’ailleurs (les solutions sont plus modulables et on pourra trouver de la place pour les jambes !), il ne faut pas pour autant s’en passer complètement. Il est toujours bon d’avoir des solutions de rangement pour y mettre quelques dossiers, le classeur de papiers, des fournitures de type enveloppes, feuilles blanches, timbres…
Il existe de jolis caissons sur roulettes que vous ferez voyager facilement jusqu’à vous, avec des tiroirs ou des ouvertures plus classiques comme celles de porte. Un petit caisson vous permettra également de poser par-dessus une imprimante ou un numériseur tout en pouvant toujours glisser le tout sous le bureau.
4 – Des étagères pour les plus jolies boîtes
Pour les plus petites boîtes, qui se font d’ailleurs de plus en plus jolies et pratiques, mettez une ou deux étagères, ce qui vous permettra de gagner de l’espace tout en n’obstruant pas l’espace au sol. Cela permet également d’y avoir accès sans vous courber en deux et de pouvoir rapidement naviguer entre les différents dossiers.
5 – Une poubelle à portée de main
Prévoyez une corbeille à papiers à proximité du bureau. De cette manière, vous pourrez jeter dès que cela s’avérera nécessaire sans devoir atteindre la poubelle principale et vous suivrez d’autant plus facilement la Rangitude « je touche une seule fois ce courrier » attitude. Pour les papiers importants, de type facture de carte bleue, ou autre document qui contient des informations confidentielles (même partielles), essayez de broyer. De petits broyeurs très maniables se trouvent désormais en vente, plus besoin d’un gros broyeur à usine ! Cependant si vous n’avez pas de broyeur, au moins déchirez-les !
6 – Des crayons qui fonctionnent !
Comme il est toujours pratique d’avoir quelques stylos à portée de main…quand ils fonctionnent !! Car qu’est-ce que ça énerve quand on tombe sur un stylo qui ne fonctionne pas ! On prend un brouillon et on fait des cercles en s’acharnant comme si ça allait le ressusciter !! Alors faites-vous ce plaisir, triez vos vieux crayons et jetez ceux qui ne daignent plus vous offrir de l’encre ! Agrémentez votre bureau d’un joli et original pot à crayons et rangez-y vos stylos préférés.
7 – Un bureau épuré
Vous l’aurez plus ou moins compris avec tous les conseils qui ont précédé : j’ai parlé de rangement au-dessus ou en dessous du bureau mais pas tellement sur le bureau ! Il y a bien une raison à ça… Laissez votre bureau le plus épuré possible : ordinateur, clavier, souris, votre fameux pot à crayons, et… pas grand-chose d’autre ! Autorisez-vous les documents, cahiers, classeurs que vous utilisez très souvent mais essayez de retrouver un maximum d’espace sur votre bureau, vous ne vous en sentirez que mieux ! Pour aménager convenablement votre espace de travail, retrouvez ici une sélection de meilleurs modèles de table de réunion qui conviendront à votre salle de réunion.
8 – Une bonne source de lumière
Un bureau peut se mettre à peu près n’importe où mais pour avoir une bonne harmonie et surtout ne pas vous énerver après les rayons du soleil, essayez de positionner votre bureau face à une fenêtre. Si vous faites dos à la fenêtre, tous les reflets du soleil vont gêner la visibilité que vous aurez sur votre écran d’ordinateur. Si la proximité d’une fenêtre n’est pas réalisable, investissez dans une belle lampe de bureau qui fera très bien l’affaire !
9 – Une chaise de bureau confortable
Ce conseil s’adapte un peu plus à ceux qui passent de nombreuses heures devant leur écran d’ordinateur, mais est valable pour tout le monde : ne négligez pas votre dos ! Investissez dans une chaise de bureau confortable dans laquelle vous vous sentirez bien à l’aise. D’autre part, cela peut vous éviter de souffrir du mot du siècle : le mal de dos. Si vous le pouvez, équipez d’ailleurs tous vos collaborateurs de ce type de chaise ergonomique qui limite l’impact de la position assise prolongée.
10 – Un planning pour organiser sa semaine
Pour parfaire tous ces conseils, le rangement de votre bureau et son organisation passe aussi par l’organisation de votre emploi du temps. Il existe de nombreux produits permettant de faire de son organisation hebdomadaire un vrai objet de décoration. Du customisable au professionnel, organisez votre semaine au mieux grâce à un tableau que vous accrocherez au mur : notez-y en vrai business man vos rendez-vous d’affaires…