Comment organiser un repas d’affaires ?

S’apparentant comme une tradition s’inscrivant dans la culture française, réputée pour sa gastronomie, le repas d’affaires est idéal pour favoriser les échanges professionnels. Pour que ce repas fasse recette, son organisation doit se faire dans les règles de l’art sous peine de froisser son interlocuteur …

Réaliser un repas d’affaires facilite la prise de contact avec une personne. Dans un cadre convivial, ce repas est propice aux discussions et négociations avec un client, un investisseur, un associé ou un futur partenaire. En cela, on peut parler d’une mise en bouche pouvant aboutir à la signature d’un contrat par exemple. S’il ne revêt pas toujours un aspect solennel, il détient sa part d’importance car il vous permet de créer du lien avec votre interlocuteur. Globalement, le repas d’affaires vous permet de développer votre réseau.

Des objectifs à définir

Il ne vous est donc pas permis de le négliger au vu de l’enjeu et de l’objectif que vous ciblez. Le but est d’arriver à définir des objectifs selon un intérêt commun. Tout cela dans un cadre agréable et détendu. Vous ne faites pas un repas d’affaires pour faire un repas mais bien dans un objectif souvent défini à l’avance. Celui-ci peut être varié : créer un lien physique, présenter votre offre, réaliser une vente, obtenir un investissement…

Dans tous les cas, la discussion devra à un moment donné porter sur cet objectif même s’il ne s’agit que d’un sujet parmi d’autres qui sera évoqué. La grande difficulté réside à se demander quand vous allez le faire. Les anglo-saxons préfèreront rapidement traiter le sujet pour se détendre par la suite alors qu’avec des français, il faudra généralement parler d’autres choses avant d’aborder le sujet. Vous l’aurez compris, tout dépend de la culture. Dans le cas de convives étrangers, il n’est pas toujours exagéré de se renseigner sur certaines de leurs habitudes au moment du repas, toujours dans le souci de ne pas commettre d’impair et de ne pas risquer de les vexer.

Un équilibre dans les sujets à trouver

Concilier convivialité et business requiert un certain sens de la maîtrise. Cet équilibre découle d’un repas finement mené en adéquation avec son interlocuteur. Selon la personnalité ou la culture de la personne que vous avez en face de vous, vous devez faire en sorte de respecter ses valeurs tout au long du repas et de ne pas commettre d’impair.

Ce repas doit être un moment privilégié d’échanges et de partages. Vous devez veiller à ne pas trop en faire de peur que votre convive ne le prenne pas comme une agression et ne se mette sur la défensive. Ayez, dans l’ensemble, préparé votre discours (pas de notes sauf si elles s’avèrent indispensables à la compréhension de votre interlocuteur : chiffres, etc). Vous devrez compter davantage sur votre mémoire. Faites en sorte que votre interlocuteur vienne en connaissance de cause en clarifiant vos intentions avant ce repas même si vous n’abordez pas tout de suite le sujet. Dans l’idéal, il faut qu’il ait le sentiment que le sujet vienne de lui, du moins en partie.

Le moment pour aborder le sujet

Choisissez, selon la nature du sujet, un moment adapté. Si vous estimez la durée du repas relativement courte, ou si votre interlocuteur précise n’avoir que peu de temps dans sa journée, pourquoi ne pas opter pour un petit déjeuner ? Dans un hôtel de renommée par exemple, cela vous reviendra moins cher qu’un déjeuner en brasserie. Si vous avez besoin de plus de temps, privilégiez le déjeuner voire le dîner, plus détendu car situé hors des horaires de travail.

Si votre interlocuteur n’aborde pas de lui-même le sujet pour lequel vous devez trouver un terrain d’entente, estimant le moment favorable, vous pouvez engager cette conversation sans forcément attendre la fin du repas, du moment que l’instant s’y prête. Vous devez donc vous adapter selon l’humeur de votre interlocuteur et savoir saisir les moments opportuns. Avancer tout de même quelques banalités avant si vous n’en n’êtes qu’au début du repas, on parle de « small talk », ce qui désigne un type informel de discours qui ne couvre pas les véritables sujets de la conversation qui devraient être abordés. Réservez-vous suffisamment de temps pour pouvoir clore le débat.

Le choix du lieu et du type de restaurant

Concernant le choix du restaurant, il vous revient en tant qu’organisateur. Optez pour quelque chose de relativement « classique » sauf si vous aimez vraiment prendre des risques. Vouloir tester l’originalité n’est pas très recommandé, le risque étant que cela ne plaise pas à votre convive … Optez d’ailleurs pour un restaurant assez proche du lieu de travail de votre invité ou à mi-distance. Ne choisissez pas un lieu excessivement bruyant qui pourrait rendre difficile la compréhension, pourtant essentielle lors de négociations. Privilégiez un endroit que vous connaissez pour éviter de confronter votre invité à un service trop lent, une carte décevante ou encore une ambiance non appropriée par rapport au contexte.

Vous pouvez émettre quelques suggestions, mais n’hésitez pas à laisser votre invité donner le ton sur le choix de ses plats. Vous concernant, n’optez pas automatiquement pour les plats les moins chers, vous apparaîtriez comme quelqu’un de pingre en affaires. De même, faites attention aux plats les plus onéreux qui pourraient être interprétés par le fait que vous ne faîtes pas attention à vos dépenses. Comme le veut la tradition française, accompagner le repas d’un bon vin est, généralement, bien vu. Toutefois, veillez à rester concentré sur le but principal du repas et ne pas vous laisser déborder par cette partie de la tradition … Au-delà de la sécurité au volant, un taux d’alcoolémie élevé n’est guère avantageux pour entamer les négociations … De même, rappelez-vous, que la nourriture n’est qu’un prétexte.

Les règles de base à ne pas oublier

Cela va de soi : arrivez à l’heure, voire en avance sur le lieu de rendez-vous afin de pouvoir accueillir votre convive. Rappelez-lui la veille le rendez-vous en lui demandant de le confirmer. Il serait dommage que ce dernier l’oublie …

Dans la mesure du possible, adaptez votre rythme à celui de votre convive. Veillez à être au même niveau du repas que lui. Regarder manger l’autre, sans manger également, pourrait être une situation embarrassante pour votre invité. Faire attention à ce détail, qui ne semble, de prime abord, sans importance, mais qui est perçu comme une marque de respect.

Par convention, l’usage veut que ce soit la personne qui soit à l’initiative du repas qui reçoive, réserve et paye l’addition, autrement dit, vous. Il peut être judicieux de convenir au préalable avec le responsable du restaurant ou le maître d’hôtel que vous réglerez la note afin d’éviter de faire parvenir l’addition sur la table. En d’autres termes, devancez le paiement. Vous pouvez aussi aller payer rapidement et discrètement en fin de repas (« Excusez-moi, je vais aux toilettes, je reviens » peut-être envisageable). Cela évite d’ailleurs d’avoir à demander (un peu trop bruyamment) une note de frais … Inutile de laisser votre invité feindre de sortir son portefeuille.

La conclusion de l’affaire ne doit pas obligatoirement se faire au cours du repas, mais il faut toutefois avoir préparé un maximum le terrain. L’idéal reste néanmoins que la conclusion de l’affaire se fasse durant le repas. Le repas d’affaires est davantage conçu pour faire progresser les négociations.

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