Au 1er juillet 2016, la signature électronique sera reconnue dans l’ensemble des pays de l’Union Européenne. Les banques sont les premières à bénéficier de cette technologie de la dématérialisation et les entrepreneurs peuvent y voir l’opportunité de faire valoir leurs contrats de façon homogène sur l’ensemble du continent. Focus.
Dirigeants, êtes-vous déjà passés à la signature électronique de vos contrats et divers documents administratifs ? Si ce n’est pas encore le cas, la nouvelle réglementation qui entre en vigueur le 1er juillet devrait attirer votre attention.
Pas d’uniformité au sein de la zone euro.
Depuis 1999, la signature électronique possède la même valeur légale que la signature manuscrite en France. Mais ce n’était pas le cas dans l’ensemble de la zone euro, chacun des 28 états membres de l’Union européenne ayant légiféré sur le sujet à son propre rythme. Parfois même, les technologies utilisées par les différents pays n’étaient pas compatibles les unes avec les autres. Dès lors, difficile de faire des affaires et de signer des contrats de manière uniforme à l’international…
Adoption d’un nouveau règlement européen au 1er juillet.
Cet état de fait est en passe de changer, car le Conseil de l’UE a adopté il y a deux ans un règlement, baptisé eIDAS, sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques. Ce texte s’appliquera à tous les pays immédiatement dès le 1er juillet 2016, sans besoin d’être adapté aux différents droits locaux.
Quels avantages pour les entrepreneurs ?
Avec l’adoption de ce règlement à l’échelle européenne, la signature électronique pèse donc encore un peu plus sur les transactions business en Europe. Quels sont les avantages de cette nouvelle réglementation et, plus généralement, de la dématérialisation croissante des documents pour les entreprises ?
- Un gain de temps considérable. Vous le savez mieux que quiconque : la signature d’un contrat peut prendre du temps ! De plusieurs heures, on peut rapidement s’étendre à plusieurs jours pour traiter l’ensemble du processus, de l’impression des contrats au scan final, en passant par les -nombreux- échanges d’e-mails entre les parties prenantes. Opter pour la signature électronique vous permet de limiter au maximum toutes ces étapes et donc de gagner du temps et de l’efficacité dans le traitement des transactions.
- Des économies substantielles et une meilleure productivité. Si vous décidez de traiter vos documents papier sans opter pour la signature électronique, attendez-vous à d’importants coûts de traitement, induits par les différentes étapes de saisie, de scan, de classement, d’archivage, etc. Adopter la signature numérique vous permettra donc non seulement de faire des économies substantielles en termes purement financiers, mais également de tout classer en 2 ou 3 clics. Un gain en productivité non négligeable dans un monde où tout va très vite !
- Un accès facilité aux partenaires, dont la banque. Avec l’utilisation de la signature électronique, vos échanges avec les partenaires et administrations, dont votre agence bancaire, seront facilités. Le pilotage de ses opérations bancaires, la signature de mandats SEPA ou d’autorisations de prélèvement font partie des opérations les plus courantes. Dans ce cadre, la signature sur mobile, tablette ou ordinateur simplifie considérablement les démarches. D’autant que la banque fait partie des acteurs qui ont adopté la dématérialisation des processus relativement tôt. Pour le monde bancaire, la signature électronique représente en effet une vraie opportunité, en ce sens qu’elle permet d’accélérer les transactions, de faire des économies de papier, de réduire les frais postaux et de faciliter l’archivage. Récemment, la Caisse d’épargne affirmait avoir gagné 9 % de temps commercial et fait des économies de papier évaluées à 365 millions de feuilles (8 millions d’euros).
- Une sécurité accrue. Avant la mise en application de l’eIADS, une signature manuscrite sur un document numérique n’avait aucune valeur légale. Si vous vouliez signer numériquement un document, il était nécessaire de faire intervenir un tiers de confiance qui garantissait l’authentification du signataire grâce à ce que l’on appelle un certificat numérique. Le nouveau règlement élargit le cadre juridique dans lequel une signature numérique peut être effectuée. Concrètement, les associations, administrations et entreprises pourront désormais signer électroniquement leurs documents et ces derniers auront valeur de preuves devant la justice ! Le texte prévoit également la création de quatre niveaux de sécurité distincts pour assurer la qualité du document signé.
- Des opportunités d’échanges décuplées. Envoi de factures, signature des contrats… Avec l’application de ce texte, les échanges avec d’autres partenaires à l’échelle européenne vont être de plus en plus facilités par la dématérialisation ! L’application de l’eIDAS va décupler les opportunités d’échanges avec les autres pays de l’UE, car la signature électronique devient valide devant un tribunal européen. Sa valeur légale est donc désormais incontestable. Une PME située en région pourra désormais signer un contrat de partenariat avec une petite entreprise polonaise sans s’inquiéter des dispositions légales supplémentaires à prévoir.
- Une image moderne et « green ». Enfin, avec la signature électronique, exit le traditionnel papier ! Autant vous dire qu’utiliser cette technologie vous conférera une image moderne et portée sur l’amélioration de l’impact environnemental. Pour devenir (en partie) éco-responsable, vive les transactions 100 % dématérialisées !
La signature électronique en quelques chiffres…
Quels documents sont signés électroniquement ?
- 70% des clients font signer des contrats ou des bulletins d’adhésion
- 35% font signer des conditions générales de vente ou d’utilisation
- 35% font signer des mandats (SEPA, de vente, de gestion…)
- 30% font signer des autorisations de prélèvements, devis et bons de commande
Pour quels bénéfices ?
- +30% de conversion clients
- +86% de temps gagné sur les délais de signature.
(Source : Cryptolog, étude menée sur sa base clients Universign en 2014)