Les factures

La factures constitue à la fois un document comptable et une preuve d’une opération de nature commerciale. Entre professionnels, la facturation est obligatoire et il ne faut pas la négliger. Les factures se délivrent à la fin de l’exécution de la prestation de services. Elles le sont au moment de la livraison de la marchandise pour les contrats de vente de marchandise. Elles doivent en principe toujours être émise en double exemplaire par le professionnel lui-même ou en son nom et pour son compte. 

Les mentions de la facture 

D’un point de vue formel, elle doit faire apparaître diverses mentions :

Les autres mentions possibles

Les mentions supplémentaires possibles :

Les sanctions à ne pas négliger

Pour chaque mention inexacte ou manquante, l’entreprise devra s’acquitter d’une amende de 15€ avec pour chaque facture un plafond correspondant au ¼ de son montant. À noter que seule la facture définitive peut servir de preuve d’achat et de vente. La facture proforma présente un caractère provisoire et ne peut donc pas être assimilée à une facture définitive ni servir de preuve.

Particularité de la facturation d’un professionnel pour un particulier

S’agissant de la vente de marchandises, la facturation ne constitue une obligation que si le client en fait la demande. Elle l’est également en cas de ventes à distance et pour les livraisons intracommunautaires exonérées de toute TVA. À noter que, pour la vente à distance, la facture doit notamment faire état de l’existence d’un délai de rétractation. Elle doit également faire figurer ses conditions d’application. Elle doit aussi porter mention des garanties contractuelles et légales applicables à la vente. Hormis ces cas de figure, le professionnel remet le plus souvent un ticket de caisse à l’acheteur.

Concernant les prestations de service bénéficiant à des particuliers, il faut réaliser une note en double exemplaire. L’original doit être remis au client, à charge pour lui de le conserver pendant au moins deux années.

Cette note ne doit être rédigée que si le prix dépasse un certain montant, s’il s’agit de travaux immobiliers ou si le client en fait la demande. Cette note doit aussi présenter certaines mentions telle que :

Toute absence de l’un de ces éléments est sanctionnée par une contravention de 1 500 à 3 000 € en cas de récidive. À noter que certaines activités doivent respecter des obligations spécifiques en matière de facturation. C’est le cas notamment des pensions de familles, des restaurants, des garages, des autoécoles, des syndics de propriété, des experts-comptables,…etc.

Délai de conservation des factures

Suivant son support et sa nature, une facture doit être conservée entre 3 et 10 années. Il est toutefois conseillé de les conserver pendant 10 ans. Elles peuvent durant ce laps de temps servir de moyen de preuve devant les tribunaux.

Modalités de transmission

Il existe plusieurs façons de transmettre une facture, en fonction des préférences et des possibilités techniques des parties concernées. Voici quelques méthodes courantes pour transmettre une facture :

Assurez-vous de demander à la partie concernée son mode de communication préféré pour les factures. Adaptez-vous à ses préférences si possible. Veillez également à inclure toutes les informations nécessaires sur la facture, telles que les coordonnées du destinataire, le montant à payer, la date d’émission, etc., pour faciliter le traitement et le paiement.

Facture d’avoir

Somme d’argent qu’un fournisseur ou vendeur doit à son client, l’avoir résulte d’un évènement survenu postérieurement à l’établissement de la facture ou se produit lorsque le client s’accorde un escompte suite à un paiement anticipé. Le fournisseur doit alors établir une facture d’avoir en plusieurs exemplaires comportant la mention « avoir » accompagnée des éléments suivants : références de la facture initiale, montant HT de la remise consentie à l’acheteur et montant de la TVA correspondante.

Textes de référence

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