Vous vous retrouvez dans notre désordre mais quel temps perdu à chercher les outils dont vous avez besoin ou le dossier urgent que vous avez enfoui. Votre bureau c’est votre espace de travail mais vous pouvez avoir tendance à négliger son organisation. Sachez qu’un bureau bien organisé permet d’être plus efficace au travail ! Avec notre mode d’emploi, vous retrouverez un bureau digne des plus grands entrepreneurs. Voici nos 11 astuces pour bien vous organiser.
1/ Trier, pour plus de clarté
Votre bureau demeure comparable à une œuvre d’art : un joli méli-mélo de papiers, stylos, bouteilles vides… Mais au final, vous ne vous y retrouvez plus. Commencez par rassembler l’ensemble des objets présents sur votre bureau et triez-les en deux catégories :
• Tout ce que vous souhaitez jeter, papiers usagés, dossiers qui ne servent plus etc… Ils prennent une place considérable inutilement.
• Tout ce que vous souhaitez conserver et trier (dossiers clients, feuilles d’impositions, factures).
Une fois les deux piles bien distinctes, vous retrouvez des documents perdus depuis des lustres et même une photo de vous et vos enfants qui était dissimulée sous une pile de cahiers. Votre bureau respire enfin.
2/ Organisez son rangement
Prenez en main la pile de documents que vous souhaitez conserver et triez la selon leurs domaines : courriers à lire, factures, dossiers clients, projets en cours… Cela vous permettra de distinguer ce qui est urgent d’important. Lorsque vous aurez besoin d’un document spécifique, vous saurez exactement où le trouver.
3/ Un matériel à toute épreuve
Trier vos documents et les faire tenir grâce à un trombone, ne demeure pas la solution la plus efficace. Investissez dans des chemises, des classeurs, des portes documents, de préférence de couleurs différentes pour chaque catégorie et étiquetez-les comme lorsque vous étiez à l’école. Fini de perdre un temps fou à chercher la facture de votre fournisseur parmi toutes vos piles de papiers, vous l’aurez soigneusement rangé dans votre pochette rose.
4/ Les stylos pour styler son bureau, mais pas seulement
Vous demandez constamment des stylos à vos collègues et vous ne retrouvez jamais les vôtres. Ce n’est pas parce que la plupart du travail de bureau se fait aujourd’hui sur ordinateur qu’ils sont devenus obsolètes. Vous les utilisez plus qu’il n’y parait. Alors pensez à acheter stylos, crayons, et surligneurs mais également les pots de rangements qui vont avec. Finis le temps ou vous les laissiez trainer partout sur votre bureau.
5/ Casiers, étagères et placards : un rangement optimisé
Votre matériel soigneusement trié, il est temps de penser à le ranger. Ne prenez pas l’habitude de laisser les pochettes et classeurs s’empiler sur votre bureau. Investissez plutôt dans des étagères, ou placards. Si votre bureau est équipé d’un tiroir, pensez à y mettre les outils pratiques et les documents que vous utilisez tous les jours (agrafeuse, scotch, clé USB).
6/ Ranger son ordinateur
Votre bureau est rangé et vous vous sentez mieux, mais n’avez-vous pas oublié quelque chose ? Votre ordinateur mérite aussi une petite mise à jour, vos dossiers à force d’être stockés n’importe où, deviennent introuvables et vous passez au moins 10 minutes à leur recherche. Commencez par supprimer tous les vieux dossiers qui ne servent plus, comme vous l’aviez fait pour votre bureau. Maintenant créez un système qui vous permettra de classer vos fichiers en sous-catégories (dossiers clients, chiffre d’affaires, photos…). N‘hésitez pas à sauvegarder sur un autre support, l’ensemble de vos documents au risque de les perdre.
7/ Ne pas oublier la poubelle
L’objet peut paraître anodin, mais l’avoir prêt de vous vous permettra de vous débarrasser de la fâcheuse tendance à accumuler tous vos papiers jetables ou inutiles sur votre bureau, au lieu de tout simplement les jeter.
8/ Respirer à travers les plantes
Selon Futura Sciences, un site web d’information consacré à la connaissance, « On constate que la présence de plantes dans l’univers du poste de travail d’employés de bureau améliore la productivité et diminue les arrêts de travail. » Une raison suffisante pour vous motiver à installer une petite plante sur votre bureau, et cela demeure aussi plus esthétique.
9/ Un espace plus personnel grâce aux photos et accessoires
Placer une photo de vos proches sur votre bureau peut avoir un effet apaisant et sécurisant pour vous. N’hésitez pas à en placer une deux pour que votre bureau soit aussi perçu, comme un espace familier. Pourquoi ne pas également utilisez des accessoires décoratifs et amusants ? Une lampe en forme de fruit, ou une corbeille à papier qui ressemble à un panier de basket, rendent votre espace de travail plus agréable. Restez raisonnable et n’abusez pas de tous ces accessoires, un bureau doit quand même rester, un minimum épuré.
10/ Un éclairage plus lumineux
Si vous passez votre journée au bureau, essayez de le placer près d’une fenêtre. Votre éclairage doit demeurer optimal pour limiter les effets de la fatigue. Attention à ne pas vous placer dos à la fenêtre pour ne pas que les rayons du soleil gênent votre écran. Si cette technique n’est pas possible sur votre lieu de travail, pensez tout simplement à acheter une lampe de bureau. Plusieurs sources de lumière réunies permettent une meilleure harmonie de l’éclairage.
11/ Ne pas reprendre ses vieilles habitudes
Votre bureau est désormais prêt à vous accueillir vous et votre motivation ! Pensez maintenant à travailler sur votre organisation personnelle. Munissez-vous d’un agenda électronique toujours présent sur votre bureau ou tout simplement d’un tableau accroché à un mur où seront répertoriés vos rendez-vous de la semaine ! Attention à ne pas retomber dans vos vieilles habitudes, vous n’avez plus d’excuses pour laisser s’entasser dossiers et autres outils autour de vous !
