Réaliser sa communication est non seulement chronophage mais demande des compétences que les communicants ont acquis au fil de leur expérience et de par leur formation. Pour mettre en valeur vos produits et votre entreprise, vous pouvez faire appel à des agences de communication en leur confiant des missions ponctuelles ou en nouant avec elles une relation dans la durée. Le hic ? Pas toujours simple de choisir l’équipe extérieure avec laquelle travailler…
Si vous vous êtes déjà posé la question de choisir votre agence de communication ou si vous avez posé la question à Google, vous vous êtes certainement aperçu du nombre important d’offres.
L’une des notions capitales à la base de votre relation avec une agence de communication est la confiance. Vous devez à la fois choisir une agence avec laquelle vous vous sentez à l’aise d’échanger sur l’ensemble de vos projets mais aussi une agence qui se montre à la hauteur de vos attentes.
C’est une relation donnant-donnant. Vous devez avoir confiance en elle pour lui donner un maximum d’informations. Dans le même temps, en tant que votre bras droit, elle doit communiquer de façon transparente avec vous et travailler en amont avec vos équipes pour bien cerner vos valeurs d’entreprise et ce qui fait la richesse de vos produits ou de vos services.
Que faire ?
Élaborer un cahier des charges
Votre rôle est de cerner tout d’abord la mission que vous vous apprêtez à donner à l’agence de communication. Pourquoi souhaitez-vous externaliser la communication ? Quels sont les besoins immédiats auxquels se confrontent votre entreprise ? Séduire de nouveaux clients, fidéliser ceux que vous avez, mettre en valeur ce qui vous rend unique, créer un événement, modifier votre site internet, adopter des conseils de professionnels ? Vous mettez ainsi à plat les besoins de votre entreprise en posant la question du court et du moyen terme.
Adoptez également le choix d’être clair avec vous-même et de savoir précisément où vous souhaitez aller. Vous devez fixer les priorités et les hiérarchiser. Certaines agences, en vous répondant, vont vous proposer des devis intégrant davantage de modifications que vous ne le souhaitiez au départ. Vous allez devoir faire la part des choses et prendre en compte la réalité des options que l’agence vous propose. Y a-t-il un besoin immédiat ? Font-ils partie de votre stratégie de communication préalable ?
En élaborant le cahier des charges, vous vous rendrez mieux compte du travail de l’agence, ce qui vous sera nécessaire pour déterminer le profil qui correspond le mieux à vos besoins.
Sélectionner les agences
Après avoir défini les grandes lignes de votre stratégie, vous devez vous rapprocher de plusieurs agences de communication. Peut-être les connaissez-vous déjà grâce au bouche-à-oreille, aux salons professionnels, aux rencontres networking ? Ou peut-être devez-vous recueillir des renseignements auprès de professionnels, sur Internet, dans des magazines spécialisés ?
Quand vous vous lancez dans cette étape, votre première sélection doit être rigoureuse et doit s’appuyer sur plusieurs constats. Vous devez définir vos besoins et ce, vis-à-vis de plusieurs critères : taille de l’agence, généraliste ou spécialisée, indépendante ou intégrée au sein d’un grand groupe, tarifs et marge brute, effectif de l’équipe.
Vous devrez également vous renseigner, croiser les informations que vous pouvez recueillir sur la compétence des agences, la qualité de leurs prestations et leur expérience. Jetez un œil avisé sur les anciennes campagnes menées, sur la réputation de l’agence, sa notoriété mais également son capital sympathie. Renseignez-vous également sur les clients dont elle s’occupe.
Adressez un courrier/courriel/appel téléphonique aux agences sélectionnées pour leur spécifier votre demande. Demandez-leur de vous envoyer un dossier de présentation qui sera certainement davantage fourni que ce que vous pouvez trouver sur le web. Précisez la mission que vous souhaitez confier à l’agence, les objectifs que vous programmez ainsi que la durée. Durant ce laps de temps, vous devez tester la réactivité de l’agence, sa motivation et son positionnement.
Vous pouvez aussi rencontrer directement les équipes et les dirigeants des agences dans leurs locaux. Parce que la communication se fonde sur le relationnel, la créativité, la technique et le professionnalisme ne sont pas les uniques notions à prendre en compte. Il est nécessaire d’avoir un bon « feeling » avec l’ensemble de l’équipe qui pourra, dans quelques temps, se charger de la communication de votre entreprise.
Organiser une compétition
Après cette première étape, vous pouvez d’ores-et-déjà, avoir en tête, l’agence de communication dont vous rêvez. Il serait inutile dans ce cas-là d’organiser une compétition entre plusieurs agences qui vous ferait perdre du temps et de l’argent. Toutefois, si vous ne savez entre quelles agences décider, vous devez évaluer leurs compétences en situation réelle.
Constituez-vous une short List qui regroupe au maximum 5 agences avec lesquelles vous aimeriez travailler. Organisez avec chacune d’elle une réunion de présentation des projets de l’entreprise basée sur le cahier des charges que vous avez rédigé. Soyez clair en notifiant aux agences quels sont les objectifs de la compétition et ce que vous attendez d’elles. Remettez-leur le même brief. Vous devez jouer la transparence. Signifiez à chacune le nombre d’agences en compétition, le budget alloué, la nature du cahier des charges et les missions réellement attendues.
Vous devez ensuite laisser chaque agence avancer à son rythme, tout en leur donnant un délai pour vous remettre leurs propositions. 1 à 2 mois semble être un laps de temps mesuré. Soyez ouvert et réactif aux questions que les agences pourront vous adresser pour mener à bien leurs missions.
Lorsque vous avez choisi l’agence qui gagne l’appel d’offres, faites-le savoir aux autres compétiteurs. L’une des règles du jeu officieuse est de dédommager les agences qui ont répondu, du fait de leur travail et de leur participation et suivant le type de rendus.
Vous pouvez à présent travailler avec l’agence de communication que vous vous êtes choisi et nouer une relation avec elle sur la longue distance. Espérons qu’elle sera la plus à même de comprendre les valeurs de votre entreprise ainsi que votre stratégie pour vous porter loin.