Dans la vie des affaires, le secrétariat juridique participe à la régularité des décisions prises pour la Société. Ces décisions sont retranscrites dans des procès-verbaux dont il faut s’assurer de la régularité.
Dans un arrêt de mai 2013, une cour d’appel a eu l’occasion de statuer sur l’omission de signature d’un procès-verbal (PV) d’assemblée. Malgré ce défaut, ce PV conserve sa force probante car cela n’entraîne pas de nullité ni du PV, ni de l’assemblée qu’il constatait. C’est l’occasion de se pencher sur la forme et le contenu des procès-verbaux.
Le contenu du procès-verbal
Un procès-verbal est-il obligatoire pour chaque assemblée générale ? Oui, à chaque fois que les associés prennent une décision concernant la Société, cette décision doit être retranscrite et l’acte de retranscription doit lui-même être conservé en original par la Société.
Quelle que soit la forme de société concernée, le PV contient classiquement :
– la date et le lieu de réunion,
– l’indication du quorum,
– un résumé des débats,
– le texte des résolutions
– le résultat des votes.
Tous ces éléments permettent d’assurer un contrôle de la régularité de la tenue de l’assemblée.
Le résumé des débats est laissé à la libre appréciation des associés et cette partie méritera d’être développée si les décisions prises sont de nature à générer un contentieux, notamment lors de la révocation d’un dirigeant ou de l’expulsion d’un associé. Il n’est pas nécessaire de reporter mot à mot les discussions pour autant.
Le texte des résolutions développe l’ordre du jour et a été adressé aux associés en même temps que la convocation mais pour autant, peut-il évoluer ? Techniquement, le vote ne peut porter que sur ce qui figure à l’ordre du jour et ce sur quoi les associés ont été informés par les documents de convocation. Le texte des résolutions envoyé avec la convocation n’est qu’un projet : les discussions entre associés peuvent bien entendu nécessiter de réécrire les résolutions. Il n’y a pas d’irrégularité tant que les votes portent sur des sujets inscrits à l’ordre du jour.
Quant au résultat du vote, il n’est pas nécessaire de renseigner le vote de chaque associé mais bien plus de comptabiliser les voix exprimées.
Naturellement, ces exigences de forme s’imposent aussi à l’associé unique dont les décisions (et non plus les résolutions) sont également consignées par écrit dans un procès-verbal.
Signature et conservation du procès-verbal
Reste à savoir qui signe le procès-verbal et pour cela, il est essentiel de se reporter aux statuts de la Société, a fortiori dans une SAS. Pour une SARL, le principe est la signature par le gérant et, le cas échéant, par le président de séance. Certains statuts prévoient également la signature par tous les associés présents ce qui peut rapidement devenir contraignant à mettre en œuvre.
L’arrêt du 14 mai 2013 est venu préciser qu’à défaut de signature par le gérant notamment lorsqu’il ne peut être présent, le procès-verbal n’en est pas moins valable et il ne peut en être tiré aucun moyen de nullité de l’assemblée. En revanche, si l’assemblée nécessite un dépôt au greffe du tribunal de commerce, l’absence de signature entrainera le rejet de la formalité. Mais il n’appartient pas au greffier de s’assurer que le signataire est effectivement habilité à signer un PV.
Une fois établi, le PV est conservé dans un registre spécial coté et paraphé sur chaque page, même si aujourd’hui la pratique des feuilles mobiles également cotées et paraphées et conservées dans un classeur spécial se développe. Ce registre devrait être conservé au siège social.
Si une copie doit être délivrée, notamment à l’occasion de l’exercice du droit d’information des associés, le gérant en exercice (ou le président dans une SAS) est habilité à certifier conforme cette copie, y compris d’un PV établi avant qu’il ne prenne ses fonctions.
Le plus grand soin sera ainsi apporté à rédiger un procès-verbal, non seulement pour sa validité ou pour sa force probatoire lors d’un contentieux, mais aussi car l’ensemble des procès-verbaux racontent la vie de la Société.